Noch rund die Hälfte der Unternehmen in Deutschland setzt bei der Bearbeitung von eingehenden Dokumenten auf manuelle Prozesse – Papierstapel oder PDF-Anhänge bestimmen vielerorts den Arbeitsalltag. Das zeigt der Digital Office Index 2024 des Branchenverbands Bitkom.
Mit Blick auf die ab 2025 verpflichtende E-Rechnung zeigt sich: Großunternehmen sind besser vorbereitet, doch insbesondere kleinere und mittlere Betriebe haben weiterhin Nachholbedarf.
Doch die Zeit drängt: Mit der ab 2025 geltenden Pflicht, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können, steigt der Handlungsdruck, bestehende Abläufe zu modernisieren. Wer jetzt nicht handelt, riskiert nicht nur Mehraufwand und Fehlerquellen im Tagesgeschäft, sondern auch Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Dennoch nimmt die Digitalisierung Fahrt auf und Prozesse werden zunehmend automatisiert. Der Fokus liegt besonders auf der Automatisierung von zeitaufwendigen Routineaufgaben und ressourcenintensiven Prozessen.
Wo stehen Sie in der Porzpessoptimierung gegenüber Ihrem Wettbewerb?
Manuelle Prozesse bremsen die Buchhaltung gleich mehrfach aus: Sie verursachen Medienbrüche, verlängern Durchlaufzeiten ("Spaghetti-Prozesse") und erschweren flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten. Fehlende Transparenz über Bearbeitungsstände und hohe Prozesskosten sind die Folge.
Für Geschäftsführer und Finanzleiter rückt damit eine zentrale Frage in den Fokus: Wie lässt sich die Kreditorenbuchhaltung effizient und zukunftssicher digitalisieren – und die Belegschaft langfristig entlasten?
Die Antwort liegt in der konsequenten Automatisierung und Integration digitaler Lösungen, die nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit am Markt sichern.
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Künstliche Intelligenz eröffnet die Möglichkeit, die Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Buchungsübergabe vollständig zu automatisieren.
Dabei kommen in der Rechnungsverarbeitung Technologien wie z.B. maschinelles Lernen, NLP (Natural Language Processing) und OCR (Optical Character Recognition) zum Einsatz, um Dokumente intelligent zu klassifizieren, auszulesen und Workflows anzustoßen.
Dokumentenmanagement-Lösungen mit integrierter KI können Rechnungen und Belege automatisch importieren, Inhalte erkennen, auslesen und direkt in die Buchhaltungssysteme übertragen. Selbst komplex strukturierte Rechnungen und zerknitterte oder fleckige Belege werden von heutigen KI-Systemen zuverlässig ausgelesen.
Was früher nach Zukunftsmusik klang, ist heute gelebte Praxis: Künstliche Intelligenz unterstützt die Kreditorenbuchhaltung längst im Alltag. Und nicht nur große Unternehmen profitieren davon – auch für den Mittelstand sind KI-Lösungen inzwischen leicht zugänglich und erschwinglich. Wer digitale Wege einschlägt, erlebt schnell spürbare Vorteile.
Der Einsatz von KI in der Kreditorenbuchhaltung bringt eine Reihe von klaren Vorteilen mit sich:
Effizienz und Zeiteinsparung
Routineaufgaben wie das Erfassen von Rechnungen und der Abgleich mit Bestell- und Lieferscheinen laufen automatisiert ab. Die Durchlaufzeiten verkürzen sich spürbar, denn mithilfe intelligenter Automatisierung kann die Bearbeitungszeit pro Dokument um bis zu 90 Prozent reduziert werden. Gerade in intensiven Phasen wie dem Monats- oder Jahresabschluss macht sich das bezahlt: Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass alles schneller und reibungsloser läuft.
Kostenreduktion
Weniger manuelle Arbeit und beschleunigte Abläufe bedeuten unmittelbar geringere Prozesskosten. Zudem lassen sich Skontovorteile besser nutzen, weil Rechnungen schneller geprüft und freigegeben werden.
Schnelle Amortisierung und hoher ROI
Die Investition in KI rechnet sich meist schnell durch die Kombination aus reduzierten Personalkosten für Routinetätigkeiten und vermiedenen Fehlerkosten. Intelligente Dokumentenmanagement-Lösungen werden On-Premises-Lösung als auch Cloud-Service angeboten.
Was als kluge Investition beginnt, entwickelt sich schnell zum Gewinnbringer. Die Rechnung ist einfach, wer früh einsteigt, gewinnt langfristig.
