Papier zu digital: Die 7 wichtigsten Fragen zum digitalen Posteingang

Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Bewerbungsunterlagen – wie viel Zeit verbringen Sie mit dem Sortieren und Zuordnen von Dokumenten? 

Ist Ihre Antwort „zu viel“, dann sollten Sie unbedingt weiterlesen. Der digitale Posteingang vereinfacht Ihren Büroalltag, indem er lästiges manuelles Sortieren und Abtippen übernimmt und Ihre Workflows deutlich effizienter macht. 

Sie möchten Ihren Posteingang digitalisieren?

Wir beantworten die 7 zentralen Fragen zum digitalen Posteingang:

1. Was ist ein digitaler Posteingang – und warum ist er von zentraler Bedeutung für effiziente Prozesse?

Der digitale Posteingang bildet das zentrale Element der Dokumentenverarbeitung in Unternehmen und löst den klassischen physischen Posteingang ab. Er erfasst eingehende Dokumente zentral, strukturiert sie automatisch und leitet sie an die zuständigen Prozesse und Mitarbeiter weiter.

Somit dient der digitale Posteingang als Ausgangsbasis für die Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Dokumentenflusses im Unternehmen und ersetzt zeitaufwändige manuelle Sortier-, Erfassungs- und Verteilarbeiten.

Das sind die wichtigsten Vorteile des digitalen Posteingangs:

• Keine doppelte Erfassung und kein manuelles Verteilen mehr
• Zentrale, digitale und revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente
• Rückverfolgbarkeit, Fristenüberwachung und Compliance (GoBD und DSGVO-konforme Archivierung) werden sichergestellt
• Bearbeitung beginnt sofort nach Eingang
• Reduktion von Papierarchiven, Porto- und Prozesskosten
• Grundlage für weitere Automatisierung im Unternehmen

2. Wie funktioniert die Dokumentenerfassung im digitalen Posteingang? 

Dokumente werden aus unterschiedlichen Quellen erfasst und für die Weiterverarbeitung aufbereitet:

Papierpost:
Eingehende Papierdokumente werden mit Dokumentenscannern digitalisiert. Die Dokumente werden dabei in durchsuchbare PDFs umgewandelt (OCR-Texterkennung).

E-Mails:
E-Mails und deren Anhänge (z. B. Rechnungen, Verträge, Bewerbungen) werden automatisch aus definierten Postfächern extrahiert und strukturiert im DMS abgelegt.

Digitale Uploads:
Benutzer können Dokumente wie PDFs, Office-Dateien oder Bildformate in den digitalen Posteingang hochladen.

Automatisierter Import:
Systeme wie ERP, CRM oder Branchensoftware können Dokumente über Schnittstellen automatisiert an das DMS übergeben.

3. Wie unterstützt künstliche Intelligenz die automatische Dokumentenverarbeitung?

Künstliche Intelligenz (KI) analysiert eingehende Dokumente nicht nur hinsichtlich ihrer Textinhalte, sondern erkennt zusätzlich:

• Strukturmerkmale (z. B. Position von Logos, Tabellen, Unterschriften)
• Semantische Inhalte (z. B. Begriffe wie „Rechnung“, „Kündigungsfrist“, „Bewerbung“)
• Kontextinformationen (z. B. E-Mail-Betreff, Absenderadresse, Zeitstempel)

Die KI wird mit Beispieldokumenten trainiert (Machine Learning) und lernt, verschiedene Dokumenttypen zuverlässig zu unterscheiden und zu klassifizieren. Auf Basis dieses Trainings trifft sie automatisierte Entscheidungen im Zuordnungs- und Verarbeitungsprozess.

Beispiele:

Eine Eingangsrechnung mit einem typischen Layout und Schlüsselbegriffen wie „Rechnung“ oder „Bruttobetrag“ wird als solche erkannt und automatisch dem digitalen Rechnungseingangsprozess zugewiesen.

Eine E-Mail mit PDF-Anhang wird als Bewerbung klassifiziert. Der Anhang wird extrahiert und der richtigen digitalen Bewerberakte zugeordnet.

Ein Vertrag wird als solcher erkannt. Laufzeit, Vertragspartei und Kündigungsfrist werden extrahiert und der Vertrag in der Vertragsakte abgelegt – inklusive automatischer Fristenüberwachung.

Die KI erkennt automatisch die digitale Aktenstruktur und ordnet eingehende Dokumente den entsprechenden digitalen Akten zu. Relevante Daten werden dabei extrahiert und stehen direkt zur Weiterverarbeitung bereit. Manuelles Abtippen und Doppelerfassungen entfallen.

