Prozessoptimierung & Automatisierung: Wo stehen Sie gegenüber Ihren Mitbewerbern?

So beseitigen Sie Papierchaos, ineffiziente Arbeitsabläufe, zeitfressende manuelle Vorgänge – und erleben stattdessen eine echte Evolution.

In der heutigen Geschäftswelt ist die Geschäftsprozessoptimierung nicht nur ein Vorteil, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe nicht effizient gestalten, riskieren, im Wettbewerb zurückzufallen. Die Frage ist: Wo stehen Sie?

Die Grafik zeigt das Automationspotential von Workflows und die Evolution von Geschäftsprozessen. Von manueller Arbeit (Handwriting) über semi-automatisierte Prozesse (See & Type, Copy & Paste & Type) bis hin zu fortschrittlicher, KI-unterstützter Dokumentenverarbeitung (Template & rule-based OCR, OCR, KI-gestützte Erkennung und Verarbeitung). Ihre Zeit ist Gold wert! Mehr über Ihre Evolution erfahren Sie hier.

Herausforderung: Papierflut und ineffiziente Arbeitsabläufe

Viele Unternehmen kämpfen immer noch darum, papierlos und mit effizienter Prozessautomatisierung ihre digitale Evolution voranzutreiben - und einige verweilen nach wie vor bei Papierchaos und PDFs, beides erfordert manuelle Aufwände. All dies führt zu:

• Zeitaufwändiger Dokumentensuche
• Hoher Fehlerquote (menschliche Fehler) bei manuellen Prozessen
• Datensicherheits- und Archivierungsrisiken
• Langwierige Freigaben
• Keine Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
• Fehlerursachen schwer zu ermitteln
• Manuelles Kopieren von Zahlen und Daten, z.B. in Excel
  
  

Automatisierung und Digitalisierung

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen auf digitale Lösungen setzen. Dabei sind einige Unternehmen schon viel weiter und nutzen die Vorteile:

• Schnellere, fehlerfreie Prozesse
• Verbesserte Datensicherheit und Archivierung durch papierlose Prozesse
• Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen
• Kosteneinsparungen und höhere Effizienz
• Dokumentierte, nachvollzielbare Prozesse
• Ortsunabhängige Freigaben
• Eskalationsmanagement
• Nutzen der vorhandenen Stammdaten und Anbindung an die entsprechende Unternehmenssoftware
  
  

Studien, mit denen Sie Ihre Erfolgsaussichten einschätzen können

In den wiederkehrenden Berichten der Bundesnetzagentur wurde festgestellt, dass die Digitalisierung der KMUs in Deutschland weiter voranschreitet. Gewinnen Sie Einblicke in Digitalisierungspotenziale nach Branchen und Funktionsbereichen. Um die Bedeutung dieser Entwicklung zu verstehen, hilft die Definition von digitaler Transformation laut McKinsey. Auch der Monitor Digitalpolitik - Juli 2024 von Bitkom e. V. bietet umfassende Einblicke in aktuelle Trends und Herausforderungen.

Kleine Schritte, große Wirkung

Der Weg zur Digitalisierung muss gut geplant sein. Beginnen Sie mit kleinen, schnellen Erfolgen (Quick Wins), um die Akzeptanz im Team zu erhöhen und den Wandel zu erleichtern. Setzen Sie Prioritäten bei der Digitalisierung, um die dringendsten Probleme zuerst zu lösen.

