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❌ Fehleranfälligkeit |
Manuelle Dateneingabe führt zu Tippfehlern und Korrekturschleifen. |
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❌ Hohe Personalkosten |
Zeitaufwändige Tätigkeiten wie Ablegen, Suchen oder Abgleichen binden Ressourcen. |
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❌ Versteckte Prozesskosten |
Lange Durchlaufzeiten und ineffiziente Abläufe verursachen hohe Betriebskosten. |
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❌ Eingeschränkte Skalierbarkeit |
Wachsende Dokumentenmengen überfordern manuelle Prozesse und erfordern mehr Personal. |
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❌ Compliance-Risiken |
Ohne digitale Kontrolle sind DSGVO-, GoBD- und Audit-Vorgaben schwer einhaltbar. |
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❌ Mangelnde Transparenz |
Dokumente sind schlecht auffindbar, Prozessstatus oft unklar. |
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❌ Frust bei Mitarbeitenden & Kunden |
Langsame, papierbasierte Prozesse wirken unprofessionell und demotivierend. |
Mithilfe von Künstlicher Intelligenz, OCR (Texterkennung), HTR (Handschriftenerkennung) und Machine Learning ermöglicht IDP die vollständige digitale Verarbeitung von Dokumenten – unabhängig davon, ob es sich um gescannte Belege, komplexe Tabellen oder handschriftlich ergänzte Lieferscheine handelt.
IDP erkennt dabei nicht nur den Typ eines Dokuments (z. B. Rechnung, Vertrag, Bewerbung, Lieferschein), sondern analysiert auch dessen Inhalte kontextbezogen. Relevante Daten wie Beträge, Vertragslaufzeiten, Artikelnummern oder Ansprechpartner werden automatisch extrahiert, validiert und an nachgelagerte Systeme wie ERP-, CRM- oder HR-Software übergeben.
Die Erkennungsgenauigkeit liegt dabei in der Praxis bei bis zu 98 %, selbst bei komplexen Layouts, wie zum Beispiel mehrseitigen Tabellen.
Darüber hinaus übernimmt IDP auch die automatische Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten zu Vorgängen oder digitalen Akten – zum Beispiel zur passenden Bestellakte, Personalakte oder Vertragsakte. Auf dieser Basis lassen sich Workflows wie Freigabeprozesse, Archivierung oder Zahlungsauslösungen vollständig automatisiert anstoßen. Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte entfallen, wodurch die Durchlaufzeiten deutlich sinken und Fehlerquellen minimiert werden.
Besonders für mittelständische Unternehmen bietet IDP eine hohe Skalierbarkeit, einfache Integration in bestehende IT-Landschaften und erhebliche Effizienzvorteile. IDP sorgt nicht nur für schnellere Prozesse, sondern auch für mehr Transparenz, Sicherheit und digitale Zukunftsfähigkeit.
Das Einsparungspotenzial mit IDP ist enorm: Bis zu 90% Zeitersparnis bei der Verarbeitung pro Dokument und bis zu 70% weniger Bearbeitungskosten.
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Diese vier Komponenten bilden das Rückgrat intelligenter Dokumentenverarbeitung und ermöglichen durch Kombination maximale Effizienz und Automatisierung.
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Splitting |
Automatisierte Trennung von Stapelscans in Einzeldokumente |
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Cropping |
Entfernung irrelevanter Bildbereiche zur Optimierung der Genauigkeit und Standardisierung |
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Klassifizierung |
Zuordnung von Dokumenten zu Typen/Kategorien zur automatischen Steuerung nachfolgender Prozesse |
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Extraktion |
Erkennung und strukturierte Erfassung von Inhalten inkl. komplexer Tabellen |
IDP geht weit über diese reine Texterkennung hinaus: Es versteht Dokumente im Kontext. Während OCR nur liest, interpretiert IDP die Inhalte mithilfe von Künstlicher Intelligenz, Machine Learning und Natural Language Processing. Es erkennt nicht nur, was auf einem Dokument steht, sondern auch, was es bedeutet – beispielsweise ob eine Zahl ein Rechnungsbetrag, ein Zahlungsziel oder eine Vertragslaufzeit ist.