Beispiele für digitale Akten:

• Personalakte: Arbeitsverträge, Krankmeldungen, Zeugnisse, Lohnabrechnungen
• Vertragsakte: Miet-, Service- oder Kundenverträge mit integriertem Fristenmanagement
• Bewerberakte: Lebenslauf, Anschreiben, Interviewnotizen
• Kundenakte: Schriftverkehr, Angebote, Bestellungen, E-Mails
• Bestell- / Lieferantenakte: Verträge, Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsbedingungen
  
  

4. Wie funktioniert die automatische Trennung von Dokumenten bei einem Stapelscan?

Intelligent Document Processing (IDP) – intelligente Dokumentenverarbeitung – nutzt die Splitting-Funktion, um gescannte Dokumentenstapel automatisiert in Einzeldokumente zu zerlegen:

Die gesamte eingehende Papierpost wird in einem Stapel gescannt, das System erkennt Trennmerkmale zwischen einzelnen Dokumenten – z. B. Seitenstruktur, Formularkennzeichen, Leerseiten oder visuelle Muster – und segmentiert den Scan automatisch in Einzeldokumente.

Manuelle Trennmethoden wie Barcodes / QR-Codes als Trennmarker, Trennblätter oder Leerseiten sind dank KI nicht mehr nötig.

5. Welche Rolle spielen Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare oder JobRouter beim digitalen Posteingang?

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie DocuWare und JobRouter bilden die technologische Grundlage für einen effizienten digitalen Posteingang und automatisiertes, digitales Dokumentenmanagement.

Sie übernehmen folgende zentrale Aufgaben:

Dokumente zentral erfassen und verarbeiten
Beide Systeme integrieren Dokumente aus verschiedenen Quellen – etwa Papierpost oder E-Mails – in einen einheitlichen digitalen Workflow.

Workflow-Steuerung
Die Dokumentenmanagementsysteme DocuWare und JobRouter steuern die Weiterleitung von Dokumenten regelbasiert an die zuständigen Stellen – z. B. Rechnungen an die Buchhaltung oder Bewerbungen an das Personalwesen.

Zudem unterstützen sie komplexe Workflow-Szenarien, wie z. B. automatische Fristenüberwachung oder mehrstufige Freigabeprozesse.

Gesetzeskonforme Archivierung: Compliance und Sicherheit
Beide Systeme erfüllen hohe Anforderungen an Rechtssicherheit und Datenschutz:

• Revisionssichere Archivierung nach GoBD
• DSGVO-konforme Datenverarbeitung durch Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und lückenlose Audit-Trails

6. Lohnt sich der Einsatz eines DMS für mittelständische Unternehmen?

Ja – insbesondere mittelständische Unternehmen profitieren deutlich vom Einsatz eines DMS und einem zentralen digitalen Posteingang:

• Dokumentenprozesse werden beschleunigt, z. B. durch automatisierte Workflows und digitale Freigaben.
• Papierarchive entfallen – das spart Platz und senkt Lager- und Verwaltungskosten.
• Dokumente sind zentral archiviert und per Klick auffindbar.
• Mitarbeitende gewinnen Zeit für wertschöpfende Aufgaben statt manueller Ablage und Dokumentensuche.
• Alle Dokumente sind revisionssicher und gesetzeskonform abgelegt.
  
  

7. Wie beginne ich ein solches Projekt – und wer unterstützt mich dabei?

Der Weg zu einem funktionierenden digitalen Posteingang und der Integration eines leistungsfähigen digitalen Dokumentenmanagements beginnt mit einer klaren Struktur – und einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite. Bei WEKO wissen wir: Der Einstieg muss nicht kompliziert sein, wenn man ihn systematisch angeht. 

WEKO unterstützt Sie dabei von Anfang an: Wir analysieren gemeinsam Ihre bestehenden Eingangskanäle, identifizieren typische Dokumentenarten und entwickeln daraus konkrete, praxistaugliche Akten- und Prozessstrukturen – etwa für Eingangsrechnungen, Verträge oder Personaldokumente. Dabei bringen wir nicht nur die Software ein, sondern auch jahrelange Erfahrung in der Prozessoptimierung. Unser Ziel: Ihnen den Einstieg in die digitale Dokumentenverarbeitung so einfach und wirkungsvoll wie möglich zu machen.

Jetzt ist der richtige Moment für Ihren digitalen Posteingang

Machen Sie den nächsten Schritt und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Ihr Unternehmen mit einem digitalen Posteingang und automatisiertem Dokumentenmanagement spürbar effizienter und zukunftssicher wird.