Digitalisierung heißt: Technik sinnvoll nutzen, Abläufe vereinfachen und ein System schaffen, das wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. Damit dieser Anspruch in der Praxis gelingt, haben wir bei WEKO einen klaren Fahrplan entwickelt, sieben Phasen, die Ihre Prozesse Schritt für Schritt in eine funktionierende digitale Lösung verwandeln.
Phase 1: Prozessaufnahme
Zu Beginn eines Projekts erfasst WEKO die bestehenden Abläufe des Unternehmens in einem gemeinsamen Workshop. Der Workshop dauert in der Regel zwei bis vier Stunden. Ziel ist es, ein realistisches Bild der aktuell gelebten Prozesse zu erhalten. Die Abläufe werden so dokumentiert, wie sie im Tagesgeschäft tatsächlich stattfinden. Auf dieser Basis entsteht eine erste Prozessdokumentation, die sowohl den Ist-Zustand als auch den angestrebten Zielprozess beschreibt.
WEKO kennt die grundlegenden Abläufe typischer Geschäftsprozesse und hat hierfür entsprechende Muster. Allerdings ist jeder Prozess immer individuell. Deshalb liegt der Schwerpunkt in dieser Phase darauf, die unternehmensspezifischen Besonderheiten herauszuarbeiten. Dazu zählen zum Beispiel unterschiedliche Freigaberegelungen, zusätzliche Prüfschritte oder besondere Verantwortlichkeiten einzelner Rollen.
In dieser Phase arbeitet WEKO eng mit den Key Usern des Unternehmens zusammen. Key User kennen die Prozesse im Detail und liefern die notwendigen Informationen zu den individuellen Anforderungen. Je nach Projektumfang werden zusätzlich Führungskräfte oder die Geschäftsführung eingebunden, um Ziele, Prioritäten und Entscheidungswege festzulegen.
Die Ergebnisse dieser Phase werden von WEKO dokumentiert und dem Unternehmen zur Prüfung vorgelegt. Änderungs- oder Ergänzungswünsche können direkt eingebracht werden. Erst nach der ausdrücklichen Freigabe dieser Dokumentation durch das Unternehmen startet WEKO mit dem nächsten Projektschritt.
Phase 2: Lösungserstellung
Auf Grundlage der freigegebenen Prozessaufnahme erstellt WEKO das fachliche und technische Konzept für die zukünftige Lösung. Die definierten Anforderungen werden in einen klar strukturierten Soll-Prozess überführt.
In dieser Phase legt WEKO unter anderem Benutzerrollen, Berechtigungen, Freigabestrukturen und Workflow-Logiken fest, zusätzliche Prüfschritte, individuelle Freigabestufen oder besondere Verantwortlichkeiten einzelner Rollen.
Das Unternehmen wird über die Ergebnisse dieser Phase informiert. Das erstellte Konzept bildet die verbindliche Grundlage für die technische Umsetzung.
Phase 3: Implementierung
In der Implementierungsphase setzt WEKO das erarbeitete Konzept technisch um. Die Lösung wird konfiguriert und erforderliche Schnittstellen werden angebunden, zum Beispiel zu DATEV, Sage oder anderen ERP-Systemen.
Zusätzlich wird die Lösung mit allen definierten Benutzerrollen, Freigabe-Workflows und Auslesequoten umgesetzt. Dazu gehören die Erfassung der Dokumente sowie die Anbindung an E-Mail, Server und Postfächer.
Die Umsetzung erfolgt konsequent auf Basis der freigegebenen Dokumentation und des Konzepts.
Nach Abschluss dieser Phase ist die Lösung technisch vollständig aufgebaut und bereit für den Praxistest.
(Um mehr über Schnittstellen zu erfahren, lesen Sie unseren Blogbeitrag hier)
Phase 4: Test & Training
Nach der Implementierung führt WEKO gemeinsam mit den Key Usern des Unternehmens einen Prüf- und Anwendertest in einem geschützten Szenario durch. Dabei wird überprüft, ob die geplanten Abläufe von der ersten Phase in der praktischen Anwendung wie vorgesehen funktionieren.
Parallel dazu schult WEKO die Key User im Umgang mit der Lösung in einem geschützten Szenario. Während des Tests erfolgt eine praxisnahe Anwenderschulung, die den gesamten für das Unternehmen implementierten Prozess abbildet. Vermittelt werden unter anderem die Verarbeitung eingehender Dokumente, die Anwendung der definierten Freigabe-Workflows, die Abfolge der einzelnen Prozessschritte sowie der Umgang mit Sonderfällen.
Die Key User arbeiten aktiv mit der Lösung, wenden die Prozesse eigenständig an und überprüfen die Vollständigkeit und Praxistauglichkeit der Umsetzung. Auf dieser Basis können Detailanpassungen identifiziert und gezielt vorgenommen werden, da der Prozess bereits realitätsnah im geschützten Szenario durchlaufen wird.
In der Praxis zeigen sich in dieser Phase häufig Optimierungsmöglichkeiten, da die Lösung erstmals realitätsnah genutzt wird. Diese Anpassungen werden vor dem Einsatz im Tagesgeschäft umgesetzt.
Phase 5: Übergabe
Nach erfolgreichem Test und Freigabe durch die Key User erfolgt die Übergabe der Lösung. WEKO präsentiert die finale Lösung gegebenenfalls weiteren Key Usern und weist bei Bedarf zusätzliche Nutzergruppen, zum Beispiel Workflow User oder vergleichbare Anwenderrollen, ein.
Ziel dieser Phase ist es, die Lösung so in das Unternehmen zu überführen, dass alle beteiligten Mitarbeiter verstehen, wie sie funktioniert und wie sie im Arbeitsalltag eingesetzt wird.
Phase 6: Testphase & Go-Live
In der letzten Phase wird die Lösung produktiv eingesetzt. Das Unternehmen arbeitet nun im Tagesgeschäft mit dem neuen System. WEKO begleitet diesen Übergang für 4 Wochen und steht für Rückfragen und Anpassungen zur Verfügung.
Während dieser Begleitung werden die Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag systematisch ausgewertet und gegebenenfalls noch bestehende Fehler oder Unschärfen in den Prozessen gezielt ausgemerzt. Ziel dieser Phase ist es, die Lösung im realen Einsatz weiter zu stabilisieren und letzte Optimierungen vorzunehmen.
Nach einem Begleitzeitraum von in der Regel etwa vier Wochen haben die Nutzer bereits im Tagesgeschäft mit der Lösung gearbeitet, kennen die relevanten Eventualitäten und geben das Feedback, dass die Lösung ihren Anforderungen entspricht und zuverlässig funktioniert. Nach Abschluss dieser Phase ist die Lösung stabil etabliert und die Mitarbeiter sind sicher im Umgang mit den neuen Prozessen.
Manuelle Prozesse kennen wir aus unzähligen Projekten. Mit der WEKO Projektmethodik verbinden wir Technik mit klarer Struktur. Sichern Sie sich Ihren kostenlosen Beratungstermin und lassen Sie uns gemeinsam herausarbeiten, welche Schritte für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
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