Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, wie mit einem DMS wie DocuWare, oder Workflow-Plattformen wie JobRouter und ERP-Software wie Sage, soll Abläufe beschleunigen und Unternehmen helfen, Kosten und Zeit zu sparen. Doch allzu oft werden analoge Prozesse vorschnell und ungeplant auf digital umgestellt, was statt Effizienz zunächst Chaos und Frust bringen kann. Papierbasierte Freigabeprozesse werden dann zum Beispiel einfach durch E-Mails mit PDF-Anhängen ersetzt, Belege gehen trotz DMS verloren und die Bearbeitungszeiten bleiben quälend lang. Im Folgenden beleuchten wir typische Fehler bei der Digitalisierung und Einführung von DMS- und ERP-Lösungen und wie man es besser machen kann.
Fehler 1: Unklare Prozesse, digitales Chaos in DMS und ERP vorprogrammiert
Eine häufige Falle ist es, unklare oder ineffiziente Prozesse einfach eins zu eins digital abzubilden. Wenn Abläufe nicht klar definiert sind, führt auch moderne Unternehmenssoftware zu Durcheinander. Beispielsweise werden in manchen Unternehmen Rechnungen erst auf Papier umständlich von Schreibtisch zu Schreibtisch gereicht. Wird nun ein DMS eingeführt, ohne den Prozess zu überdenken, scannt man womöglich nur die Rechnung ein und schickt sie per Mail auf den gleichen Rundlauf.
Die digitalen Kopien irren umher und niemand weiß genau, wer gerade etwas bearbeiten muss. Die Digitalisierung eines schlechten Prozesses macht diesen nicht automatisch besser. Im Gegenteil: Ohne klare Struktur bleibt die Suche nach Informationen mühsam und Vorgänge bleiben liegen, wenn Zuständigkeiten unklar sind.
Wichtig ist daher, Geschäftsprozesse vor der Digitalisierung zu analysieren und zu optimieren. Welche Schritte sind wirklich notwendig? Wer muss wann etwas freigeben? Können wir Parallelabläufe vermeiden? Branchenexperten raten, analoge Abläufe nicht einfach blind ins Digitale zu übertragen. Wer dies tut, vergibt einen entscheidenden Vorteil der Digitalisierung, nämlich die Chance, Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Best Practice ist, zunächst klare Prozesse und Verantwortlichkeiten festzulegen. Ein DMS oder ERP kann nur Transparenz schaffen, wenn die Arbeitsabläufe logisch definiert sind. So wird aus Suchen endlich Finden, statt dass digitale Ordner zum neuen Aktenchaos werden.
Fehler 2: Fehlende Mitarbeiterschulung, ungenutztes Potenzial von Dokumentenmanagementsystemen
Ein weiterer Klassiker: Neue Software wird eingeführt, aber die Mitarbeiter werden nicht ausreichend geschult. Die beste Lösung nützt wenig, wenn das Team nicht weiß, wie es sie im Alltag einsetzen soll. Oft passiert es, dass z.B. ein DMS wie DocuWare einmal in einer Präsentation gezeigt wird und danach sollen alle damit arbeiten. Ohne praxisnahe Einarbeitung herrscht Unsicherheit: Mitarbeiter drucken vielleicht doch wieder Dokumente aus, weil sie sich digital nicht zurechtfinden, oder speichern Dateien lokal ab statt im zentralen System. Die Vorteile der digitalen Lösung verpuffen, während die Frustration steigt.
Gründliche und kontinuierliche Schulung ist deshalb ein Muss. Dabei gilt: Weniger ist oft mehr, stundenlange Schulungsmarathons überfordern nur. Besser sind kürzere, praxisorientierte Trainings und danach Unterstützung im Arbeitsalltag. Die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen ist begrenzt; Schulungen sollten nicht zu lang sein und auf die Anwender zugeschnitten erfolgen. In vielen Firmen sieht die Realität jedoch so aus, dass die Software lediglich einmal vorgestellt wird und die Mitarbeiter anschließend nicht wissen, wie sie das Tool im Tagesgeschäft anwenden sollen. Unternehmen sollten daher in verständliche Trainings, Workshop investieren. So steigt die Kompetenz im Team und niemand verfällt aus Unwissenheit in alte, analoge Gewohnheiten zurück.
