Schnittstellen: Wer sie nicht nutzt, verliert den Anschluss

Unternehmen stehen vor einer Herausforderung: Ihre wichtigsten Systeme wachsen oft unabhängig voneinander. Finanzbuchhaltung, ERP-, CRM-System und Dokumentenmanagementsystem (DMS-System) bilden Kernprozesse ab, sind aber häufig unzureichend verknüpft. Wo kein automatisierter Datentransfer möglich ist, entstehen Medienbrüche und Insellösungen – der Nährboden für Fehler, Mehraufwand und Compliance-Risiken.

Das Problem verteilter Insellösungen: Ein Hindernis für Wachstum und Rentabilität

 „Silos“ sind nicht nur technisch problematisch: Sie machen Kosten und Fehler praktisch unvermeidbar.

• Daten müssen doppelt oder dreifach eingegeben werden

• Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit Suchen, Vergleichen und Nacharbeiten

• Die Fehlerquote steigt – und damit das Risiko für Folgekosten und Reputationsverluste

• Wachsende IT-Betriebskosten durch Wartung, Support und Pflege jeder einzelnen Software-Lösung

• Das Management bekommt uneinheitliche, teils widersprüchliche Auswertungen und kann Chancen oder Risiken zu spät erkennen

Gerade auf Wachstumskurs stoßen diese Strukturen schnell an ihre Grenzen: Wer seine Prozesse nicht skalierbar aufsetzt, wird spätestens bei steigendem Auftrags- oder Kundenvolumen operativ ausgebremst.

Kundenerwartungen, regulatorische Anforderungen und der Bedarf an effizienteren Abläufen verändern die Anforderungen an IT-gestützte Prozesse grundlegend. Automatisierung und Systemintegration entwickeln sich zunehmend zur operativen Notwendigkeit – insbesondere, wenn Prozesse transparent, steuerbar und revisionssicher umgesetzt werden sollen.

In diesem Beitrag zeigen wir, welche Rolle Schnittstellen bei der Optimierung zentraler Geschäftsprozesse spielen, wie sie Fachabteilungen konkret entlasten und was Unternehmen bei der Einführung beachten sollten.

Inhalt

• Was sind digitale Schnittstellen?
• Vergleich: Unternehmensprozesse mit und ohne Schnittstellen
• Kurz erklärt ECM und DMS-System
• Praxischeck: Wie Schnittstellen Unternehmensbereiche leistungsfähiger machen
• Buchhaltung
• Einkauf
• Personalwesen
• Vertrieb
• Projektmanagement
• Klares Fazit: Integration ist der neue Standard

Sie möchten Ihre Systeme besser vernetzen?

Erfahren Sie in unserem kompakten Infopaket, wie Sie Schnittstellen effizient einführen, bestehende Systeme nahtlos integrieren und digitale Prozesse automatisieren. Konkrete Anwendungsfälle und eine Anleitung für Ihre Systemintegration inklusive.

Was sind digitale Schnittstellen und warum sind sie so wichtig?

Digitale Schnittstellen verbinden Softwaresysteme miteinander, sodass Daten und Dokumente automatisiert, aktuell und nachvollziehbar zwischen ihnen übertragen werden können. Sie ermöglichen, dass Informationen (etwa Stammdaten, Projektdaten, Buchungsinformationen) nicht redundant, sondern einmalig und unternehmensweit verfügbar sind und darauf basierend automatisierte Workflows aufbauen können.

Wichtig: Je mehr Standard und Zertifizierung (z.B. Sage2DocuWare von WEKO), desto schneller und unkomplizierter lässt sich die Integration realisieren und warten.

Ziel einer durchdachten Integration

• Vermeidung doppelter Pflege und Übertragungsfehler
• Automatisierte Workflows statt manueller Nacharbeit
• Revisionssichere Archivierung & transparente Prozesse
• Einheitliche Informationsbasis für alle Abteilungen

Diese  4 Prinzipien sind die Grundlage für skalierbare Effizienzgewinne und höhere Sicherheit für jede Organisation, unabhängig von ihrer Größe.

