Immer mehr Unternehmen erhalten E-Rechnungen per E-Mail. Bis die Entscheidung für den Umstieg auf den DocuWare E-Invoicing Service fällt, wird eine einfache Möglichkeit benötigt, die Richtigkeit dieser Rechnungen zu prüfen. Deshalb führt DocuWare die Validierung von E-Rechnungen ein – eine neue, kostenlose Funktion von Connect to Mail, die eingehende E-Rechnungen automatisch anhand der geltenden Formatstandards und Geschäftsregeln überprüft.
Wenn eine E-Rechnung (XML oder XML mit eingebettetem PDF) in einem Postfach eingeht, das von einer Connect to Mail bzw. "E-Mail allgemein"-Konfiguration überwacht wird, validiert DocuWare diese automatisch im Hintergrund. Manuelle Eingriffe sind nicht erforderlich, und die Archivierung wird niemals blockiert oder verzögert – jedes Dokument wird wie gewohnt abgelegt, unabhängig vom Validierungsergebnis.
Das Validierungsergebnis wird auf drei Arten bereitgestellt:
Anmerkung (Annotation): Eine optionale, farbcodierte Anmerkung direkt auf dem Dokument zeigt das Ergebnis auf einen Blick – gültig, gültig mit Warnungen oder ungültig.
Die Funktion unterstützt die wichtigsten E-Rechnungsformate, die in Deutschland und dem gesamten europäischen Markt verwendet werden, darunter XRechnung, Peppol BIS 3.0 und ZUGFeRD/Factur-X – alle basierend auf dem europäischen E-Rechnungsstandard EN 16931.
Kostenlos für DocuWare Cloud und mit On-Premises Connect to Mail
Die E-Rechnungsprüfung ist ohne zusätzliche Kosten enthalten:
DocuWare Cloud: In allen Cloud-Paketen enthalten.
DocuWare On-Premises: In der Connect to Mail-Lizenz enthalten ab DocuWare Version 7.13.
Es muss keine separate Lizenz erworben werden und es erfolgt keine Abrechnung pro Vorgang. Die Funktion wird einfach per Checkbox in der Konfiguration für Connect to Mail / "E-Mail allgemein" aktiviert.
Die neue Funktion arbeitet Hand in Hand mit dem DocuWare E-Invoicing Service, ersetzt diesen jedoch nicht. Sie unterstützt viele Kunden beim reibungslosen Übergang, bis diese bereit sind, den Service zu nutzen. Letztendlich sollten sich Unternehmen durch die frühestmögliche Nutzung des E-Invoicing Service auf zukünftige Innovationen und Compliance-Anforderungen – wie das kommende E-Reporting – vorbereiten.
Die E-Rechnungsprüfung deckt ein spezielles Szenario ab: die Validierung von per E-Mail eingehenden E-Rechnungen, die über Connect to Mail verarbeitet werden. Für Kunden, die den vollständigen E-Rechnungszyklus benötigen – Versand und Empfang über Netzwerke wie Peppol, regulatorische Meldungen und rechtssichere Archivierung – bleibt der DocuWare E-Invoicing Service die richtige Lösung.
Es versteht sich von selbst, dass der E-Invoicing Service die zukunftssichere Lösung ist. Er ermöglicht Ihren Kunden nicht nur den Austausch von Statusmeldungen, sondern bereitet sie optimal auf das E-Reporting vor.
Die Validierung eingehender E-Rechnungen steht demnächst ohne zusätzliche Kosten in Ihrer bestehenden DocuWare-Umgebung bereit.
So profitieren Sie von der neuen Funktion:
Systemvoraussetzungen: Stellen Sie bei On-Premises-Installationen sicher, dass „Connect to Mail“ lizenziert ist und mindestens DocuWare Version 7.13 genutzt wird.
Strategische Weichenstellung: Nutzen Sie den DocuWare E-Invoicing Service weiterhin als zukunftssichere Gesamtlösung für einen vollautomatisierten Rechnungsaustausch.
Verfügbarkeit
Für DocuWare Cloud wird die Validierungsfunktion in der ersten Augustwoche zur Verfügung stehen.
Für lokale Installationen wird das Feature in der ersten Augustwoche über Hotfixes für die DocuWare Versionen 7.13 und 7.14 bereitgestellt.