Mit Hebelwirkung: Best Practices für eine erfolgreiche Prozessoptimierung Ihres Geschäfts

Eine erfolgreiche Prozessoptimierung erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Hier sind einige bewährte Methoden, die Ihnen helfen können, den Wandel reibungslos und effektiv zu gestalten:

• Analysieren und Messen: Starten Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer aktuellen Prozesse. Identifizieren Sie Schwachstellen und Ineffizienzen, um gezielte Verbesserungen vornehmen zu können.
• Klare Ziele setzen: Definieren Sie klare, messbare Ziele für Ihre Prozessoptimierung. Diese sollten realistisch und erreichbar sein, um den Fortschritt effektiv zu überwachen und zu bewerten.
• Mitarbeiter einbeziehen: Binden Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in den Optimierungsprozess ein. Ihre Erfahrungen und Einblicke sind wertvoll, um realistische Lösungen zu entwickeln und die Akzeptanz neuer Prozesse zu erhöhen.
• Kleine Schritte und Quick Wins: Beginnen Sie mit kleinen, überschaubaren Projekten, die schnell Erfolge zeigen. Diese Quick Wins erhöhen die Motivation und zeigen den Wert der Prozessoptimierung auf.
• Automatisierung nutzen: Setzen Sie auf digitale Lösungen und Automatisierung, um wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann hierbei eine zentrale Rolle spielen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Prozessoptimierung ist ein fortlaufender Prozess. Evaluieren und verbessern Sie Ihre Prozesse regelmäßig, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben.
• Schulungen und Support: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die notwendigen Schulungen und den Support erhalten, um die neuen Prozesse effektiv zu nutzen. Dies fördert die Akzeptanz und den reibungslosen Übergang.
• Best Practices und Erfahrungen teilen: Nutzen Sie die Erfahrungen anderer Unternehmen und Branchen. Tauschen Sie sich aus und lernen Sie von den Best Practices, um Ihre eigenen Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Diese Best Practices helfen Ihnen, den Prozess der Digitalisierung und Automatisierung erfolgreich zu meistern und Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben. Mit WEKO eSolutions und unserer maßgeschneiderten DMS-Lösung begleiten wir Sie auf diesem Weg und unterstützen Sie dabei, Ihre Ziele zu erreichen.

Die Rolle eines DMS in Ihrer Digitalisierung

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie das von WEKO eSolutions und seinen Partnern kann Ihr Unternehmen revolutionieren:

• Automatisierte Workflows und digitale Archivierung
• Effiziente, sichere Dokumentenverwaltung und Dokumentenautomatisierung
• Sie sind auf der sicheren Seite bei der gesetzlichen E-Rechnungspflicht ab 2025
  
  

Wie funktioniert das? Starten Sie Ihre Reise mit WEKO eSolutions

Wir begleiten wir Sie auf dem Weg zur Prozessoptimierung. Nutzen Sie unsere Expertise und beginnen Sie noch heute mit der Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe. Unsere Partner DocuWare und JobRouter bieten innovative Technologien, die Ihre Prozesse effizienter und sicherer machen.

Vorteile der Zusammenarbeit mit WEKO eSolutions:

• Modularität und Flexibilität: Die Digitalisierungsplattform JobRouter ermöglicht die einfache Integration und Skalierung von Prozessen, um spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
• Transparente Echtzeit-Überwachung: Dank intelligenter Monitoring-Tools behalten Sie stets den Überblick über Ihre Geschäftsabläufe und können Engpässe schnell identifizieren und beheben.
• Nahtlose Integration: Unsere Lösungen lassen sich problemlos in bestehende IT-Systeme wie ERP und CRM integrieren, was den Datenaustausch und die Zusammenarbeit erheblich erleichtern.
• Kostensenkung und Effizienzsteigerung: Durch Automatisierung und verbesserte Ressourcennutzung reduzieren Sie Betriebskosten und steigern die Effizienz.
• Mobile und digitale Prozesse: Mit den mobilen Apps von DocuWare und JobRouter können Sie auch unterwegs auf Ihre Prozesse zugreifen und Dokumente bearbeiten, was flexibles Arbeiten unterstützt.
• Sichere Dokumentenverwaltung: DocuWare bietet umfassende Funktionen zur sicheren Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, wodurch Sie jederzeit schnellen Zugriff auf wichtige Informationen haben, und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen erfüllen.