Digitalisierungslösungen von WEKO: DMS, ERP und Workflows aus einer Hand
Geschäftsführungen und IT-Leitungen – ob in mittelständischen Unternehmen oder Behörden – stehen vor der Aufgabe, digitale Nachhaltigkeit und effizientes Wirtschaften in Einklang zu bringen. Kunden und Partner erwarten zunehmend umweltbewusstes Handeln.
Digitale Transformation und Prozessautomatisierung bieten hier einen Ausweg: Sie verbindet ökologischen Nutzen mit betrieblicher Optimierung. Jede digitalisierte Akte und jeder automatisierte Prozess leisten einen direkten Beitrag zum Klimaschutz im Unternehmen – jedes eingesparte Papierdokument zählt, um die Umwelt zu entlasten. Das papierlose Büro ist damit ein wichtiger Beitrag zum Klimaschutz und bringt Unternehmen gleichzeitig Kosteneinsparungen sowie eine spürbare Effizienzsteigerung. Nachhaltigkeit durch Digitalisierung ist folglich mehr als ein Trend, sie wird zum entscheidenden Faktor für zukunftsfähiges Wirtschaften.
Nachhaltigkeit ist längst nicht mehr nur freiwilliges „Greenwashing“, sondern zunehmend Pflicht und strategischer Erfolgsfaktor zugleich. Die Erwartungshaltung von Kunden, Gesetzgebern und Investoren zwingt Unternehmen zum Umdenken – und eröffnet Chancen, durch moderne Technologien wettbewerbsfähiger und resilienter zu werden. Viele Unternehmen erkennen hier noch ungenutztes Potenzial: Laut einer Studie rechnen über 50 % der Entscheider mit einer deutlichen Zunahme automatisierter Abläufe und sechs von zehn Firmen treiben Digitalisierungsprojekte zur Prozessautomatisierung aktiv voran. Die Mehrheit der Unternehmen bemängelt ineffiziente Abläufe und sucht nach Lösungen, um durch digitale Geschäftsprozesse sowohl Kosten zu senken als auch Ressourcen zu schonen (Soprasteria Studie). Auch regulatorisch steigt der Handlungsdruck.
Ein aktuelles Beispiel ist die E-Rechnungspflicht ab 2025: Unternehmen im B2B müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und gesetzkonform zu archivieren, was viele Betriebe zur Modernisierung ihrer Prozesse zwingt. Großunternehmen sind hier oft besser vorbereitet, während insbesondere kleine und mittlere Betriebe noch Nachholbedarf haben. Wer jetzt nicht handelt, riskiert Mehraufwand im Tagesgeschäft und Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Nachhaltigkeit und Digitalisierung gehen hier Hand in Hand: Durch digitale Workflows (z. B. elektronische Rechnungsverarbeitung oder Archivierung) erfüllen Unternehmen nicht nur neue Compliance-Vorgaben, sondern verbessern auch ihre operative Effizienz.
Ein zentraler Hebel für nachhaltiges Wirtschaften ist das papierlose Büro. Papier zu sparen, schont Klima und Wälder – und die Zahlen dahinter sind eindrucksvoll. Eine Packung mit 500 Blatt Druckerpapier verursacht etwa 2,4 kg CO2 (Nachhaltigkeitsstrategie).
Diese Fakten verdeutlichen: Jedes Blatt Papier, das nicht verbraucht wird, reduziert den CO2-Fußabdruck des Unternehmens.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) macht das papierlose Büro zur Realität. Digitalisiertes Dokumentenmanagement ersetzt tonnenweise Aktenordner und Ausdrucke. Jede Rechnung, die digital erfasst und archiviert wird, spart Papier, Druckertinte, Toner und Energie ein. Zudem entfallen die Ressourcen für Druckerhardware, Ersatzteile und die Lagerung von Papierbergen. Das Ergebnis ist eine Win-win-Situation: Weniger Papierverbrauch entlastet die Umwelt und senkt gleichzeitig die Kosten.
Darüber hinaus steigert ein DMS die Prozesseffizienz erheblich. Keine physischen Ordner mehr, kein langwieriges Suchen nach Belegen – all das gehört der Vergangenheit an. Stattdessen sind digitale Dokumente über Volltextsuche oder Indexbegriffe in Sekunden auffindbar. Wo zuvor Mitarbeiter Minuten oder Stunden in Archiven verbrachten, genügen nun wenige Klicks. Umwelt und Belegschaft profitieren gleichermaßen von diesen Erleichterungen. Nebenbei erhöht die digitale Ablage auch die Auskunftsfähigkeit und Transparenz: Berechtigte können jederzeit und ortsunabhängig auf die benötigten Unterlagen zugreifen, was flexibles Arbeiten unterstützt.
Nicht zuletzt verbessert ein DMS die Compliance-Sicherheit im Dokumentenhandling. Digital archivierte Dokumente werden GoBD-konform und revisionssicher abgelegt, jede Änderung lässt sich lückenlos nachverfolgen. Es ist nicht mehr nötig, „zur Sicherheit“ Dokumente zusätzlich auszudrucken und abzuheften – ein häufiger Prozess in Papierwelten, der mit digitalem Management entfällt. Durch Versionierung und Protokollierung erfüllt ein professionelles DMS die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, ohne dass dafür Räume voller Ordner klimatisiert und verwaltet werden müssen. Das schont Ressourcen und Nerven zugleich. Kurzum: Moderne DMS-Lösungen ermöglichen eine digitale, rechtssichere Ablage aller Unternehmensdokumente, sparen tonnenweise Papier ein und steigern die Produktivität im Arbeitsalltag.