Vergleich: Unternehmensprozesse mit und ohne Schnittstellen

Kurz erklärt: ECM & DMS-System

Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind Softwarelösungen, die Unternehmen bei der digitalen Verwaltung, Archivierung und Steuerung aller geschäftsrelevanten Informationen unterstützen.

Sie sorgen dafür, dass Dokumente, E-Mails, Verträge, Protokolle und andere Inhalte an einem zentralen Ort elektronisch abgelegt, strukturiert verschlagwortet und jederzeit schnell wiedergefunden werden können. Neben
der revisionssicheren Archivierung bieten ECM/DMS-Lösungen Funktionen wie Zugriffsrechte, digitale Workflows etwa für Freigaben oder Prüfungen und automatische Versionierung.

Praxischeck: Wie Schnittstellen Unternehmensbereiche leistungsfähiger machen

Buchhaltung

❌ Ohne Schnittstelle: Buchhaltung: Digital, aber nicht integriert – wenn das DMS isoliert bleibt

Ausgangssituation:

Ein Dokumentenmanagementsystem ist im Einsatz, jedoch besteht keine technische Anbindung (Schnittstelle) an das Rechnungswesen / Finanzbuchhaltungssystem (z. B. Sage 100, DATEV, SAP).
Die Systeme arbeiten unabhängig voneinander – ohne automatisierten Datenaustausch.

Konkrete Nachteile:

• Redundante Datenerfassung und Pflege
  Eingangsrechnungen werden im DMS digital erfasst und Buchungsinformationen automatisiert ausgelesen, dieselben Informationen müssen anschließend manuell erneut im Finanzbuchhaltungssystem eingegeben werden.
• Keine Synchronisation von Stammdaten
  Kreditoren-, Debitorenstammdaten müssen sowohl im DMS als auch im FiBu-System / Rechnungswesen separat gepflegt werden. Abweichungen oder veraltete Datensätze führen zu Buchungsfehlern und erschweren eine konsistente Verarbeitung.
• Medienbrüche im Buchungsprozess
  Belege aus dem DMS können nicht automatisiert an das FiBu-System übergeben werden. Gerade bei aufwändigen Buchungsvorgängen (z. B. Splitbuchungen mit mehreren Kostenstellen oder Steuerschlüsseln) ist manuelle Nacharbeit erforderlich.
• Fehlender kontextbezogener Belegzugriff
  Im FiBu-System besteht kein direkter Zugriff auf zugehörige Belege im DMS.
• Eingeschränkte GoBD-Konformität
  Zwar erfolgt die Archivierung revisionssicher im DMS, jedoch fehlen bei fehlender Schnittstelle wichtige Verknüpfungen (z. B. zwischen Buchung und Beleg) sowie automatisierte Protokollierung. Damit ist die lückenlose Nachweisführung nicht garantiert.
  

Folgen:

• Hoher manueller Aufwand trotz vorhandener Digitalisierung
• Erhöhte Fehlerquote und Medienbrüche im Buchungsworkflow
• Verstoßrisiko gegen GoBD-Anforderungen
• Geringe Skalierbarkeit bei wachsendem Belegvolumen
• Nachteilige Auswirkungen auf Durchlaufzeiten, Abschlussprozesse
  und Audit-Fähigkeit

✅ Mit integrierter Schnittstellenlösung: Weniger Aufwand, mehr Kontrolle

So profitiert die Buchhaltung:

• Zentrale Datenerfassung mit automatischer Übergabe
  Eingangsrechnungen werden im DMS digital erfasst, vorkontiert und automatisiert ins FiBu-System übergeben – inklusive vollständiger Buchungsdaten.
  
• Synchronisierte Stammdaten
  Kreditoren- und Debitorenstammdaten werden in Echtzeit an das DMS (z.B.) DocuWare übermittelt. Änderungen erfolgen einmalig und sind systemübergreifend konsistent.
  