Die Kombination aus reduzierten Betriebskosten, eliminierten Fehlern und Cloud-basierter Kostenstruktur schafft eine win-win-Situation: Kurze Amortisierung minimiert das Investitionsrisiko, während der hohe ROI langfristige Wettbewerbsvorteile sichert. Das macht KI-Automatisierung zu einer der attraktivsten Investitionen im digitalen Portfolio.
Genauigkeit und Fehlerreduktion
KI-gestützte Systeme erreichen eine Schnelligkeit und Genauigkeit, die mit manueller Bearbeitung kaum zu erzielen ist. OCR- und Machine-Learning-Modelle erfassen Rechnungsdaten mit bis zu 98 Prozent Präzision. Dadurch werden Eingabe- und Zuordnungsfehler erheblich reduziert.
Die Systeme lernen kontinuierlich aus jedem verarbeiteten Beleg und verbessern ihre Erkennungsleistung stetig weiter.
Digitalisierung sorgt außerdem dafür, dass Daten jederzeit verfügbar sind und Auswertungen sowie Prognosen auf einer deutlich besseren Datenbasis erfolgen können.
Compliance und Transparenz
Durch digitale Workflows und Archivierung erhöht sich die Rechtssicherheit. Alle Rechnungen werden GoBD-konform und revisionssicher elektronisch archiviert – jede Bearbeitung wird automatisch protokolliert. Das erleichtert interne und externe Audits erheblich. Vorschriften (etwa zur Aufbewahrungspflicht) lassen sich mit einem Dokumentenmanagement-System einfacher einhalten, da nichts mehr verloren geht und alle Dokumente per Klick auffindbar sind.
Zudem sorgt die lückenlose Nachvollziehbarkeit dafür, dass jederzeit klar ist, welcher Bearbeitungsschritt als nächstes ansteht und wo sich eine Rechnung im Freigabeprozess befindet. Insgesamt entsteht mehr Transparenz im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess.
In unserer kostenlosen Live-Demo zeigen wir Ihnen, wo KI-gestützte Automatisierung maximale Effizienz bringt.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Ein KI-gestützter Prozess skaliert mit, ohne dass mehr Personal nötig wird. Steigt das Rechnungsvolumen, kann das System dies auffangen, ohne dass Engpässe entstehen.
Viele Lösungen bringen gängige Dokumenttypen (Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Bestellungen etc.) bereits vortrainiert mit, was einen schnellen Start ermöglicht. Gleichzeitig sind sie anpassbar: Eigene Dokumentarten oder spezielle Formularlayouts lassen sich bei Bedarf hinzufügen und anlernen. Das ist für verschiedene Branchen wichtig – ob im Handel (Bestellungen, Lieferscheine), im Baugewerbe (etwa Bauträger-Rechnungen mit Abschlagszahlungen) oder im Dienstleistungssektor, die KI passt sich den Anforderungen an. Langfristig verbessern lernende Systeme ihre Leistung immer weiter von selbst, was zukünftiges Unternehmenswachstum unterstützt.
Strategischer Mehrwert
Über die unmittelbare Automatisierung hinaus eröffnen KI-Systeme auch strategische Vorteile. Die digital erfassten Daten bieten eine bessere Basis für Analysen – etwa Ausgabenmonitoring in Echtzeit oder das Aufdecken von Ausreißern und Dubletten.
Wie kann KI in der Praxis in die Kreditorenbuchhaltung und das Rechnungsmanagement integriert werden? Zwei etablierte Systeme am Markt sind die Dokumentenmanagement-Lösungen DocuWare und JobRouter – beide vielfach bei mittelständischen Unternehmen im Einsatz, beide mit KI-Komponenten für die intelligente Dokumentenverarbeitung.
Der KI-Einsatz bietet signifikante Vorteile für die Kreditorenbuchhaltung: Rechnungen und sogar unstrukturierte Belege wie Lieferscheine werden automatisch ausgelesen und stehen digital für die Prüfung und Freigabe zur Verfügung. KI kann Dokumente auch automatisch trennen (Stapelscans ohne Trennblätter intelligent zerlegen) und klassifizieren nach Typ.
Insbesondere bei komplexen Rechnungen spielt die Künstliche Intelligenz ihre Stärken aus: Mehrseitige Tabellen mit Einzelposten oder verschachtelten Positionen stellen kein Problem dar – selbst zerknitterte oder fleckige Belege werden zuverlässig erkannt und ausgelesen.
