Um rechtzeitig auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen ihre Systeme so ausstatten, dass sie elektronische Rechnungen verarbeiten und revisionssicher archivieren können.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) definiert die E-Rechnung folgendermaßen:
Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland für viele Unternehmen Realität. Diese neue Regelung zielt darauf ab, den digitalen Rechnungsaustausch zu vereinheitlichen und die Transparenz sowie Effizienz in der Rechnungslegung zu steigern. Papierrechungen sollen reduziert und die elektronische Rechnungsverarbeitung gefördert werden.
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Für den E-Rechnungsaustausch in der Europäischen Union regelt die Norm EN 16931, welche Inhalte eine E-Rechnung umfassen muss und welches Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung zulässig ist.
Die Norm EN 16931 legt fest, dass E-Rechnungen als strukturierte Daten übermittelt werden sollen, zum Beispiel als XML-Datei oder als PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Hierfür sind Formate wie UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice) zugelassen, die XML-Datenstrukturen verwenden. Beide Formate ermöglichen die standardisierte Übertragung und maschinelle Lesbarkeit der Rechnungsdaten.
XML (Extensible Markup Language) ist eine textbasierte Auszeichnungssprache, die entwickelt wurde, um strukturierte Daten zu speichern und darzustellen. Sie wurde erstmals 1998 vom World Wide Web Consortium (W3C) veröffentlicht und hat sich seither als Standard für den plattformübergreifenden Datenaustausch etabliert.
Das Dokumentenmanagementsystem DocuWare unterstützt die beiden darin vorgesehenen Datenmodelle, also die XML-Syntaxen UBL und CII.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie DocuWare bieten Funktionen, mit denen elektronische Rechnungen automatisiert importiert, Daten extrahiert und revisionssicher abgelegt werden können. Ein geeigneter DMS-Import stellt sicher, dass XML-Daten schnell und korrekt verarbeitet werden, ohne dass Benutzer manuell eingreifen müssen. Diese automatisierte Speicherung und Indexierung bietet klare Vorteile in Bezug auf Zeitersparnis und Prüfsicherheit.
Durch die revisionssichere Archivierung erfüllt das DMS die gesetzlichen Anforderungen, wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in Deutschland.
Die gesetzeskonforme Aufbewahrung ist ein wesentlicher Aspekt bei der Verarbeitung von E-Rechnungen. Das Umsatzsteuergesetz schreibt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen vor. Bei elektronischen Rechnungen gelten unter Beachtung der GoBD besondere Regeln:
Entscheidend ist, dass E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden müssen, in welchem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung in ein anderes Inhouse-Format ist nur dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden (Randziffer 131 der GoBD). Sollte es hier zu Datenverlusten kommen, geht dies zu Lasten des Steuerpflichtigen. Eine Archivierung in ausgedruckter Form ist nicht zulässig. Die Rechnungen müssen maschinell auswertbar bleiben, was bedeutet, dass die elektronische Struktur der Daten einschließlich aller notwendigen Strukturinformationen (z.B. Dateiherkunft) erhalten bleiben muss (Randziffer 128, 129 der GoBD). Dies ermöglicht es den Finanzbehörden, bei Bedarf direkt auf die Daten zuzugreifen und sie auszuwerten.
Um die E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten bearbeiten zu können, müssen Unternehmen ihre Dokumentenabläufe entsprechend konfigurieren. Die folgenden E-Rechnungsformate stehen in Deutschland im Fokus:
Für viele Unternehmen ist die E-Rechnungspflicht ab 2025 der Startschuss für die systematische Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse. Ein zukunftsfähiges DMS wie DocuWare, das E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD sicher verarbeitet und archiviert, schafft eine effiziente und rechtssichere Basis für die digitale Rechnungsverwaltung.
DocuWare lässt sich nahtlos in Ihr ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem integrieren und ermöglicht so eine reibungslose Weiterverarbeitung und Verbuchung Ihrer Rechnungen. Zudem erleichtern automatisierte Workflows im DMS Ihren Arbeitsalltag von der Bestellung bis zur Buchung erheblich. Ein DMS automatisiert das Auslesen von Rechnungsdaten, den Bestellabgleich und Freigabeprozesse, lesen Sie mehr in unserm Blog.
Kontaktieren Sie uns gerne bei weiteren Fragen und vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch:
WEKO unterstützt Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung. Gemeinsam mit unseren Partnern DocuWare und JobRouter bieten wir maßgeschneiderte Lösungen, die Ihre Geschäftsprozesse optimieren und sicherstellen, dass Sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.
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