• Automatisierter Buchungsimport mit Split-Funktion
  Auch komplexe Buchungsszenarien (z. B. mit mehreren Kostenstellen oder Steuerschlüsseln) werden korrekt übergeben – ohne manuelle Nacharbeit.
  
• Kontextbezogener Belegzugriff
  Archivierte Rechnungen sind direkt aus dem FiBu-System abrufbar – z. B. aus der Buchungsmaske heraus.
  
• Revisionssichere Archivierung mit Protokollierung
  Alle Dokumente werden GoBD-konform archiviert, automatisch versioniert und mit
  Zugriffsprotokollen versehen.
  

Das bringt die Schnittstelle zum ECM/DMS-System:

• Deutlich reduzierter Bearbeitungsaufwand in der Buchhaltung
• Minimierung manueller Eingriffe und Fehlerquellen
• Vollständige Nachvollziehbarkeit und Audit-Sicherheit
• Hohe Datenqualität und durchgängige Prozesse
• Skalierbarkeit bei steigendem Belegvolumen und wachsenden Anforderungen
  
  

Sage2DocuWare von WEKO – die zertifizierte Schnittstelle für durchgängige Prozesse

Automatisieren Sie Ihre dokumentenbezogenen Abläufe zwischen Sage 100 und DocuWare – rechtskonform, effizient und vollständig integriert.

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Einkauf

❌ Medienbruch im Einkauf – Prozesse, die ins Stocken geraten

Ausgangssituation: Ein Dokumentenmanagementsystem ist nicht im Einsatz.

Herausforderungen im Tagesgeschäft:

• Manuelle Ablage von Einkaufsbelegen
  Bestellungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen werden im ERP erzeugt und anschließend händisch archiviert – mit hohem Aufwand.
  
• Stammdaten in Silos
  Lieferanten- und Artikelstammdaten sind nicht synchronisiert – Abweichungen führen zu Fehlern bei der Dokumentenzuordnung und Bestellverarbeitung.
  
• Brüche im Beschaffungsprozess
  Medienbrüche verhindern einen durchgängigen Purchase-to-Pay-Prozess – Abläufe
  sind schwer nachvollziehbar und nicht skalierbar.
  
• Fehlende Dokumenteneinsicht im ERP
  Relevante Unterlagen wie Angebote oder Verträge müssen separat gesucht werden –
  wertvolle Zeit geht bei Rückfragen oder Prüfungen verloren.
  
• Unvollständige Archivierung
  Ohne automatisierte Übergabe und Indexierung fehlt die rechtskonforme Dokumentation
  des Einkaufs – Nachweisketten sind lückenhaft.

Folgen für Ihr Unternehmen:

• Zeitverlust durch manuelle Arbeit und Suche
• Fehlende Transparenz in Einkaufsprozessen
• Hohe Fehleranfälligkeit bei Belegabgleich und Zuordnung
• Schwierigkeiten bei Audits und internen Kontrollen
• Steigende Prozesskosten trotz vorhandener Systeme
  
  

✅ Automatisiert statt manuell – Einkauf ohne Umwege

So profitieren Sie im Einkauf:

• Automatisierte Belegübertragung
  Einkaufsbelege werden direkt aus dem ERP ins DMS übertragen und dort strukturiert & rechtskonform archiviert.
  
• Konsistente Stammdaten als Grundlage
  Lieferanten- und Artikelstammdaten werden automatisch ins DMS übernommen – keine Mehrfachpflege, keine Fehler.
  
• Belege direkt im ERP sichtbar
  Archivierte Dokumente wie Angebote, Bestellanforderungen oder Lieferscheine sind direkt im ERP-Vorgang aufrufbar.
  
