E-Rechnungen gehen heute häufig per E-Mail ein. Doch nicht jede strukturierte Rechnung ist automatisch vollständig oder entspricht den geltenden Format- und Geschäftsregeln. Fehlen Pflichtangaben oder weist die Datei formale Fehler auf, kann das zu Rückfragen, Verzögerungen und zusätzlichem Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung führen.
Mit der automatischen Validierung in DocuWare prüfen Sie eingehende E-Rechnungen direkt beim Import. Prüfergebnisse werden am Dokument sichtbar, nachvollziehbar abgelegt und können für weitere Prozesse genutzt werden. So erkennen Sie Auffälligkeiten frühzeitig und steuern die Bearbeitung gezielt.
Die Validierung ist Teil von Connect to Mail beziehungsweise der Konfiguration „E-Mail allgemein“. Überwacht DocuWare ein E-Mail-Postfach, werden eingehende strukturierte E-Rechnungen beim Import automatisch geprüft.
Das gilt beispielsweise für eine XRechnung im XML-Format oder für eine ZUGFeRD-Rechnung, bei der die XML-Rechnungsdaten in ein PDF eingebettet sind. Die Validierung erfolgt im Hintergrund, während DocuWare die Dokumente wie gewohnt archiviert. Die Ablage wird also nicht aufgehalten – unabhängig davon, ob eine Rechnung gültig ist, Warnungen enthält oder als ungültig eingestuft wird.
Unterstützt werden folgende E-Rechnungsformate:
XRechnung
Peppol BIS 3.0
ZUGFeRD
Factur-X
Diese Formate basieren auf dem europäischen Standard EN 16931. DocuWare prüft die Rechnungen anhand der jeweiligen Formatstandards und Geschäftsregeln.
Für die tägliche Bearbeitung genügt es nicht, dass eine Prüfung im Hintergrund stattfindet. Entscheidend ist, dass das Ergebnis schnell verständlich ist und sich im Prozess weiterverwenden lässt.
DocuWare stellt das Validierungsergebnis auf drei Wegen bereit:
Farbcodierte Anmerkung: Eine optionale Annotation direkt auf dem Dokument zeigt an, ob die Rechnung gültig, gültig mit Warnungen oder ungültig ist.
Validierungsbericht: Ein vollständiger Bericht wird gemeinsam mit dem Rechnungsdokument abgelegt. Im DocuWare Viewer kann er über „Validierungsbericht anzeigen“ geöffnet und heruntergeladen werden.
Indexfelder: Die Validierungsergebnisse lassen sich in Indexfelder übernehmen. Dadurch können Sie Rechnungen nach ihrem Status suchen, filtern und automatisiert weiterverarbeiten.
So wird aus dem Prüfergebnis eine nutzbare Information für die Buchhaltung und die weiteren Abläufe in DocuWare.
Besonders wertvoll wird die Validierung, wenn Sie die Ergebnisse mit Workflows verknüpfen. Da der Status in Indexfeldern abgelegt werden kann, lassen sich Folgeprozesse abhängig vom Ergebnis steuern.
Ein möglicher Ablauf:
Eine E-Rechnung geht im zentralen E-Mail-Postfach ein.
Connect to Mail archiviert die Rechnung in DocuWare und startet die Validierung im Hintergrund.
DocuWare hinterlegt das Ergebnis als Annotation, Bericht und optional in definierten Indexfeldern.
Gültige Rechnungen durchlaufen den regulären Freigabeprozess.
Rechnungen mit Warnungen oder ungültigem Ergebnis werden automatisch zur Klärung an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet.
So müssen Mitarbeitende nicht jede eingehende Rechnung vorsorglich manuell auf Formatkonformität prüfen. Stattdessen konzentriert sich die Bearbeitung auf die Belege, bei denen tatsächlich Handlungsbedarf besteht.
Connect to Mail mit automatischer Validierung und der DocuWare E-Invoicing Service ergänzen sich sinnvoll:
Die automatische Validierungsfunktion ist in allen Paketen von DocuWare Cloud ohne zusätzliche Kosten enthalten. Für lokal installierte Systeme ist sie ab DocuWare Version 7.13 Teil der Connect-to-Mail-Lizenz. Es ist keine separate Lizenz und keine Abrechnung pro Validierungsvorgang erforderlich.
Die Funktion wird direkt in der Connect-to-Mail-Konfiguration aktiviert. Für lokale Installationen steht sie für die Versionen 7.13 und 7.14 über Hotfixes bereit.
Die automatische Validierung schafft Transparenz dort, wo E-Rechnungen in den Prozess eintreten: beim Eingang. Formale Auffälligkeiten werden sichtbar, Prüfergebnisse bleiben dokumentiert und können direkt für Suche, Routing und Workflow-Steuerung genutzt werden.
Sie möchten die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen in DocuWare automatisieren oder den E-Rechnungsaustausch über Peppol in Ihre Prozesse integrieren?
Wir beraten Sie zu Connect to Mail, digitalen Freigabeworkflows und dem DocuWare E-Invoicing Service.