Fehler 3: Unüberlegte Softwareauswahl, fehlende Passgenauigkeit
Die Auswahl eines passenden DMS- oder ERP-Systems will gut überlegt sein. Ein häufiger Fehler wenn man „schnell digitalisieren“ will oder ein bestimmter Anbieter gerade beliebt ist. Wird ohne gründliche Anforderungsanalyse entschieden, droht eine Lösung, die nicht zum Unternehmen passt. Das ist, als würde man ohne Einkaufsliste in den Supermarkt gehen und am Ende das Budget überschreiten, oder schlicht das Falsche einkaufen. Genauso kann die übereilte Entscheidung für eine Software teuer werden: Im schlimmsten Fall passt das System nicht zu den Abläufen und muss teuer angepasst oder sogar ersetzt werden.
Best Practice ist hier, strukturiert vorzugehen: Zunächst Bedarfe ermitteln und Ziele definieren. Welche Probleme sollen DocuWare, Sage oder vergleichbare Systeme lösen? Brauchen wir z.B. eine bessere Rechnungsverarbeitung, eine Vertragsverwaltung oder eine Lagersteuerung? Ohne klare Ziele und Prioritäten verliert man im „Meer der digitalen Möglichkeiten“ leicht den Überblick. Daher sollten Unternehmen eine Bedarfsanalyse durchführen und konkrete Kriterien festlegen, bevor sie Anbieter vergleichen. Ebenfalls wichtig: nicht sofort das erstbeste System unter Zeitdruck einführen. Viele Experten empfehlen, schrittweise zu digitalisieren statt die gesamte Firma auf einen Schlag umzukrempeln. Orientiert man sich an der vorhandenen Unternehmensstruktur und stellt Prozesse Schritt für Schritt um, ist die Umstellung nachhaltiger und alle Mitarbeiter lernen von Beginn an mit. Eine pilotweise Einführung, z.B. erst in einer Abteilung testen, dann ausrollen kann helfen, Kinderkrankheiten zu erkennen und zu beheben, bevor das Projekt floppt. So vermeidet man, dass ein überdimensioniertes „Hauruck“-Projekt am Ende Zeitplan und Budget sprengt.
Wie der Weg zur digitalen Effizienz in machbaren Etappen aussieht, erklärt WEKO in diesem Beitrag.
Fehler 4: Akzeptanzprobleme im Team, gescheiterter Digitalisierungsprozess
Nicht selten scheitert die Digitalisierung an den Menschen, die sie eigentlich nutzen sollen. Mangelnde Akzeptanz im Team entsteht, wenn Mitarbeiter das neue System nicht annehmen, sei es aus Unverständnis, Angst vor Veränderung oder weil sie den Nutzen nicht erkennen. Typische Anzeichen: Einige umgehen das DMS und führen weiter Papierablagen, andere tragen Daten parallel wieder in Excel ein, oder das ERP wird nur als teure Schreibmaschine genutzt, während alte Prozesse im Hintergrund fortleben. Die Gründe liegen oft darin, dass die Einführung ohne Einbeziehung der Betroffenen geplant wurde. Entscheidungen zur Veränderung werden ausschließlich von oben vorgegeben, ohne die Erfahrung der Sachbearbeiter, Buchhalter oder Lageristen einzuholen. Die Folge: Die Lösung passt nicht zu den tatsächlichen Bedürfnissen, und die Mitarbeiter fühlen sich übergangen, verständlich, dass die Motivation leidet.
Der Schlüssel, um Akzeptanz zu schaffen, liegt in Transparenz und Beteiligung. Experten raten, Vertreter aller betroffenen Abteilungen frühzeitig ins Digitalisierungsprojekt einzubinden. So fließt das Know-how der Endanwender ein und alle fühlen sich ernst genommen, was eine positive Einstellung zur späteren Einführung förder. Konkret bedeutet das: schon bei der Auswahl der DMS/ERP-Lösung Workshops mit den Mitarbeitern durchführen, Anforderungen gemeinsam erarbeiten und Pilotanwender bestimmen. Zudem sollte man Erfolge kommunizieren: Wenn z.B. durch das neue System ein vormals wochenlanger Freigabeprozess jetzt in zwei Tagen klappt, dürfen alle das wissen. Wichtig ist auch, auf Feedback einzugehen und das System benutzerfreundlich zu gestalten. Letztlich akzeptieren Mitarbeiter neue Software dann, wenn sie spüren, dass es ihnen die Arbeit erleichtert und wenn sie aktiv Teil der Veränderung sein durften statt nur Zuschauer.