• Lückenloser P2P-Prozess
  Vom Angebot bis zur Rechnung ist jeder Schritt systemübergreifend digital dokumentiert – ohne Medienbrüche oder manuelle Übergaben.
• Sichere, nachvollziehbare Archivierung:
  Alle Einkaufsunterlagen werden automatisch indexiert, versioniert und mit Zugriffsprotokollen versehen – rechtssicher und jederzeit auffindbar.

Das bringt die Integration:

• Schnellere Bearbeitung & bessere Übersicht im Einkauf
• Entlastung von operativen Routinetätigkeiten
• Nahtlose Prozesse – weniger Rückfragen, mehr Tempo
• Rechtssichere Ablage & vollständige Dokumentation
• Effizienter und skalierbarer Einkauf – digital aufgestellt für Wachstum
  

Die wichtigsten Vorteile:

• Compliance durch revisionssichere Archivierung (DSGVO, GoBD)
• Arbeitserleichterung durch automatisierte Prozesse und Workflows
• Mehr Effizienz durch schnelleren Dokumentenzugriff
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch Versionierung und Protokollierung sämtlicher Änderungen an einem Dokument
• Sicherheit durch Zugriffsbeschränkungen
• Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit – große Mengen an Papier entfallen
• Kosteneinsparungen durch Prozessoptimierung und die Reduzierung der Kosten für Papier und Lagerung
• Flexibilität durch ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente
  
  

Personalwesen

❌ Medienbruch im Personalwesen – Prozesse, die unnötig aufhalten

Ausgangssituation:

Personaldokumente sind dezentral abgelegt – z. B. in Netzlaufwerken, E-Mail-Postfächern oder Papierakten. Ein Dokumentenmanagementsystem mit Schnittstelle zum HR-System (z. B. Sage HR, Personio, SAP HCM) ist nicht im Einsatz.

Herausforderungen im Tagesgeschäft:

• Manuelle Ablage von Personaldokumenten
  Verträge, Krankmeldungen oder Gehaltsnachweise müssen händisch abgelegt werden.
  
• Medienbrüche in HR-Prozessen
  Ohne integrierte Workflows gibt es keine durchgängige digitale Prozesskette – z. B. bei Onboarding,
  Vertragsfreigaben oder Personalgesprächen.
  
• Kein zentraler Zugriff auf Akten
  Dokumente müssen manuell gesucht werden – Informationen sind verteilt und oft nicht vollständig auffindbar.
  
• Unsichere oder lückenhafte Archivierung
  Ohne automatisierte Protokollierung und Rechtevergabe fehlt die DSGVO-konforme Nachvollziehbarkeit – besonders bei sensiblen Daten kritisch.

Folgen für Ihr Unternehmen:

• Zeitverlust durch manuelle Suche und Pflege
• Unsichere Ablagestrukturen mit Datenschutzrisiken
• Keine transparente Übersicht über Personaldaten

Hoher Verwaltungsaufwand – gerade bei wachsenden Teams

✅  Nahtlos & rechtssicher – digitale HR-Prozesse mit System

So profitieren Sie im Personalwesen:

• Automatisierte Dokumentenablage
  Personaldokumente aus E-Mails, Formularen oder HR-Systemen werden automatisch im DMS archiviert – strukturiert und verschlagwortet – direkt der richtigen digitalen Personalakte zugeordnet.
  
• Synchronisierte Stammdaten
  Neue Mitarbeitende oder Änderungen (z. B. Abteilung, Rolle) werden aus dem HR-System ins DMS übernommen.
  
• Zentrale, digitale Personalakte
  Alle relevanten Unterlagen sind jederzeit vollständig verfügbar – mit rollenbasiertem Zugriff und Historie.
  
• DSGVO-konforme Ablage & Protokollierung
  Zeitstempel, Zugriffsprotokolle und Löschkonzepte sorgen für rechtssichere Dokumentation sensibler Daten.
  
• Workflow-gestützte HR-Prozesse
  Onboarding, Vertragsfreigaben oder interne Anfragen laufen strukturiert, nachvollziehbar und effizient – ohne Papier und manuelle Übergaben.

