Dokumente richtig aufbewahren

Wir geben Ihnen einen Einblick, was Sie bei der Aufbewahrung Ihrer Geschäftsunterlagen zu beachten haben.

Aufbewahrungsfristen sind so spannend, wie sie klingen. Dennoch ist jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, Unterlagen und diverse Dokumente, nach gewissen Richtlinien aufzubewahren. Je nach Dokumentenart gibt es hierbei unterschiedliche Anforderungen an die Archivierung und Aufbewahrungsfristen. In den meisten Fällen unterscheidet man zwischen den Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung (AO) und denen des Handelsgesetzbuches (HGB). Es gibt auch weitere, wie z.B. die Aufbewahrungsfrist nach dem Arbeits- und Sozialversicherungsrecht sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. Je nach Branche, Produkt oder Dienstleistung gibt es diverse Anforderungen, die Sie speziell für Ihr Unternehmen prüfen sollten.

Was muss aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist gilt z.B. nach § 147 der Abgabenordnung für Gewerbebetreibende, sobald sie eine bestimmte Umsatz- bzw. Gewinngrenze überschreiten. § 141 der Abgabeordnung legte hierfür die Umsatzgrenze ab 600.000€ und die Gewinngrenze ab 60.000€ fest.

Nach dem Handelsgesetzbuch sind Kaufleute dazu verpflichtet, ihre Geschäfte ordnungsgemäß zu dokumentieren und somit einen Einblick in die Vermögenslage des Unternehmens zu ermöglichen. Entsprechend der Abgabenordnung (§ 147) betrifft dies sämtliche steuerrelevante Unterlagen:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

§ 257 Abs. 1 des HGB beschreibt, dass jeder Kaufmann dazu verpflichtet ist, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• die empfangenen Handelsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
• Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Dauer der Aufbewahrung:

Laut Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a) und dem Umsatzsteuergesetz (§ 14b Abs. 1) müssen folgende Unterlagen für mindestens 10 Jahre gespeichert werden:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Rechnungen
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.

Folgende Unterlagen müssen hingegen 6 Jahre aufbewahrt werden:

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Außerdem müssen Sie beachten, in welcher Form Sie Ihre Unterlagen archivieren. Je nach Dokumentenart gelten auch hier unterschiedliche Anforderungen. Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Unternehmen allen Ansprüchen an eine ordentliche, DSGVO- und GoBD-konforme Archivierung gerecht wird? Mit einem entsprechend zertifizierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie sich viel Zeit und Arbeit sparen. Als langjähriger DocuWare Platin Partner kennen wir die Anforderungen des Marktes. Unsere Kunden bekommen eine speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung, ohne Schnickschnack.