Die Zeit drängt: Die E-Rechnungspflicht kommt ab 2025!
Um rechtzeitig auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen ihre Systeme so ausstatten, dass sie elektronische Rechnungen verarbeiten und revisionssicher archivieren können.
Was ist eine E-Rechnung?
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) definiert die E-Rechnung folgendermaßen:
Warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland für viele Unternehmen Realität. Diese neue Regelung zielt darauf ab, den digitalen Rechnungsaustausch zu vereinheitlichen und die Transparenz sowie Effizienz in der Rechnungslegung zu steigern. Papierrechungen sollen reduziert und die elektronische Rechnungsverarbeitung gefördert werden.
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Die Norm EN 16931
Für den E-Rechnungsaustausch in der Europäischen Union regelt die Norm EN 16931, welche Inhalte eine E-Rechnung umfassen muss und welches Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung zulässig ist.
Die Norm EN 16931 legt fest, dass E-Rechnungen als strukturierte Daten übermittelt werden sollen, zum Beispiel als XML-Datei oder als PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Hierfür sind Formate wie UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice) zugelassen, die XML-Datenstrukturen verwenden. Beide Formate ermöglichen die standardisierte Übertragung und maschinelle Lesbarkeit der Rechnungsdaten.
XML (Extensible Markup Language) ist eine textbasierte Auszeichnungssprache, die entwickelt wurde, um strukturierte Daten zu speichern und darzustellen. Sie wurde erstmals 1998 vom World Wide Web Consortium (W3C) veröffentlicht und hat sich seither als Standard für den plattformübergreifenden Datenaustausch etabliert.
Das Dokumentenmanagementsystem DocuWare unterstützt die beiden darin vorgesehenen Datenmodelle, also die XML-Syntaxen UBL und CII.
Import, Verarbeitung und revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen
Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie DocuWare bieten Funktionen, mit denen elektronische Rechnungen automatisiert importiert, Daten extrahiert und revisionssicher abgelegt werden können. Ein geeigneter DMS-Import stellt sicher, dass XML-Daten schnell und korrekt verarbeitet werden, ohne dass Benutzer manuell eingreifen müssen. Diese automatisierte Speicherung und Indexierung bietet klare Vorteile in Bezug auf Zeitersparnis und Prüfsicherheit.
Durch die revisionssichere Archivierung erfüllt das DMS die gesetzlichen Anforderungen, wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in Deutschland.
Worauf kommt es bei der Archivierung von E-Rechnungen an?
Die gesetzeskonforme Aufbewahrung ist ein wesentlicher Aspekt bei der Verarbeitung von E-Rechnungen. Das Umsatzsteuergesetz schreibt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen vor. Bei elektronischen Rechnungen gelten unter Beachtung der GoBD besondere Regeln:
Entscheidend ist, dass E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden müssen, in welchem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung in ein anderes Inhouse-Format ist nur dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden (Randziffer 131 der GoBD). Sollte es hier zu Datenverlusten kommen, geht dies zu Lasten des Steuerpflichtigen. Eine Archivierung in ausgedruckter Form ist nicht zulässig. Die Rechnungen müssen maschinell auswertbar bleiben, was bedeutet, dass die elektronische Struktur der Daten einschließlich aller notwendigen Strukturinformationen (z.B. Dateiherkunft) erhalten bleiben muss (Randziffer 128, 129 der GoBD). Dies ermöglicht es den Finanzbehörden, bei Bedarf direkt auf die Daten zuzugreifen und sie auszuwerten.
Die nationalen Standards: XRechnung und ZUGFeRD
Um die E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten bearbeiten zu können, müssen Unternehmen ihre Dokumentenabläufe entsprechend konfigurieren. Die folgenden E-Rechnungsformate stehen in Deutschland im Fokus:
- XRechnung: Die XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) entwickelt. Sie erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931. Die XML-Datenstruktur gewährleistet eine vollständige und maschinell lesbare Verarbeitung. Im Unterschied zu ZUGFeRD enthält dieses elektronische Rechnungsformat keine PDF-Komponente.
Die Verwendung der XRechnung ist seit dem 27. November 2020 für Rechnungen über 1.000 Euro an öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtend. - ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland):
Dieses hybride Format ist eine flexible Lösung, da die XML-Datei in ein PDF eingebettet ist.
So kann die Rechnung in einem Viewer dargestellt werden, ohne dass der XML-Code sichtbar wird – eine gute Wahl für Unternehmen, die ein Format benötigen, das sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.
ZUGFeRD basiert ebenfalls auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN16931. Durch die Kombination aus visuell prüfbarem PDF und automatisierbaren XML-Daten ermöglicht ZUGFeRD eine effiziente Rechnungsverarbeitung.
Bereit für die E-Rechnung?
Für viele Unternehmen ist die E-Rechnungspflicht ab 2025 der Startschuss für die systematische Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse. Ein zukunftsfähiges DMS wie DocuWare, das E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD sicher verarbeitet und archiviert, schafft eine effiziente und rechtssichere Basis für die digitale Rechnungsverwaltung.
DocuWare lässt sich nahtlos in Ihr ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem integrieren und ermöglicht so eine reibungslose Weiterverarbeitung und Verbuchung Ihrer Rechnungen. Zudem erleichtern automatisierte Workflows im DMS Ihren Arbeitsalltag von der Bestellung bis zur Buchung erheblich. Ein DMS automatisiert das Auslesen von Rechnungsdaten, den Bestellabgleich und Freigabeprozesse, lesen Sie mehr in unserm Blog.
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