Das bringt die Integration:

• Mehr Transparenz & Geschwindigkeit im Personalmanagement
• Reduzierung manueller Tätigkeiten & Fehlerquellen
• Einheitliche Datenbasis & vollständige Personalakten
• Hohe Datenschutz- und Nachweissicherheit
• Skalierbare HR-Prozesse für wachsende Organisationen

Vertrieb

❌ Medienbruch im Vertrieb – wenn Chancen verloren gehen

Ausgangssituation:

Ein Dokumentenmanagementsystem ist nicht vorhanden oder nicht an CRM- und ERP-Systeme angebunden. Vertriebsdokumente entstehen an verschiedenen Stellen – ohne zentrale Struktur oder automatisierte Ablage.

Herausforderungen im Tagesgeschäft:

• Verstreute Vertriebsdokumenten
  Angebote, Auftragsbestätigungen oder Verträge werden manuell und dezentral abgelegt – das kostet Zeit und erschwert die Nachverfolgung.
• Stammdaten in Silos
  Kundendaten wie Ansprechpartner, Kundennummern oder Regionen sind nicht einheitlich gepflegt: Inkonsistenzen behindern die reibungslose Dokumentenzuordnung.
• Brüche im Vertriebsprozess
  Medienbrüche zwischen CRM, ERP und DMS verhindern eine durchgängige Informationskette – etwa beim Übergang vom Lead zur Auftragsabwicklung.
• Fehlender Zugriff auf Kundenunterlagen
  Wichtige Unterlagen wie Angebote oder Verträge sind nicht direkt im CRM verfügbar.
  Rückfragen verzögern den Vertriebsprozess.
• Unvollständige Archivierung & Nachweisprobleme
  Ohne automatisierte Ablage fehlen lückenlose Dokumentationen, z. B. bei Vertragsverläufen oder Preisabsprachen.

Folgen für Ihr Unternehmen:

• Verzögerungen in Angebotserstellung und Auftragsverarbeitung
• Erhöhte Fehlerquote bei Kundendaten & Dokumenten
• Fehlende Transparenz über laufende Vorgänge
• Aufwändige Recherche bei Rückfragen oder Eskalationen

Verpasste Chancen durch mangelnde Reaktionsfähigkeit

✅  Schneller zum Abschluss – mit digitalen Vertriebsprozessen

So profitieren Sie im Vertrieb:

• Automatisierte Übergabe von Vertriebsunterlagen
  Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge werden direkt aus dem CRM oder ERP ins DMS übertragen und dort zentral archiviert.
  
• Zentrale Kundendatenbasis
  Neue Kunden, Ansprechpartner und relevante Stammdaten werden automatisch ins DMS übernommen – für konsistente, systemübergreifende Informationen und eine strukturierte Dokumentenablage.
  
• Dokumentenzugriff direkt im CRM/ERP
  Archivierte Unterlagen sind direkt im Kundenkontext abrufbar – für schnellere Auskunft und konsistente Kommunikation.
  
• Nahtloser Übergang vom Lead zum Auftrag
  Vertriebsdokumente werden durchgängig digital übergeben – kein Medienbruch zwischen Akquise, Angebot, Auftrag und Abrechnung.
  
• Rechtskonforme Archivierung & Nachvollziehbarkeit
  Verträge und Kundenkommunikation werden strukturiert gespeichert, versioniert und protokolliert – vollständig DSGVO-konform.

Das bringt die Integration:

• Schnellere Reaktionszeiten & höhere Abschlussquoten
• Entlastung der Vertriebsteams von manuellen Aufgaben
• Klare, nachvollziehbare Prozesse im Kundenverlauf
• Rechtssichere Dokumentation aller Vorgänge
• Skalierbare Vertriebsstruktur mit digitaler Grundlage
  
  

Projektmanagement

❌ Medienbruch im Projektmanagement – wenn Informationen verloren gehen

Ausgangssituation:

Projektbezogene Dokumente wie Statusberichte, Verträge oder Planungsunterlagen werden in unterschiedlichen Tools, Ordnern oder E-Mails gespeichert. Eine zentrale Lösung zur strukturierten Ablage und Anbindung an Projektmanagementsysteme (z. B. Jira, Asana, MS Project, Sage Projektmodul) fehlt.