Im Vergleich zum herkömmlichen Intelligent Indexing (regelbasiertes Auslesen) bietet die KI-Extraktion eine noch höhere Trefferquote bei schwierigen Fällen. Die gewonnenen Daten lassen sich anschließend direkt an ein ERP oder Fibu-System (z.B. Sage, SAP, Microsoft Dynamics, DATEV und weitere) übergeben. Beide DMS-Lösungen sorgen außerdem für die revisionssichere Archivierung aller Belege im digitalen Archiv, was den Audit-Trail automatisch mitliefert.
Für viele Mittelständler ist diese Kombination aus Dokumentenmanagement und KI-basiertem Rechnungseingang ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro und effizientere Finanzprozesse.
Damit die Automatisierung in der Rechnungsverarbeitung ihr volles Potenzial entfalten kann, reicht es nicht aus, einfach nur KI einzusetzen – entscheidend ist, wie reibungslos sie sich in die bestehende Systemlandschaft integriert.
Viele mittelständische Unternehmen arbeiten mit etablierten ERP- und Buchhaltungslösungen wie SAP, Sage, DATEV oder Microsoft Dynamics. Die gute Nachricht: DMS-Systeme mit KI-basierter Dokumentenverarbeitung wie DocuWare und JobRouter bieten zahlreiche Schnittstellen und ermöglichen so eine nahtlose Anbindung.
Gleichzeitig erfordert die erfolgreiche Systemintegration jedoch Planung und Expertise. Mittelständische Unternehmen haben meist über Jahre gewachsene IT-Landschaften. Diese Systeme sind das Herzstück der Geschäftsprozesse.
Noch vor der technischen Umsetzung liegt die eigentliche Herausforderung meist in der prozessualen Abstimmung. Wie werden systemübergreifende Workflows abgebildet? Welche Datenfelder müssen synchronisiert werden? Und wie wird mit Ausnahmen oder Fehlerfällen umgegangen?
Unsere Erfahrung aus zahlreichen Digitalisierungsprojekten zeigt: Erfolgreiche KI-Integration und Prozessautomatisierung basieren auf drei wesentlichen Komponenten:
Der Weg zur nachhaltigen KI-Automatisierung
Erfolgreiche KI-Integration beginnt immer mit einer gründlichen Ist-Analyse Ihrer Prozesse. Nur wenn Verantwortlichkeiten, Freigaberegeln und Ausnahmebehandlungen klar definiert sind, kann KI diese Regeln zuverlässig abbilden. Ein stufenweises Vorgehen – vom Pilotprojekt zum Vollrollout – minimiert Risiken und ermöglicht iterative Optimierungen. So entsteht kein isoliertes KI-Tool, sondern ein integriertes System, das mit Ihrem Unternehmen wächst und sich an veränderte Anforderungen anpasst.
Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor bei der Einführung von KI in der Kreditorenbuchhaltung ist das Change Management. Neue Technologien bringen nicht nur Chancen, sondern auch Unsicherheiten mit sich – etwa die Sorge vor Arbeitsplatzverlust oder vor tiefgreifenden Veränderungen im Arbeitsalltag. Hier ist es entscheidend, die Mitarbeitenden frühzeitig mitzunehmen: Transparenz und offene Kommunikation schaffen Vertrauen. Wer das Warum und Wie des KI-Projekts nachvollziehen kann, blickt Veränderungen meist gelassener entgegen.
Führungskräfte sollten die Vorteile der Automatisierung klar benennen:
Schulungen und Workshops helfen, Berührungsängste abzubauen und Sicherheit im Umgang mit den neuen Systemen zu gewinnen. Besonders wirkungsvoll ist es, Key User von Anfang an in die Konzeption und Tests einzubeziehen – so entsteht Akzeptanz aus eigener Erfahrung.
Letztlich entscheidet die Haltung des Teams über den Erfolg der Automatisierung. Ein sorgfältig gestalteter Wandel braucht regelmäßige Updates zum Projektfortschritt, das Feiern von Zwischenerfolgen und offene Feedbackrunden, in denen auch Bedenken Platz haben. Wichtig ist, klarzumachen: KI soll unterstützen, nicht ersetzen. Wenn sichtbar wird, dass Buchhaltungsfachkräfte durch Automatisierung mehr Raum für prüfende und analytische Tätigkeiten gewinnen (statt Belege abzutippen), weicht anfängliche Skepsis meist schnell einer positiven Grundhaltung.
