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Ohne eine zentrale Struktur im Lieferantenvertragsmanagement stehen unterschiedliche Unternehmen vor denselben Herausforderungen im Einkauf:
Das führt dazu, dass der Überblick im Einkauf verloren geht, sobald mehrere Lieferanten, Vertragsarten und Mitarbeiter involviert sind, und somit auch die Grundlage für fundierte und rechtzeitige Entscheidungen.
Erfahrungen aus der Einkaufspraxis zeigen, dass dezentrale Vertragsablagen den Überblick erschweren und digitale Systeme heute als Voraussetzung für effizientes Lieferantenmanagement gelten. Gerade im Einkauf fehlt ohne zentrale Vertragsverwaltung eine Übersicht und die Folgen sind schwerwiegend:
Unternehmen verschenken durch unstrukturierte oder manuelle Vertragsprozesse jedes Jahr einen erheblichen Teil ihres möglichen Einsparpotenzials (mehr Info). Für den Einkauf bedeutet das ein Risiko unklarer Preisbindungen und zu später Neuverhandlungen.
2. Verpasste Fristen
Im Einkauf sind Fristen besonders kritisch:
Automatische Verlängerungen von Lieferantenverträgen, oft über mehrere Jahre, führen zu unnötigen Kosten und erschweren spätere Anpassungen.
3. Fehlender Überblick über Lieferanten und Verträge
Ohne zentrale Vertragsverwaltung fehlt im Einkauf die Sicht auf Performancedaten, Entwicklungen von Preisen, Konditionen und Laufzeiten sowie auf Risiken und damit die Grundlage für professionelle Lieferantenverhandlungen.
Die digitale Vertragsverwaltung sichert:
Einkaufs- und Lieferantenverträge werden zentral organisiert, klar strukturiert und jederzeit einsehbar. Der Überblick über den Einkauf ist jederzeit gewährt und die Verträge können aktiv gemanagt werden.
So verbessert die digitale Vertragsverwaltung Transparenz und Compliance.
Alle Daten und Verträge zu den Lieferanten werden strukturiert an einem Ort gebündelt. Das reduziert Suchzeit und schafft Transparenz.
2. Automatisches Fristenmanagement:
Automatische Workflows erinnern an:
Damit gehören verpasste Fristen der Vergangenheit an.
3. Digitale Prüf- und Freigabeprozesse:
Klar definierte und revisionssichere Freigabeprozesse ersetzen E-Mail-Chaos, manuelle Abstimmungen und papierbasierte Unterschriften. Dabei wird jeder Schritt vollständig dokumentiert.
4. Schnittstelle & Integration in ERP
Unsere Dokumenten Management Systeme verfügen über mehr als 100 Schnittstellen und lassen sich nahtlos in Systeme wie Sage, SAP, DATEV, Microsoft Dynamics, Hamburger Software sowie zahlreiche weitere Geschäftsanwendungen integrieren.
Mit einem vollständigen Überblick über alle Lieferanten- und Einkaufsverträge gewinnt ein Unternehmen eine bessere Verhandlungsbasis, klare Preis- und Konditionstransparenz und reduzierte Risiken.
Die digitale Vertragsverwaltung im Einkauf ist mehr als eine Dokumentenablage, sie bildet eine Grundlage für effiziente Einkaufsprozesse, ein strukturiertes Lieferantenmanagement und die Einhaltung aller Compliance-Anforderungen.
Erleben Sie, wie digitales Vertragsmanagement in der Praxis funktioniert und wie Sie Transparenz und Struktur in Ihre Prozesse bringen.
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