Digitalisierung heißt: Technik sinnvoll nutzen, Abläufe vereinfachen und ein System schaffen, das wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. Damit dieser Anspruch in der Praxis gelingt, haben wir bei WEKO einen klaren Fahrplan entwickelt , sieben Phasen, die Ihre Prozesse Schritt für Schritt in eine funktionierende digitale Lösung verwandeln.
Zu Beginn eines Projekts erfassen wir Ihre bestehenden Abläufe detailliert. Wir nehmen alle Prozesse so auf und dokumentieren sie, wie sie im Unternehmen tatsächlich stattfinden. So schaffen wir die transparente Grundlage, auf der die weiteren Schritte aufbauen.
In dieser Phase arbeiten wir eng mit Ihren Key-Usern und der Geschäftsführung zusammen. Key-User sind besonders wichtig, da sie die Prozesse im Detail kennen wie in der Finanzbuchhaltung beim Rechnungsworkflow oder in der Warenannahme beim Ablauf von Lieferungen. Wir binden die Geschäftsführung ein, weil es sich um einen grundlegenden Digitalisierungsschritt handelt und Entscheidungen auf Leitungsebene getroffen werden. Je nach Unternehmensgröße holen wir weitere Führungskräfte wie CFOs oder Bereichsleiter dazu.
Auf Grundlage der aufgenommenen Abläufe erstellen wir intern bei WEKO das Konzept für die zukünftige Lösung. In dieser Konzeptphase definieren wir den Soll-Prozess und wie er sich mit DocuWare oder ergänzenden Systemen wie JobRouter technisch umsetzen lässt. Wir legen Rollen und Verantwortlichkeiten fest, damit der spätere Einsatz klar strukturiert ist.
In dieser Phase machen wir mögliche Änderungen gegenüber dem Ist-Zustand sichtbar. Beispiel: Wenn Eingangsrechnungen bisher gestempelt und jede einzelne manuell mit einer fortlaufenden Nummer versehen wurde, übernimmt das neue System diesen Vorgang automatisch. Solche Anpassungen berücksichtigen wir im Konzept und stimmen sie mit den Key-Usern ab.
Phase 3: Implementierung
In der Implementierungsphase setzen wir das Konzept technisch um. Wir installieren und konfigurieren beispielsweise DocuWare, binden Schnittstellen zu Drittsystemen an und richten bei Bedarf zusätzliche Komponenten wie E-Mail-Anbindung, Scanner, Drucker und weitere elektronische Geräte auf Ihren Systemen ein.
Die Implementierung umfasst die Anpassung und Einrichtung der zuvor definierten Abläufe im System. Dabei konfigurieren wir genau die Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt. So entsteht eine passgenaue Lösung, die Ihre Prozesse unterstützt und die Grundlage für die Testphase bildet.
(Um mehr über Schnittstellen zu erfahren, lesen Sie unseren Blog hier)
Im Anschluss testen wir die erstellte Lösung gemeinsam mit den Key-Usern. Wir prüfen, ob die Abläufe wie vorgesehen funktionieren, und vereinbaren erforderliche Anpassungen, zusätzliche Eingabefelder, Änderungen bei der Verteilung von Arbeitsschritten oder Ergänzungen in den Workflows.
Parallel dazu schulen wir die Key-User. Ziel ist, dass sie die Lösung sicher bedienen und als Ansprechpartner für ihre Bereiche fungieren. In vielen Projekten ermöglichen wir, dass Key-User ihr Wissen intern weitergeben, damit die Lösung im Unternehmen schneller ankommt.
Nach Abschluss der Tests übergeben wir die Lösung offiziell. Wir präsentieren und erklären Aufbau und Logik des Systems und zeigen, welche Aufgaben die Anwender künftig übernehmen. In der Einweisung geht es nicht nur um Technik, sondern auch darum, wie die Abläufe im Arbeitsalltag praktisch umgesetzt werden.
Je nach Unternehmensgröße gestalten wir die Übergabe als umfassende Präsentation für alle Lizenznutzer oder arbeiten in kleineren Runden mit ausgewählten Mitarbeitenden. Manche Unternehmen setzen darauf, dass ein kleiner Kreis von Key-Usern die Einführung übernimmt und das Wissen intern weiterträgt – das unterstützen wir.
In regelmäßigen Terminen prüfen wir, ob die Lösung im Alltag wie vorgesehen läuft, und setzen Feedback aus dem Betrieb in gezielte Anpassungen um. Während dieser Phase finden meist wöchentliche Meetings mit den Key-Usern statt, um Rückmeldungen direkt aufzunehmen. Sobald sich die Lösung stabil etabliert hat, enden die regelmäßigen Abstimmungen, damit ist das Projekt abgeschlossen.
Bereits ab der Testphase sichern wir den Betrieb mit begleitendem Support und stehen bei Rückfragen oder neuen Anforderungen zur Verfügung. Mit dem Go-Live startet die produktive Nutzung. Anschließend begleiten wir das System weiter im Rahmen des Supportvertrags.
Manuelle Prozesse kennen wir aus unzähligen Projekten. Mit der WEKO Projektmethodik verbinden wir Technik mit klarer Struktur. Sichern Sie sich Ihren kostenlosen Beratungstermin und lassen Sie uns gemeinsam schauen, welche Schritte für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.