Wer den Austausch von E-Rechnungen jetzt über das Peppol-Netzwerk professionalisiert, schafft eine leistungsfähige Grundlage für gesetzeskonforme und medienbruchfreie Rechnungsprozesse.
Die E-Rechnungspflicht erfordert, strukturierte und gesetzlich zulässige E-Rechnungsformate empfangen sowie – entsprechend den geltenden Übergangsregelungen – ausstellen zu können. Die Formate müssen eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD verbreitet.
Während der Gesetzgeber den Übertragungsweg freilässt, stellt sich die Frage nach dem optimalen „Wie“.
Eine zukunftssichere Antwort auf diese Herausforderung heißt Peppol.
Die digitale Überholspur für Ihre Rechnungsprozesse
Stellen Sie sich Peppol – ursprünglich „Pan-European Public Procurement Online“ – als eine digitale Autobahn für Geschäftsdokumente vor. Peppol ist ein internationaler Interoperabilitätsrahmen mit einheitlichen Regeln für Dokumente, Adressierung, Sicherheit und Übertragung.
Es reduziert den Bedarf an individuellen, teuren und schwer skalierbaren Punkt-zu-Punkt-Verbindungen. Anstatt für jeden Geschäftspartner eine eigene Schnittstelle einzurichten, können Unternehmen über ihren Access Point mit anderen Peppol-Teilnehmern kommunizieren.
OpenPeppol beschreibt diesen Vorteil als „connect once, reach all“.
Die vier Akteure – Corner 1 bis 4
Corner 1 (Ihr Unternehmen): Sie sind der Absender. Ihr führendes ERP-System erstellt die Rechnung, zum Beispiel als XRechnung.
Corner 2 (Ihr Service Provider): Ihr gewählter Peppol-Access-Point nimmt die Nachricht entgegen, validiert sie anhand der geltenden Peppol-Spezifikationen und übermittelt sie sicher an den Access Point des Empfängers.
Corner 3 (der Provider Ihres Kunden): Der Access Point des Empfängers empfängt die über AS4 gesichert übertragene Nachricht und stellt sie dem System Ihres Kunden zur Verfügung.
Corner 4 (Ihr Kunde): Der Empfänger erhält die strukturierte Datei direkt in sein ERP- oder Dokumentenmanagementsystem zur automatisierten Weiterverarbeitung.
In der Vergangenheit mussten Sie für jeden großen Kunden oft eine eigene technische Schnittstelle aufbauen. Im Peppol-Modell müssen Sie sich nur ein einziges Mal an einen Access Point anbinden. Sobald Sie über einen Access Point angebunden sind, können Sie standardisierte Geschäftsdokumente mit anderen entsprechend registrierten Peppol-Teilnehmern austauschen – ohne für jeden Partner eine individuelle Verbindung aufzubauen.
Sichere Datenverarbeitung
Peppol nutzt eine Public Key Infrastructure. Nur bekannte und zertifizierte Service Provider dürfen am Nachrichtenaustausch teilnehmen. Signaturen und Verschlüsselung schützen die Integrität und Vertraulichkeit der Daten während der Übertragung und reduzieren das Risiko unbemerkter Manipulationen.
Kostenersparnis und Prozessgeschwindigkeit
Strukturierte Rechnungsdaten können ohne erneute manuelle Erfassung verarbeitet werden. Dadurch lassen sich Erfassungsfehler reduzieren, Prüf- und Freigabeprozesse beschleunigen, Skontofristen besser nutzen und die Durchlaufkosten pro Rechnung senken.
Interoperabilität und Skalierbarkeit
Peppol ist ein international etablierter Interoperabilitätsrahmen für den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Das Netzwerk ist in Europa weit verbreitet und wird zunehmend auch außerhalb Europas eingesetzt. Die Anbindung schafft zugleich eine Grundlage für weitere digitale Geschäftsdokumente, beispielsweise digitale Bestellungen.
Die Versandpflicht ab 2027 ist kein Hindernis, sondern der finale Impuls für Ihre digitale Transformation. Unternehmen, die Peppol bereits heute produktiv in ihre bestehende ERP-Landschaft integrieren, agieren effizienter, sicherer und sind ihren Wettbewerbern einen entscheidenden Schritt voraus.
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