Viele Mittelständler haben heute ein leistungsfähiges ERP-System – und parallel ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz.
Trotzdem entstehen im Alltag Medienbrüche:
Mitarbeitende drucken Belege aus und legen sie in Aktenordner ab
Dokumente werden doppelt in Fileservern und ERP-Belegarchiven gespeichert
Informationen werden in beiden Systemen gepflegt
Suchzeiten kosten Nerven
bei Wachstum stoßen manuelle Arbeitsweisen an ihre Grenzen
Smarte DMS-ERP-Schnittstellen verbinden beide Welten so, dass Daten nur einmal erfasst werden und Dokumente dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.
WEKO setzt dafür im Kern auf DocuWare, JobRouter und ERP-Systeme wie Sage 100 – mit zertifizierter Schnittstelle, die speziell für den Mittelstand entwickelt wurde.
Wie sehen solche Entlastungen im Alltag konkret aus?
Im Rechnungswesen sorgt eine integrierte DMS-ERP-Lösung dafür, dass Eingangsrechnungen zentral erfasst, per KI ausgelesen, im Workflow freigegeben und mit vollständigem Buchungssatz in die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Der Originalbeleg ist aus dem ERP per Klick einsehbar, alle Freigabeschritte sind im DMS protokolliert.
Mit KI und digitalen Workflows wird Ihr Papierkram zur Nebensache während Ihre Abläufe automatisiert, strukturiert und deutlich schneller werden.
Im Einkauf und in der Buchhaltung steigert ein durchgängig umgesetzter 3-Wege-Abgleich (Bestellung – Wareneingang – Rechnung) sowohl Sicherheit als auch Geschwindigkeit.
Damit DMS-ERP-Schnittstellen nicht zu einem einmaligen Projekt, sondern zu einem stabilen Bestandteil Ihrer Systemlandschaft werden, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen:
Damit DMS-ERP-Schnittstellen nicht zu einem einmaligen Projekt, sondern zu einem stabilen Bestandteil Ihrer Systemlandschaft werden, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen – wie es sich auch in der bewährten WEKO Projektmethodik widerspiegelt:
Schritt 1: Analyse & Priorisierung
Wo entstehen durch doppelte Datenerfassung, Suchen oder Medienbrüche aktuell die größten Reibungsverluste?
Welche Teams (Buchhaltung, Einkauf, Personal, Vertrieb) profitieren am meisten von integrierten Dokumentenprozessen?
Schritt 2: Zertifizierte Lösungen nutzen
Setzen Sie auf zertifizierte Schnittstellen wie Sage2DocuWare für Sage 100, statt individuelle Schnittstellen vollständig neu zu entwickeln.
Schritt 3: Pilotierung & schrittweiser Rollout
Starten Sie die Integration in einem klar abgegrenzten Prozess, beispielsweise der Eingangsrechnungsverarbeitung. So können Sie den automatisierten Datenfluss unter realen Bedingungen testen.
Nach einer erfolgreichen Pilotphase und der gezielten Schulung Ihrer Key-User weiten Sie die Lösung sukzessive auf weitere Unternehmensbereiche aus.
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