Ein automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess optimiert den gesamten Ablauf von der Bestellung bis zur Zahlung und ersetzt mühsame manuelle und wiederkehrende Aufgaben durch automatisierte Workflows. Das sorgt für weniger Aufwand, spart Kosten und verringert Fehler.
Wichtige Schritte im automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess:
Ein effizienter Purchase-to-Pay-Prozess besteht aus mehreren zentralen Schritten, die nahtlos ineinandergreifen müssen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare werden diese Schritte wesentlich optimiert:
Bestellanforderung (Purchase Requisition)
- Erfassung und Genehmigung: Ein DMS ermöglicht den Mitarbeitenden ihre Bestellanforderungen direkt in ein Webformular einzugeben. Dieses Formular kann mit bestehenden Systemen verknüpft und in vorhandene Workflows integriert werden. Die strukturierte Erfassung der Daten legt den Grundstein für die automatisierte Weiterverarbeitung.
- Automatisierte Genehmigungsprozesse: Das DMS leitet die Anforderung automatisch zur Genehmigung weiter. Vordefinierte Workflows sorgen dafür, dass jede Anforderung an die zuständigen Personen geht. Der Genehmigungsprozess wird beschleunigt und die Nachverfolgung vereinfacht.
Lieferantenverwaltung und Vertragsmanagement
- Lieferantenverwaltung: Ein DMS wie DocuWare ermöglicht die Verwaltung einer zentralen Lieferantendatenbank. Hier können wichtige Informationen zu Lieferanten gespeichert und bei Bedarf aktualisiert werden.
- Vertragsmanagement: Dokumente wie Verträge und Vereinbarungen können im DMS sicher archiviert und mit den Lieferantendaten verknüpft werden, sodass bei Bedarf ein sofortiger Zugriff auf relevante Informationen besteht.
Bestellung (Purchase Order)
- Erstellung und Versand: Sobald eine Bestellanforderung genehmigt ist, kann das DMS den Prozess zur Erstellung einer Bestellung anstoßen. Die Bestellung kann dann als Dokument in DocuWare gespeichert und über integrierte Workflows an die zuständigen Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet oder in bestehende Systeme zum Versand übertragen werden.
- Dokumentation und Nachverfolgung: Jede Bestellung wird im DMS archiviert und ist jederzeit einsehbar. So können Abteilungen wie Einkauf und Buchhaltung den aktuellen Status überprüfen und sicherstellen, dass alle Bestellungen ordnungsgemäß dokumentiert sind. Das DMS ermöglicht eine transparente Nachverfolgung des gesamten Bestellprozesses.
Rechnungsverarbeitung
- Drei-Wege-Abgleich (3-Way-Match): Das DMS gleicht die eingehende Rechnung automatisch mit der Bestellung und Lieferschein ab. Stimmt alles überein, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
- Automatisierter Genehmigungsworkflow: Rechnungen, die übereinstimmen, durchlaufen automatisch den Freigabeworkflow. Bei Abweichungen wird die Rechnung markiert und an die zuständigen Mitarbeiter zur Überprüfung weitergeleitet. Dadurch bietet das System die Möglichkeit, Fehler und Dubletten automatisch zu erkennen.
Zusätzlich bietet ein DMS weitere Funktionen wie:
- Automatisches Auslesen von Rechnungspositionen
- Automatische Zuweisung von Rechnungen
- Steuerung von Freigaben durch mehrere Instanzen
- Erstellung von Buchungssätzen
Revisionssichere Archivierung
- Alle Dokumente – von der Bedarfsanforderung bis zur Buchung – werden GoBD-konform archiviert und lassen sich bei Bedarf in Sekunden finden.
Zahlungsabwicklung:
- Schnittstelle zum Buchhaltungs- oder ERP-System: Nach der Freigabe übergibt das DMS die Rechnungsdaten an das angebundene ERP- oder Buchhaltungssystem. Jeder Prozessschritt wird dabei lückenlos dokumentiert und die Nachverfolgbarkeit immer gegeben.
- Skonto-Management und Vermeidung von Mahngebühren: Ein DMS beschleunigt die Rechnungsbearbeitung durch automatische Erinnerungen bei drohenden Fristüberschreitungen, transparente Darstellung des Rechnungsstatus und schnellere Bearbeitungsprozesse, die die Nutzung von Skonti erleichtern.
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Vorteile der Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses:
- Mehr Effizienz: Manuelle Dateneingaben entfallen, Genehmigungszyklen werden verkürzt und der gesamte Beschaffungsprozess wird beschleunigt.
- Verbesserte Ausgabenkontrolle: Durch die Zentralisierung von Beschaffungsdaten und die Automatisierung von Arbeitsabläufen erhalten Unternehmen bessere Einblicke in ihre Ausgaben. So lässt sich das Budget effizienter überwachen und kontrollieren.
- Weniger Fehler: Automatisierte Audit-Trails machen alle Änderungen transparent und nachvollziehbar. Der automatisierte Abgleich von Rechnungen reduziert Fehler und sorgt für mehr Compliance.
- Schnellere Zahlungen: Automatisierung ermöglicht eine frühzeitige Erfassung von Skonto-Fristen, sodass Rechnungen rechtzeitig beglichen und Rabatte genutzt werden können.
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Verbesserte Transparenz: Alle Schritte – von der Bestellung bis zur Zahlung – sind in Echtzeit nachvollziehbar.
- Nachhaltigkeit: Durch die digitale Verarbeitung und Archivierung entfällt der Einsatz von Papier. Das spart Ressourcen und unterstützt Unternehmen auf ihrem Weg zu umweltfreundlicheren Prozessen.
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