Warum ein erfahrener Digitalisierungspartner entscheidend ist
Angesichts dieser Stolperfallen wird deutlich, dass die Wahl des richtigen Implementierungspartners für DMS- und ERP-Projekte enorm wichtig ist. Ein erfahrener Vertriebs- und Implementierungspartner kann von Anfang an beraten, welche Software wirklich zum Unternehmen passt, und hilft dabei, die obigen Fehler zu vermeiden. Schließlich führt ein Unternehmen nicht oft ein neues ERP oder DMS ein, internes Know-how fehlt hier meist. Die beste Software bringt wenig, wenn der Implementierungspartner nicht überzeugt, fachlich und menschlich. Eine suboptimale Zusammenarbeit kann frustrierend, zeitaufwendig und teuer werden. Passt der Partner nicht, kann selbst ein modernes System seine Stärken kaum ausspielen. Bereits eine mangelhafte Bedarfsklärung, schlechter Support oder zwischenmenschliche Probleme machen aus einem Digitalisierungsprojekt schnell einen kostspieligen Fehlschlag.
Woran erkennt man einen guten Partner?
Zum einen an seiner Branchenkenntnis und Beratungskompetenz. Er nimmt sich Zeit, die Abläufe und Anforderungen des Unternehmens zu verstehen, bevor er eine Lösung vorschläg. Auch während der Einführung unterstützt er mit Projektmanagement, Schulungen und Change Management, damit Technik und Menschen zusammenfinden. Ein verlässlicher Partner bleibt zudem nach dem Go-Live an Bord, bietet Support und passt das System bei Bedarf an neue Anforderungen an. All das entlastet das interne Team enorm. In der Praxis hat sich gezeigt: Mit dem richtigen Partner an der Seite werden Digitalisierungsprojekte deutlich effizienter, sicherer und erfolgreiche. Die Investition in externe Expertise zahlt sich aus, denn sie macht aus ERP oder DMS den Motor für Wachstum und Effizienz – statt eines teuren Experiments.
Hier ein kurzes Video, in dem unsere CEO noch einmal betont, wie wichtig die Wahl des richtigen Implementierungspartners ist.
Fazit: Mit Planung und Partner zum Erfolg
Die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen ist unverzichtbar, aber ohne Planung und Change Management geht es nicht. Unklare Prozesse, fehlende Schulung, vorschnelle Software-Entscheidungen und mangelnde Akzeptanz sind typische Pain Points, die den Weg ins digitale Büro verzögern. Doch zum Glück lassen sie sich vermeiden. Wer Schritt für Schritt vorgeht, die Mitarbeiter mitnimmt und sich gegebenenfalls einen erfahrenen Implementierungspartner sucht, kann die Umstellung meistern. Aus der Branche lassen sich hierfür einige Best Practices ableiten:
- Klare Ziele und Prozesse definieren: Vor dem Technik-Einsatz die Abläufe strukturieren und verbessern, statt ineffiziente Routinen digital fortzuführen.
- Mitarbeiter einbeziehen und schulen: Das Team früh ins Boot holen, Ängste abbauen und durch Schulungen handlungsfähig machen.
- Software sorgfältig auswählen: Anforderungen analysieren, Lösungen vergleichen und lieber mit Pilotprojekten in kleineren Schritten einführen.
- Den richtigen Partner wählen: Auf erfahrene Anbieter setzen, die Branche und Unternehmen verstehen und durch den gesamten Prozess begleiten.
Wenn Unternehmen diese Punkte beherzigen, werden aus Papierbergen und langen Bearbeitungszeiten schon bald effiziente digitale Workflows. Ein moderner DMS- oder ERP-Einsatz, ob mit DocuWare, JobRouter, Sage 100 oder anderen Lösungen, entfaltet sein volles Potenzial, wenn man Fallstricke vermeidet und auf bewährte Vorgehensweisen setzt. Dann klappt es auch mit dem papierlosen, effizienten Büro, und Digitalisierung wird vom Risiko zum Gewinn.
Mit über 30 Jahren Erfahrung in der Prozessdigitalisierung und als zertifizierter Partner von DocuWare, Sage und JobRouter kann WEKO Unternehmen genau dabei unterstützen, von der Analyse und Planung über die Implementierung bis hin zur langfristigen Betreuung und Optimierung der Systeme.
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