E‑Rechnungen GoBD‑konform einführen. Bereiten Sie sich jetzt vor!
Die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung seit Januar 2025 sorgt bei vielen Unternehmen für Unsicherheit. Doch sehen Sie diese Umstellung nicht als lästige Pflicht! Ziehen Sie erhebliche Vorteile daraus und stellen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher auf.
Zu unseren Referenzen und Erfolgsgeschichten
Warum die E-Rechnung eine Chance ist
- Effizienzsteigerung:
Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Rechnungen schneller und fehlerfrei bearbeitet werden. Sie sparen Zeit und reduzieren die Fehlerquote erheblich. Beispiele: Automatisches Auslesen, schnelles Auffinden, Übergabe der Daten und Verbindung mit dem Rechnungswesen oder der Warenwirtschaft. - Kostenersparnis:
Weniger Papierverbrauch und reduzierte Lagerkosten für physische Dokumente führen zu deutlichen Kosteneinsparungen. - Umweltfreundlichkeit:
Ein papierloses Büro schont die Umwelt und unterstützt Ihre Nachhaltigkeitsziele. - Revisionssicherheit und Rechtssicherheit:
E‑Rechnungen sind strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen. Wenn sie richtig eingerichtet sind und in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden, erfüllen sie die gesetzlichen Vorgaben und ermöglichen, Daten sicher zu speichern und vor unerlaubtem Zugriff zu schützen.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Sie?
✓ Seit 01.01.2025: BEREITS PFLICHT
Empfangspflicht für E-Rechnungen
Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E‑Rechnungen im B2B empfangen und in ihren Prozessen weiterverarbeiten können (EN‑16931, z. B. XRechnung/ZUGFeRD‑XML).
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrkartenverkauf sowie steuerfreie Umsätze sind nicht betroffen.
Revisionssichere Archivierung
E-Rechnungen müssen GoBD-konform im strukturierten Originalformat archiviert werden: unveränderbar, maschinell auswertbar, vollständig nachvollziehbar. Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre (§ 147 AO für Buchungsbelege, seit 2025).
Unsere Empfehlung: Durchgängig digitale Verarbeitung
Wir empfehlen eine durchgängige digitale Verarbeitung zusätzlich dringend, um den vollen Nutzen der E-Rechnung und strukturierter Daten zu realisieren.
Die strukturierten Daten sollten direkt in Ihr ERP- oder Fibu-System übernommen werden, um Medienbrüche und Fehler durch Ausdrucken und manuelles Abtippen zu vermeiden. Digitale Freigabeworkflows erhöhen die Effizienz und verkürzen Bearbeitungszeiten. Wichtig: Die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung ist gesetzliche Pflicht.
→ Bis 31.12.2026: ÜBERGANGSPHASE FÜR DIE AUSSTELLUNG
Papierrechnungen sind in der Übergangszeit weiterhin zulässig. PDF‑Rechnungen oder andere nicht EN‑16931‑konforme elektronische Formate (z. B. klassisches EDI) sind in 2026 zulässig, aber nur mit dokumentierter Empfängerzustimmung.
Empfehlung:
Spätestens Ende 2026 sollte Ihre Lösung für den Empfang von E-Rechnungen vollständig implementiert sein, um rechtzeitig betriebsbereit zu sein.
→ Ab 01.01.2027: AUSSTELLUNGSPFLICHT – UMSATZABHÄNGIG
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E‑Rechnungen im B2B‑Bereich ausstellen. Unternehmen, die unter diesem Vorjahresumsatz liegen, dürfen im Jahr 2027 übergangsweise weiterhin Papierrechnungen nutzen. PDF oder andere nicht EN‑16931‑konforme elektronische Formate sind in den Übergangsjahren nur mit Empfängerzustimmung zulässig
→ Ab 01.01.2028: AUSSTELLUNGSPFLICHT – ALLE UNTERNEHMEN
Alle Unternehmen – unabhängig von der Größe – müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen können. E-Rechnungen müssen revisionssicher im strukturierten Originalformat archiviert werden (8 Jahre Aufbewahrungspflicht).
→ Geplant: PEPPOL & DIGITALE MELDEPFLICHTEN
Perspektivisch kommen weitere Anforderungen hinzu: Der strukturierte Rechnungsaustausch – je nach Land – über digitale staatliche Plattformen oder zertifizierte Netze wie z.B. PEPPOL. Zudem werden digitale Meldungen an die Finanzverwaltung für B2B‑Umsätze EU‑weit schrittweise ausgebaut, in Anlehnung an bestehende Modelle in anderen Mitgliedstaaten.
Was das konkret bedeuten könnte:
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Rechnungen können auf zentrale Portale hochgeladen oder über standardisierte Netzwerke ausgetauscht werden
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Möglicherweise Echtzeit-Übermittlung von Rechnungsdaten an das Finanzamt
Wer jetzt auf zukunftsfähige Systeme setzt, ist auch dafür gerüstet.
WEKO Ihr starker Partner für eine optimierte Umstellung
WEKO unterstützt Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung. Gemeinsam mit unseren Partnern DocuWare und JobRouter bieten wir maßgeschneiderte Lösungen, die Ihre Geschäftsprozesse optimieren und sicherstellen, dass Sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.
Nachteile in Vorteile verwandeln
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