Herausforderungen im Tagesgeschäft:

• Doppelte oder verstreute Dokumentenablage
  Projektdokumente werden an mehreren Stellen manuell abgelegt – in Netzlaufwerken, Tools oder per E-Mail. Der Überblick fehlt, Versionen geraten durcheinander.
• Stammdaten nicht verknüpft
  Projektinformationen wie Projektnummer, Kunde, Status oder Budget werden manuell eingetragen – oft redundant und fehleranfällig.
• Brüche im Projektablauf
  Ohne durchgängige Dokumentenverfügbarkeit entstehen Medienbrüche zwischen Planung, Freigabe, Umsetzung und Nachweisführung.
• Kein zentraler Zugriff auf Projektdokumente
  Teammitglieder müssen Dokumente suchen oder nachfragen – gerade bei Urlaubsvertretungen oder Projektwechseln geht wertvolle Zeit verloren.
• Lückenhafte Archivierung & Nachvollziehbarkeit
  Projektverläufe und relevante Entscheidungen sind oft nicht sauber dokumentiert –
  Risiken bei Kundenrückfragen oder interner Revision.

Folgen für Ihr Unternehmen:

• Zeitverlust durch unstrukturierte Ablage & Suche
• Erhöhte Fehlerquote bei Versionen und Dokumentenzuordnung
• Intransparente Projektfortschritte & Mehraufwand bei Übergaben
• Unvollständige Nachweisketten bei Kunden oder Audits
• Skalierungsprobleme bei wachsender Projektanzahl
  
  

✅ Struktur statt Zettelwirtschaft: Projektmanagement digital und nachvollziehbar

So profitieren Sie im Projektmanagement:

• Automatisierte Ablage projektbezogener Dokumente
  Unterlagen wie Statusberichte, Change Requests oder Protokolle werden automatisch im DMS abgelegt – korrekt verschlagwortet nach Projektbezug.
  
• Zentrale Projektakte mit Systemverbindung
  Projektdaten aus dem Projektmanagementsystem werden übernommen – zur einheitlichen Verschlagwortung und vollständigen Projektdokumentation.
  
• Dokumentenzugriff direkt im Projektkontext
  Teammitglieder greifen jederzeit auf alle relevanten Unterlagen zu – systemübergreifend, strukturiert und versioniert.
  
• Lückenlose Dokumentation über den gesamten Projektverlauf
  Von Planung über Freigaben bis zur Umsetzung ist alles nachvollziehbar archiviert – keine Informationsverluste, keine doppelten Rückfragen.
  
• Rechtskonforme Archivierung mit Zugriffsschutz
  Projektunterlagen werden revisionssicher gespeichert, mit Zeitstempeln versehen und rollenbasiert zugänglich gemacht.

Das bringt die Integration:

• Bessere Zusammenarbeit im Projektteam durch zentrale Informationsbasis
• Entlastung durch automatisierte Ablage & Verfügbarkeit
• Erhöhte Nachvollziehbarkeit für interne & externe Stakeholder
• Strukturierte Projektarchivierung – bereit für Audit, Kunden & Folgeprojekte
• Skalierbare Dokumentation bei wachsendem Projektportfolio

Klares Fazit: Integration ist der neue Standard

Unternehmen, die konsequent in Schnittstellen investieren, profitieren von nachvollziehbaren, effizienten und skalierbaren Prozessen. Sie reduzieren Fehler und Kosten, erfüllen regulatorische Vorgaben verlässlich und stärken die Zusammenarbeit über alle Abteilungen hinweg.

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