Warum Entscheider im Einkauf auf digitale Schnittstellen setzen müssen

Laut der PwC Digital Procurement Survey 2020/2021 arbeiten Einkaufsabteilungen, die auf digitale Werkzeuge und integrierte Partner-Ökosysteme setzen, effizienter und transparenter – und sichern sich damit klare Wettbewerbsvorteile. 

Das zeigt deutlich, wie viel Potenzial in digital integrierten Prozessen steckt, vor allem in Bereichen, die bisher stark von manuellen Eingriffen geprägt sind. Doch die Realität in vielen Einkaufsabteilungen sieht noch ganz anders aus.

Insellösungen als versteckte Kostenfalle

Trotz Digitalisierung an allen Ecken arbeiten viele Einkaufsabteilungen noch immer mit Prozessen aus der Vor-Cloud-Ära. Statt vernetzt und transparent zu handeln, wird gestückelt, geschoben und improvisiert. Medienbrüche, manuelle Workarounds und fehlende Systemintegration verursachen unnötige Kosten und bremsen Teams und Entscheidungen aus. Während sich die Rahmenbedingungen dynamisch verändern, bleiben viele Einkaufsprozesse erstaunlich statisch. 

So sieht Beschaffung ohne Systemintegration aus

Ein Autohaus bestellt regelmäßig Ersatzteile bei verschiedenen Lieferanten. Die Bestellung wird per E-Mail geschickt, die Bestätigung kommt als PDF, der Lieferschein liegt später in Papierform im Lager und die Rechnung landet separat in der Buchhaltung. Wenn dann ein Teil fehlt oder der Preis nicht stimmt, beginnt das Chaos: Das Lager sucht nach dem Lieferschein, Bestellung, Lieferschein und Rechnung müssen umständlich manuell abgeglichen werden. Der gesamte Prozess verzögert sich und das oft nur, weil die Systeme nicht miteinander verbunden sind.

Oft fehlt die direkte Verbindung zwischen ERP (Warenwirtschaft) und Dokumentenmanagement. Das Resultat: Verzögerungen, Mehraufwand, Intransparenz.

Einkaufsprozesse heute und morgen:

Der Mehrwert integrierter Einkaufsprozesse:

Wenn alle Systeme miteinander kommunizieren, entsteht ein durchgängiger Datenfluss. Das heißt konkret:

• Automatische Belegübertragung aus dem ERP ins DMS, strukturiert und rechtskonform
• Konsistente Stammdaten ohne Mehrfachpflege
• Indexierung, Versionierung und Zugriffsprotokolle für Audit-Sicherheit

• Direkter Dokumentenzugriff im ERP oder FiBu-System für schnellere Entscheidungen

• Skalierbarkeit bei wachsenden Belegvolumina – weniger Fehler, mehr Tempo

WEKO: Ihr Partner für digitale Beschaffungsprozesse

WEKO unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung des Einkaufs mit praxiserprobter Schnittstellenkompetenz. Wir integrieren ERP-, DMS- und Buchhaltungssysteme zu einer funktionierenden Einheit abgestimmt auf Ihre Prozesse.

Beispiel: Sage 100 × DocuWare (Sage2DocuWare)

Die von WEKO entwickelte und zertifizierte Schnittstelle automatisiert dokumentenbezogene Prozesse in Einkauf und Buchhaltung – gesetzeskonform und bidirektional:

• Echtzeit-Stammdatenübertragung (Kreditoren, Debitoren, Kostenstellen und weitere)

• Automatische Buchungsübergabe aus DocuWare an das Sage Rechnungswesen

• Buchungsimport mit Split-Funktion für komplexe Kostenverteilungen

• Auto-Archivierung und Versionierung erzeugter Belege nach GoBD

• One-Click-Dokumentenverfügbarkeit direkt aus der Sage-Oberfläche

• Mehrmandantenfähigkeit ohne Zusatzmodule

• Automatischer Bestellabgleich mit Erzeugung des Rechnungseingangsbelegs in der Sage Warenwirtschaft

Praxisbeispiel – Haberling GmbH & Co. (Logistik)

Ausgangslage: Manueller Rechnungseingang ohne direkten Belegzugriff aus Sage.
Lösung: Einführung von DocuWare und WEKO Sage2DocuWare, passgenaue Workflows, GoBD-konform.
Ergebnis: Durchgängige digitale Verarbeitung vom Eingang bis zur Buchung, Belege direkt aus Sage abrufbar, mobil nutzbar und revisionssicher.
Mehr erfahren Sie in unserem Bericht

So gelingt der Start – in 5 Schritten

1. Ist-Analyse: Medienbrüche, Doppelpflege und Rechtssicherheitsrisiken identifizieren

2. Fokusbereich wählen: zum Beispiel Einkauf oder Buchhaltung mit schnell messbarem Nutzen

3. Schnittstellenkompetenz sichern: mit zertifizierten Partnern wie WEKO

4. Prozessdesign: Standardabläufe adaptieren und schrittweise digitalisieren

5. Schulung und Onboarding: frühzeitig einbinden, Quick Wins sichtbar machen

Klares Fazit: Integration ist der neue Standard

Unternehmen, die konsequent in Schnittstellen investieren, profitieren von nachvollziehbaren, effizienten und skalierbaren Prozessen. Sie reduzieren Fehler und Kosten, erfüllen regulatorische Vorgaben verlässlich und stärken die Zusammenarbeit über alle Abteilungen hinweg.

Nutzen Sie jetzt Ihre Chancen: Fordern Sie eine individuelle kostenlose Schnittstellenanalyse für Ihr Unternehmen an – in 30 Minuten erfahren Sie, wie Sie Kosten reduzieren, Prozesse verschlanken und sofort Potenziale für mehr Wachstum freilegen.

Sichern Sie sich Ihren Vorsprung – sprechen Sie mit unseren Experten und stellen Sie heute die Weichen für ein skalierbares und gewinnorientiertes Unternehmen.