Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann ein echter Gamechanger für Ihr Unternehmen sein, erfordert jedoch auch eine gründliche Vorbereitung. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre Dokumentenflut endlich in den Griff bekommen und jederzeit auf alles Wichtige zugreifen – klingt verlockend, oder?
Mit WEKO als Ihrem Partner wird dieser Übergang nicht nur möglich, sondern auch reibungslos und effizient. Wir bei WEKO unterstützen Sie in jeder Phase des Prozesses.
Damit dieser Übergang so reibungslos wie möglich verläuft und Sie das Beste aus Ihrem DMS herausholen, sollten Sie die folgenden wichtigen Schritte beachten:
1. Verantwortlichkeiten und Befugnisse klären
Bevor Sie ein DMS einführen, sollten Sie klar definieren, wer im Unternehmen welche Verantwortlichkeiten und Befugnisse hat. Fragen, die Sie klären sollten, sind:
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Wer ist für die Implementierung verantwortlich? Bestimmen Sie ein Projektteam, das die Einführung des DMS leitet. Wir bei WEKO übernehmen diese Arbeit und stellen mit unseren Workshops und Begleitung sicher, dass alles reibungslos abläuft.
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Wer hat welche Zugriffsrechte? Legen Sie fest, welche Mitarbeiter oder Abteilungen welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder freigeben dürfen. Auch hierbei unterstützen wir Sie, um die bestmögliche Struktur zu schaffen.
2. Anforderungen und Ziele festlegen
Definieren Sie die spezifischen Anforderungen und Ziele für das DMS. Diese können je nach Abteilung und Funktion variieren. Einige wichtige Überlegungen sind:
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Welche Dokumenttypen müssen verwaltet werden? Identifizieren Sie die verschiedenen Arten von Dokumenten, die im System gespeichert werden sollen.
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Welche Funktionen sind notwendig? Stellen Sie sicher, dass das DMS Funktionen wie Versionierung, Suchfunktionen und Zugriffskontrollen bietet.
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Welche Ziele wollen Sie erreichen? Setzen Sie konkrete Ziele wie die Reduzierung der Suchzeiten oder die Verbesserung der Dokumentensicherheit.
- Müssen Dokumente oder Daten an ein ERP oder Rechnungswesen Tool übertragen werden?
- Welche Freigaben-Regeln gibt es aktuell und sollen die auch digital so ablaufen?
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3. Abteilungen und Nutzer einbeziehen
Ein erfolgreiches DMS erfordert die Zusammenarbeit aller betroffenen Abteilungen. Gehen Sie wie folgt vor:
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Identifizieren Sie die betroffenen Abteilungen. Welche Abteilungen werden das DMS am häufigsten nutzen?
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Beziehen Sie die Nutzer ein. Holen Sie Feedback von den zukünftigen Nutzern ein, um sicherzustellen, dass das System ihren Anforderungen entspricht.
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Schulen Sie die Mitarbeiter. Planen Sie Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Nutzer mit dem neuen System vertraut sind. Hier kommt WEKO ins Spiel: Wir führen umfassende Schulungen und Präsentationen durch, damit Ihre Mitarbeiter bestens vorbereitet sind.
4. Datenmigration planen
Ein wichtiger Schritt bei der Einführung eines DMS ist die Übertragung bestehender Dokumente in das neue System. Berücksichtigen Sie dabei die Datenbereinigung, überprüfen und bereinigen Sie bestehende Dokumente, bevor sie migriert werden.
Mit diesen Schritten legen Sie den Grundstein für die erfolgreiche Einführung Ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS). WEKO arbeitet mit dem führenden Anbieter DocuWare zusammen, um Ihnen die beste Lösung zu bieten. Durch sorgfältige Planung und Einbeziehung aller Beteiligten sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang und eine effizientere Arbeitsweise.
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