Weniger Hype, mehr Tagesgeschäft: KI im Dokumentenmanagement 2026

Warum KI 2026 über Effizienz entscheidet

Drei Entwicklungen erhöhen aktuell den Anpassungsdruck auf klassische papierbasierte Abläufe:

• Gesetzliche Rahmenbedingungen: Mit der E-Rechnungspflicht seit 2025 steigen die Anforderungen an die Buchhaltung. Eine aktuelle Studie zeigt, dass 94% der IT-Verantwortlichen neue Technologien inzwischen als notwendig erachten, um diese rechtlichen Vorgaben effizient und sicher umzusetzen.

• Fachkräftesituation: Qualifiziertes Personal ist für reine Datenerfassung oft zu wertvoll. Unternehmen betrachten Automatisierung als wichtigen Ansatz, um ihre Teams von Routinearbeiten zu entlasten.

• Datenqualität: Viele Unternehmen berichten von Herausforderungen durch unvollständige Daten, oft verursacht durch manuelle Übertragungen. Eine verlässliche Datenbasis ist jedoch entscheidend für präzise Liquiditäts- und Kostenplanungen.

In Kürze: Die E-Rechnung und knappe Personalressourcen machen Digitalisierung und Automatisierung zu einem logischen Schritten, um Rechtssicherheit zu gewährleisten und Freiräume im Tagesgeschäft zu schaffen.

Was sich in der Praxis bewährt hat

Diese Anwendungsfelder haben sich im Mittelstand als stabil und leistungsfähig etabliert:

• Automatische Dokumentenerkennung: KI-basierte Lösungen sortieren automatisch beim Eingang, ob es sich um Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine handelt, und leiten die Dokumente in den richtigen Workflow weiter.

• Trennung von Stapel-Scans und PDF-Dateien (Splitting): Häufig landen mehrere Dokumente in einer einzigen Datei. Um sie weiterzuverarbeiten, müssen diese wieder getrennt werden – manuell ein enormer Aufwand. KI-Technologie automatisiert diesen Prozess und teilt Scans und PDF-Dateien in einzelne Dokumente auf.
• Automatisches Zuschneiden (Cropping): KI-gestütztes Cropping analysiert Dokumente, erkennt relevante Inhalte und passt diese automatisch auf die optimale Größe an. Dabei entfernt die Technologie überflüssige Leerräume.
• Intelligentes Auslesen von Daten: KI-basierte Workflows erfassen nicht nur Text, sondern erkennen Zusammenhänge – etwa Beträge, Steuersätze oder Artikelnummern.
  
  Sobald ein Dokument identifiziert und automatisiert abgelegt ist, kann sofort der passende Workflow gestartet werden. Beispielsweise leitet das Dokumentenmanagement-System eine als Rechnung erkannte Datei direkt in den Freigabe- und Buchungsprozess. Existiert eine Bestellung aus dem Einkauf, kann diese automatisch mit Rechnung und Lieferschein abgeglichen werden,
  

Bitkom-Analysen bestätigen den Wandel: Digitale Lösungen im Büro sind heute der Standard – 100% der Unternehmen nutzen mittlerweile Software für Verwaltungs- und Büroprozesse.

Dabei rückt die Künstliche Intelligenz in den Fokus: Laut Digital Office Index 2024 plant oder nutzt bereits mehr als die Hälfte der Unternehmen KI-Lösungen zur Automatisierung. Wer hier investiert, verschafft sich einen Vorsprung, während rein manuelle Prozesse zunehmend zum Wettbewerbsnachteil werden.

Dabei gilt: Diese Funktionen entfalten ihren vollen Nutzen meist dann, wenn sie tief in bestehende ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme integriert sind und eine gute Datenbasis als Grundlage dient. 

Intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing) in der Praxis: Alles, was Sie über die KI im Dokumentenmanagement wissen müssen >

Hürden in der Umsetzung vermeiden

Erfahrungsgemäß liegen Herausforderungen oft weniger in der Technik als in der Vorbereitung.

• Prozessanalyse vor Softwareeinführung: Eine häufige Fehlerquelle ist die unzureichende Analyse der unternehmensinternen Abläufe vor dem KI-Einsatz. Es empfiehlt sich, erst die internen Abläufe und den Nutzen von KI in den einzelnen Prozessabschnitten zu definieren, bevor digitale Lösungen aufgesetzt werden.
  
  WEKO startet jedes Projekt standardmäßig mit einer strukturierten Prozessanalyse, um Abläufe zu klären und den konkreten Nutzen in jedem Prozessschritt sauber zu definieren. Mehr zu unserer Projektmethodik >

• Klare Berechtigungsstrukturen: Investitionen in KI greifen am besten, wenn Zuständigkeiten und Zugriffsrechte vorab definiert sind. Eine Einbettung in ein zentrales, revisionssicheres System verhindert Datensilos in einzelnen Abteilungen.

• Klare Datenstrukturen: KI ist Mittel zum Zweck. Eine saubere Stammdatenstruktur bildet die Basis für den erfolgreichen KI-Einsatz. Der Einsatz von KI gewährleistet dann langfristig eine hohe Datenqualität.

Unsere Empfehlung: Wer erst die Prozesse schärft und dann automatisiert, sichert sich den größten Investitionsnutzen.

Unsere Empfehlung für 2026

Vier Schritte haben sich für mittelständische Unternehmen bewährt:

• • E-Rechnung als Startpunkt: Die Umstellung bietet eine gute Gelegenheit, den Rechnungseingang prozessual neu und durchgängig digital aufzustellen.

  • Fokus auf Kernprozesse: Es lohnt sich, mit einem dokumentenintensiven Bereich zu starten (z. B. Buchhaltung oder Einkauf). So lassen sich erste Erfolge schnell realisieren, ohne die Organisation zu überfordern.

    Mehr erfahren:
    KI in der Buchhaltung & Einkauf
    
    

  • Integration nutzen: Achten Sie auf Lösungen, die nahtlos mit Ihrer bestehenden IT-Landschaft kommunizieren, um Medienbrüche zu vermeiden.

  • Organisatorischer Rahmen: Klären Sie Verantwortlichkeiten frühzeitig. Das erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und sorgt für reibungslose Abläufe.

KI im Dokumentenmanagement ist in der unternehmerischen Realität angekommen. Wer gezielt in Prozessqualität und Integration investiert, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern entlastet auch spürbar die eigenen Mitarbeiter.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist kein Buzzword mehr, sondern eine reale, praxistaugliche Lösung. 2026 geht nicht mehr um das „Ob“, sondern um das „Wie“.