HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN FÜR ERFOLGREICHES BUSINESS PROZESS MANAGEMENT

Erfahren Sie mehr über die wachsende Bedeutung von BPM und wie Sie es sich mit unseren Handlungsempfehlungen zu Nutze machen können.

Einer Studie zum Thema Business Prozessmanagement (BPM) der BearingPoint GmbH zufolge, wächst die Bedeutung seit 2012 kontinuierlich und hat sich bei befragten Unternehmen seitdem fast verdoppelt.  Relevante Treiber dieser Entwicklung sind sowohl Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung, Digitale Transformation und Qualitätssicherung sowie gesetzliche Anforderungen, Standardisierung der Systemlandschaft als auch veränderte Kundenanforderungen, neue Technologien und Reorganisation. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff?

BPM einfach erklärt

Unter der englischen Bezeichnung Business Process Management (BPM) verbirgt sich ein Management-Ansatz um Geschäftsprozesse und wiederkehrende Abläufe in Unternehmen nachhaltig und zielorientiert zu analysieren, zu gestalten und auszuführen sowie diese systematisch und nachhaltig zu optimieren.

Es befasst sich mit der grundlegenden Frage, „Wer, macht was, wann und womit?“ und bezieht sämtliche Bereiche eines Unternehmens, von deren Mitarbeitern über die Systeme bis hin zu den Kunden, Lieferanten und Partnern mit in die Analyse ein. So lassen sich Prozesse definieren, verschiedene Geschäftsabläufe transparent darstellen und gewonnene Informationen nutzen, um sie auf die Erreichung der Geschäftsziele auszurichten.

Aufgrund der schnell fortschreitenden Veränderung, der sich Unternehmen ausgesetzt sehen, ist BPM als kontinuierliche Aufgabe zur Prozessverbesserung zu betrachten, um Unternehmensziele schneller und effizienter zu erreichen.

BPM fördert Unternehmenserfolg

Das Fundament einer jeden Organisation sind Ihre Geschäftsprozesse, die für eine Einhaltung der Unternehmensziele und um sich von der Konkurrenz abzuheben, reibungslos funktionieren müssen. Schaffen es Unternehmen eine ganzheitliche Sichtweise zu implementieren und Vorgänge digital abzubilden, können anhand der generierten Informationen, Strukturen und Abläufe überprüft und optimiert werden. Infolge daraus, können sich fortlaufende Verbesserungen sowie Identifizierung neuer Potentiale und Geschäftsfelder ergeben. Gleichzeitig kann eine gesteigerte Transparenz verschiedener Vorgänge, die Geschwindigkeit einzelner Prozessabläufe erhöhen und die Flexibilität des Unternehmens durch Automatisierung verbessern. Erkenntnisse daraus tragen zu einer Reduzierung der Fehleranfälligkeit, Ressourcenverschwendung sowie deutlicher Zeiteinsparungen bei. Mitunter lassen sich anhand von Herausforderungen sowie Markt- und Branchentrends neue Geschäftsmodelle ableiten. Zusammengefasst kann BPM als zentrales Element zur Produktivitäts- und Effizienzsteigerung in Organisationen verstanden werden und trägt dazu bei, sich auch zukünftig erfolgreich am Markt zu etablieren und zu behaupten.

Grundsätzlich wird zwischen zwei verschiedenen Kreisläufen des Prozessmanagements unterschieden.  Zum einen existiert das operative Prozessmanagement, dass sämtliche Aufgaben für Prozesse mit kurzfristigem Zeithorizont berücksichtig und zum anderen das strategische Prozessmanagement, dass sämtliche Aspekte berücksichtigt, die eine strategische Bedeutung für das Unternehmen haben. Für erfolgreiches BPM ist das Zusammenspiel beider Kreisläufe entscheidend.

Mehrwerte durch Prozessmanagement

Neben qualitativen Mehrwerten wie beispielsweise höhere Transparenz, verbesserte Zusammenarbeit untereinander und klares Rollen- und Aufgabenverständnis können Investitionen durch deutliche Nutzeneffekte gerechtfertigt werden. 66 Prozent der an der Studie beteiligten Unternehmen konnten Mehrwerte durch messbare Ergebnisse in folgenden Bereichen realisieren.

Vgl.: BearingPoint GmbH, Process Management & Analytics, 2021.

Handlungsempfehlungen

1) Ausbau der Kompetenzen und Skills

• Entspricht das aktuelle Kompetenzmodell noch den Anforderungen und Treibern des Prozessmanagements oder sind Anpassungen erforderlich?
• Müssen Kompetenzen in der Prozessorganisation ggf. ergänzt und ausgebaut oder erneuert werden?
• Kann die Relevanz und Motivation des Prozessmanagements ggf. durch Nutzung der Ergebnisse der Prozessmessung gestärkt werden?

2) Messen der Prozessleistung und Steigerung der Sichtbarkeit des Wertbeitrags

• Definieren Sie relevante Prozessindikatoren für Ihre Hauptprozesse sowohl für Qualität/Effektivität als auch für Kosten/Effizienz.
• Sorgen Sie für eine technische und organisatorische Messbarkeit der Ergebnisse, um Optimierungsmaßnahmen ableiten zu können.
• Berichten Sie regelmäßig über Fortschritte in der Prozessleistung und den Wertbeitrag des BPM

3) Aufbau von Anwendungsfällen, Methoden und Werkzeugen für eine nachhaltige Etablierung einer Prozessorganisation.

• Berücksichtigen Sie Kundenbedarfsfälle und deren Bedeutung für das Unternehmen
• Entwickeln Sie strategische Ziele für die Prozessorganisation und einzelner Hauptprozesse unter der nahtlosen Integration der Kundenbedarfsfälle.
• Erweitern Sie kontinuierlich den Werkzeugkasten Ihrer Prozessorganisation.

4) Fördern Sie kulturellen Wandel durch digitale Arbeitsweisen hin zu einer zukunftsorientierten Prozessverbesserung.

• Etablieren Sie ein Team, dass sich dem Wissensaufbau im Unternehmen in Bezug auf Prozessmanagement und -analytik widmet.
• Ermöglichen Sie Prozess-Communities in denen der Austausch von Wissen, Erfahrungen und Erfolgen basierend auf messbaren Fortschritten gefördert wird und tragen so gleichzeitig zu einem nachhaltigem Kulturwandel bei.
• Unterstützen Sie das operative Prozessmanagement mit Methoden und Tools für eine erfolgreiche Übernahme der Verantwortung für individuelle Prozesse.

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