Die Rechnungsverarbeitung ist in jeder Branche ein zentrales Thema, doch die Anforderungen unterscheiden sich mitunter deutlich:
Ein Industriebetrieb erhält z.B. viele Lieferscheine und Bestellungen zu jeder Rechnung, ein Bauunternehmen hat eventuell spezialisierte Bauträger-Rechnungen mit Teilzahlungen und im Handel fallen große Mengen an kleineren Lieferantenrechnungen an.
KI-gestützte Lösungen sind in der Lage, diese Vielfalt zu bewältigen.
DMS-Systeme wie DocuWare und JobRouter bieten vortrainierte Modelle für standardisierte Dokumentklassen (Rechnung, Gutschrift, Bestellung, usw.), die branchenübergreifend vorkommen.
Darüber hinaus lassen sich durch Machine Learning auch branchenspezifische Dokumente anlernen. So können etwa Bau-Rechnungen, die spezielle Positionstabellen und Berechnungen aufweisen, erkannt und ausgelesen werden.
Industriebetriebe, Maschinenbauunternehmen und produzierendes Gewerbe
Projektentwicklung, Bau- und Immobilienunternehmen
Groß- und Einzelhandel
Entscheidend ist, dass die gewählte Plattform flexibel erweiterbar ist und der Hersteller oder Partner bereits Branchen-Know-how mitbringt. DocuWare und JobRouter sind Beispiele für Lösungen, die im Mittelstand breit zum Einsatz kommen und durch hohe Anpassungsfähigkeit überzeugen.
Letztlich profitieren nahezu alle Branchen von beschleunigten Zahlungsprozessen, besserer Datenqualität und der Einhaltung von Compliance-Vorgaben durch KI in der Kreditorenbuchhaltung.
Die Wahl des Umsetzungspartners ist entscheidend, damit ein KI-Projekt in der Kreditorenbuchhaltung reibungslos und erfolgreich verläuft.
WEKO vereint mehrere Kompetenzen unter einem Dach, die für KI-Rechnungsautomation zentral sind:
DMS-Expertise: Als langjähriger DocuWare-Partner (ausgezeichnet als DocuWare Diamond Club Member und Customer Service Champion) und JobRouter-Premium-Partner verfügen wir über Experten-Know-how in der Umsetzung von Dokumentenmanagement-Lösungen.
ERP- und HR-Integration: Wir bringen umfassendes Know-how in der Integration von Systemen mit – etwa Schnittstellen zwischen Dokumentenmanagement und ERP-Systemen (zum Beispiel unsere Sage2DocuWare-Lösung für die nahtlose Übergabe von Belegdaten). Auch in HR-Prozessen wie digitale Personalakten und Vertragsmanagement sind wir versiert, was für bereichsübergreifende Workflows wichtig ist.
Business Process Management: Als Digitalisierungspartner im Mittelstand haben wir hunderte von Projekten im Workflow- und Prozessmanagement umgesetzt. Diese Erfahrung fließt direkt in Ihre KI-Projekte ein – von der Prozessaufnahme über das Design effizienter Workflows bis hin zur technischen Umsetzung mit Plattformen wie DocuWare & JobRouter.
Rundum-Betreuung: Wir setzen auf persönliche Begleitung von der ersten Anforderungsanalyse über die Implementierung bis zum Go-Live und darüber hinaus. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein passgenaues Konzept, das sowohl technische Aspekte (Integration, Datenmigration) als auch den Faktor Mensch (Schulung der Key User, Testphasen) berücksichtigt.
Branchenkenntnis: Durch 30 Jahre Tätigkeit in der Digitalisierung kennen wir die Herausforderungen verschiedenster Branchen im Mittelstand. Ob Fertigung, Bau, Handel oder Dienstleistung – unsere Experten können branchentypische Besonderheiten (z.B. spezielle Rechnungsformate oder Compliance-Vorgaben) antizipieren und die KI-Lösungen darauf einstellen.
Wir bieten Ihnen die Kombination aus Technologie-Kompetenz, Prozessverständnis und Mittelstands-Erfahrung, die notwendig ist, um KI in der Kreditorenbuchhaltung erfolgreich einzuführen.
Möchten Sie die Vorteile von KI in Ihrer Kreditorenbuchhaltung nutzen?
Zögern Sie nicht, den Wandel proaktiv anzugehen. Als erfahrener Digitalisierungspartner stehen wir Ihnen gerne zur Seite – von der ersten unverbindlichen Beratung über eine individuelle Bedarfsanalyse bis hin zur konkreten Umsetzung.
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