Digitalisierung heißt nicht nur Dokumente digitalisieren, sondern auch Prozesse neu denken.
Viele Arbeitsabläufe – vom Rechnungseingang über Bestellfreigaben bis zum Personalwesen – lassen sich heute durch Workflow-Automatisierung erheblich optimieren. Das wirkt sich nicht nur auf Geschwindigkeit und Kosten aus, sondern auch positiv auf die Nachhaltigkeit. Wer es schafft, repetitive Prozesse zu automatisieren, erzielt gleich mehrere Vorteile: geringere Kosten, Zeitersparnis, Qualitätssteigerung und mehr Nachhaltigkeit . Denn unnötiger Ressourcenverbrauch zeigt sich oft in ineffizienten Prozessen: Doppelerfassungen, Fehlerkorrekturen, Wartezeiten und Medienbrüche verschwenden Arbeitszeit, Material und Energie. Automatisierung setzt genau hier an und eliminiert diese Verschwendungen.
Ein anschauliches Beispiel ist die intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI. In vielen Buchhaltungen bestimmen heute noch manuelle Schritte den Alltag – Belege werden aus E-Mails ausgedruckt, händisch geprüft und mehrfach abgetippt. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit digitalen Workflows und KI-Unterstützung lässt sich dieser Prozess Ende-zu-Ende automatisieren, vom Posteingang bis zur Verbuchung. Die Effekte sind dramatisch: Die Bearbeitungszeit pro Dokument kann durch intelligente Automatisierung um bis zu 90 % reduziert werden (WEKO Blog)
Neben der Zeitersparnis werden Fehler nahezu eliminiert, da Systeme mit 98 % Genauigkeit Daten aus Belegen auslesen. Beschleunigte Abläufe sparen nicht nur Personalkapazität, sondern senken auch Papier- und Druckkosten, weil z. B. Durchschläge oder Ausdrucke für Freigaben entfallen.
Im Tagesgeschäft machen sich digitalisierte Prozesse bemerkbar. Home-Office und Remote Work – in der Pandemie vielerorts etabliert – sind ohne digitale Infrastruktur und Cloud-basierte Dokumentenprozesse undenkbar. Mitarbeiter können von zu Hause aus auf alle relevanten Daten zugreifen, Dokumente digital erstellen, prüfen und freigeben. Dadurch entfallen für viele die täglichen Pendelwege, was Staus, Treibstoffverbrauch und CO₂-Ausstoß reduziert. Bereits vor Corona verbrannten Pendler jährlich unzählige Stunden im Verkehr. Jede vermiedene Autofahrt entlastet daher die Umwelt. Virtuelle Zusammenarbeit ermöglicht es Teams, standortübergreifend an Projekten zu arbeiten und gleichzeitig Dienstreisen auf das Nötigste zu reduzieren. Für die Unternehmen bedeutet das: weniger Reisekosten und Reisezeitverlust – für die Umwelt: weniger Emissionen durch Flugzeuge und Autos.
Wie lässt sich Nachhaltigkeit durch Digitalisierung nun konkret umsetzen? Entscheidend ist ein ganzheitlicher Ansatz, der verschiedene Systeme integriert. WEKO hat sich darauf spezialisiert, Lösungen für Dokumentenmanagement, ERP und Prozessautomatisierung nahtlos miteinander zu verbinden. Als langjähriger DocuWare-Partner (ausgezeichnet als DocuWare Diamond Club Member) und JobRouter-Premium-Partner verfügt WEKO über umfangreiches Experten-Know-how in der Umsetzung von Dokumentenmanagement-Lösungen. Gleichzeitig ist WEKO erfahrener Sage-Partner für betriebswirtschaftliche Software. Diese Kombination ermöglicht es, Insellösungen zu vermeiden und durchgängige digitale Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg zu schaffen.
Durch die von WEKO entwickelte Schnittstelle zwischen Sage 100 (ERP) und DocuWare (DMS) entsteht ein durchgängiger, digitaler Belegfluss – Angebote, Rechnungen und Lieferscheine werden automatisch archiviert, direkt im ERP abrufbar und vollständig GoBD-konform verwaltet.
Nachhaltigkeit zeigt sich für WEKO nicht nur in digitalen Prozessen, sondern auch im Handeln: Im April beteiligte sich das Team aktiv an einer Baumpflanzaktion im Thüringer Wald. Innerhalb eines Tages wurden 500 neue Setzlinge gepflanzt – ein Beitrag zum klimastabilen Mischwald und ein Zeichen dafür, dass Zukunftsfähigkeit digital wie ökologisch gedacht werden muss.
WEKO kombiniert in seinen Projekten ERP, DMS und Workflow-Lösungen zu integrierten, maßgeschneiderten Systemen. So entstehen medienbruchfreie Prozesse, die den Ressourcenverbrauch senken und gleichzeitig Transparenz, Effizienz und Nachhaltigkeit steigern.
Mit über 30 Jahren Erfahrung unterstützt WEKO Sie dabei, Ihre digitale Transformation nachhaltig voranzutreiben und Ihre Ziele zu erreichen. Als Digitalisierungspartner für Sage-ERP, Dokumentenmanagement (DocuWare) und Workflow-Automatisierung (JobRouter) begleiten wir Sie von der ersten Beratung über die Implementierung bis hin zum go-live Ihrer Lösung. Machen Sie Ihr Unternehmen jetzt fit für eine nachhaltige digitale Zukunft – kontaktieren Sie uns, und wir entwickeln gemeinsam die passende Strategie für Ihre grüne Digitalisierung!