Am 25. Januar 2023 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen ein Schreiben, welches Transparenz bei der Abrechnung der Verdienstausfallentschädigung und dem behördlichen Erstattungsbetrag nach § 56 IfSG schaffen soll. Durch das Covid-19-Virus kam es in vielen Unternehmen zu Corona- und damit zusammenhängend zu Quarantänefällen. In diesem Fall gab es häufig Diskrepanzen zwischen Verdienstausfallentschädigung und dem Erstattungsbetrag. Nach § 41c (3) EStG ist eine Änderung des Lohnsteuerabzugs nicht zulässig. Doch stellt sich die Frage, ob dennoch eine Ausbesserung in den Jahren 2020 bis 2023 möglich ist.
Während der Pandemie wurde das Infektionsschutzgesetz verabschiedet, um die Verbreitung von offensichtlichen Infektionen gemäß § 1 (1) IfSG frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. Quarantänemaßnahmen für Arbeitnehmer, die als potenzielle Träger einer Infektion gelten, obwohl sie nicht krank sind, sowie Tätigkeitsverbote gemäß § 31 IfSG sind ebenfalls enthalten. Die Verdienstausfallentschädigung nach § 56 (1) IfSG greift in solchen Fällen, wobei der Arbeitgeber zunächst in Vorleistung tritt und die Verdienstausfallentschädigung an den Arbeitnehmer auszahlt. Der Arbeitgeber kann die gezahlte Verdienstausfallentschädigung auf Antrag erstattet bekommen. Obwohl die Verdienstausfallentschädigung gemäß § 3 Nr. 25 EStG steuerfrei ist, ist der Arbeitgeber verpflichtet, sie im Lohnkonto aufzuzeichnen, da sie dem Progressionsvorbehalt unterliegt.
Es liegt nicht nur in der Verantwortung der Entschädigungsbehörde zu entscheiden, ob eine Verdienstausfallentschädigung beansprucht werden kann, sondern auch die konkrete Höhe wird von ihr festgelegt. Arbeitgeber können ab diesem Zeitpunkt vor Herausforderungen stehen, da es oft zu Unstimmigkeiten zwischen ihnen und den Arbeitnehmern kommt.
Der Arbeitgeber befindet sich in einer schwierigen Situation, da er auf Basis seiner Berechnung in Vorleistung getreten ist. Gemäß § 41c (3) EStG ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die zu viel erhobene Lohnsteuer im nächsten Lohnzahlungszeitraum zu erstatten, wenn er zu viel Lohnsteuer erhoben hat. Wie es in § 41c (3) EStG festgelegt ist, sind Änderungen bis zum Ausstellen der Lohnsteuerbescheinigung maximal zulässig. Wenn die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt wurde, ist jedoch keine Änderung des Lohnsteuerabzugs mehr möglich, wie es in R41c.1 (7) LStR heißt – dann ist es bereits zu spät. Das BMF hält an dem genannten Grundsatz fest und begründet, dass eine nachträgliche Änderung des Lohnsteuerabzugs nicht gerechtfertigt ist, wenn die Entschädigungsbehörde nach der Übermittlung oder Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung eine Abweichung von der ursprünglichen Berechnung feststellt. Es handelt sich hierbei um keine zulässige Korrektur gemäß R 41c.1 Absatz 7 Satz 2 LStR, selbst wenn es sich um eine Abweichung der Entschädigungsbehörde von der ursprünglichen Berechnung handelt.
Jedoch hat das BMF Ausnahmen getroffen, die sich in folgende 2 Fälle unterteilen lassen:
Punkt 1: Unzutreffende Lohnversteuerung
Wenn der Arbeitgeber mehr Lohn auszahlt, beispielsweise in Höhe der von ihm errechneten Erstattung, als der Arbeitnehmer tatsächlich verdient hat, kann es zu einer unzutreffenden Lohnversteuerung kommen. Dies führt dazu, dass der “Mehrlohn” trotz der Steuerbefreiung gemäß § 3 Nr. 25 EStG versteuert wird. Der Arbeitgeber ist in einem solchen Fall gemäß § 41c (4) EStG nicht dazu verpflichtet, dem Betriebsstättenfinanzamt eine Mitteilung über die zu viel einbehaltene Lohnsteuer zu geben. Eine Alternative könnte lauten: Der Arbeitnehmer kann die zu viel gezahlte Lohnsteuer stattdessen im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung durch einen Erstattungsantrag gemäß H41c.1 LStH zurückfordern.
Punkt 2: Unzutreffende Steuerfreistellung
Dieser zweite Fall beschreibt die umgekehrte Situation im Vergleich zum ersten Fall. Der Arbeitgeber verzichtet auf die Lohnsteuerabführung, da er annimmt, dass die Verdienstausfallentschädigung steuerfrei ist. Jedoch kann es passieren, dass die Erstattungsbehörde den Antrag des Arbeitgebers im Nachhinein entweder ablehnt oder einen niedrigeren Betrag erstattet als ursprünglich berechnet. Die Differenz zwischen dem tatsächlich bewilligten Betrag und dem vom Arbeitgeber errechneten Betrag ist in der Folge lohnsteuerpflichtig und wird als Arbeitslohn behandelt. Im Ergebnis hat der Arbeitgeber in diesem Fall die entsprechende Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig abgeführt.
Es gibt zwei mögliche Szenarien, die in diesem Zusammenhang eintreten können. Der Arbeitgeber kann entweder die zu viel gezahlte Verdienstausfallentschädigung vom Arbeitnehmer zurückfordern oder auf die Rückzahlung verzichten.
Im Fall, dass der Arbeitgeber, die zu viel gezahlte Verdienstausfallentschädigung vom Arbeitnehmer zurückfordert, wird der Rückforderungsbetrag im Jahr der Rückzahlung, die unter Nummer 15 der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigenden Leistungen mindern. Es ist erforderlich, die den bescheinigten Leistungen übersteigenden Beträge mit einem Minuszeichen in der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen. Bei Verzicht des Arbeitnehmers auf die Rückzahlung der zu viel gezahlten Verdienstausfallentschädigung handelt es sich nicht um eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 11a, Nr. 11b oder Nr. 11c EStG. Gemäß R41c.2 LStR ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich schriftlich die persönlichen Daten des betreffenden Arbeitnehmers sowie die zutreffenden Werte mitzuteilen.
Durch den Verzicht des Arbeitgebers auf die Rückzahlung bei unzutreffender Steuerfreistellung kann der Bürokratieaufwand im Unternehmen erheblich steigen. Das Bundesministerium der Finanzen hat beschlossen, eine Grenze von 200 Euro pro Quarantänefall festzulegen, um den bürokratischen Aufwand im Unternehmen zu minimieren. Alle zu viel gezahlten Verdienstausfallentschädigungen, die eine Differenz, zu der vom Arbeitgeber gezahlten und steuerfrei behandelten Entschädigung nicht übersteigt, werden bei einer ausbleibenden Anzeige nicht beanstandet. Zudem wird auf eine Nachforderung beim Arbeitgeber für zu wenig erhobene Lohnsteuer verzichtet. Eine Korrektur in der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers ist somit auch nicht erforderlich.