Zudem klassifiziert IDP Dokumente automatisch nach Typ, extrahiert gezielt relevante Informationen (z. B. Daten aus Positionstabellen, IBANs, Ansprechpartner) und stößt je nach Inhalt passende Workflows an. Es lernt mit jeder Anwendung dazu, verarbeitet auch mehrseitige, schlecht gescannte oder handschriftlich ergänzte Dokumente – und ermöglicht so die vollständige Automatisierung ganzer dokumentenbasierter Prozesse.
Kurz gesagt: OCR erkennt Text – IDP erkennt Zusammenhänge, versteht Inhalte, automatisiert Prozesse.
Wo stehen Sie in der Prozessautomatisierung gegenüber Ihren Mitbewerbern? Lesen Sie mehr in unserem Fachartikel.
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Modeltyp |
Beschreibung |
Vorteile für den Mittelstand |
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Pre-Built |
Sofort einsetzbares Modell mit Standard-Dokumenttypen |
Schnelle Implementierung ohne Aufwand |
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Fine-Tuned |
Anpassung eines Basis-Modells mit unternehmenseigenen Daten |
Höhere Erkennungsrate bei spezifischen Dokumenten |
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Train-Your-Own |
Kompletter Aufbau eines individuellen Modells mit eigenen Trainingsdaten |
Maximale Kontrolle und Individualisierung |
Diese Architektur erlaubt es, sowohl Standardprozesse als auch hochgradig individuelle Workflows abzubilden.
In Einkauf und Buchhaltung ermöglicht IDP einen vollständig digitalen Drei-Wege-Abgleich (3-Way-Match) zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Die relevanten Kopf- und Positionsdaten werden automatisch erkannt, verglichen und Rechnungen vorkontiert an das ERP-System übergeben. Das Ergebnis ist eine deutlich verkürzte Durchlaufzeit bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Alle Dokumente werden automatisch in der digitalen Bestellakte archiviert.
Sie möchten mehr über den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Automatisierung im Einkauf und in der Buchhaltung erfahren? Lesen Sie dazu unsere Fachartikel:
Buchhaltung & Einkauf automatisieren: Schluss mit zeitaufwändigen Routineaufgaben
Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung – die Zukunft beginnt jetzt
Purchase-to-Pay-Prozess automatisieren: Mehr Kontrolle, weniger Kosten
In der Logistik können Lieferscheine und Frachtbriefe in Echtzeit ausgelesen, zugeordnet und in der richtigen digitalen Logistikakte archiviert werden. Die automatische Erkennung handschriftlicher Notizen ermöglicht es, auch Fahrer- oder Kundenvermerke auszulesen und in den Workflow zu integrieren.
Auch in der Fertigung übernimmt IDP komplexe Aufgaben: Prüfprotokolle, Sicherheitsdatenblätter oder Materialzertifikate werden strukturiert erfasst, mit Auftragsdaten verknüpft und automatisch der richtigen digitalen Produktionsakte zugeführt.
Im Versicherungs- und Vertragswesen sorgt IDP für die korrekte Klassifizierung und Zuweisung relevanter Dokumente zur entsprechenden Vertragsakte. Relevante Daten wie Vertragspartner, -beginn und -ende werden automatisiert ausgelesen und ermöglichen eine automatisierte und effiziente Fristenüberwachung und Weiterverarbeitung der Daten. Digitales Versionsmanagement und die automatische Protokollierung von Änderungen sorgen für die zuverlässige Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Im Personalwesen wird IDP eingesetzt, um Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge oder Krankmeldungen zu klassifizieren, zu verschlagworten und in digitale Personalakten zu überführen. Durch automatische Fristenüberwachung und DSGVO-konforme Ablage reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich.
7 Vorteile der digitalen Personalakte: Mehr lesen!
Der Mittelstand steht unter zunehmendem Druck, effizienter zu arbeiten, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und dem Fachkräftemangel zu begegnen.
In dieser Situation bietet Intelligent Document Processing enorme Chancen, um dokumentenbasierte Prozesse zu modernisieren, zu beschleunigen und skalierbar zu gestalten – ohne den Aufwand klassischer Großprojekte.
Eine der größten Chancen von IDP liegt in der Entlastung der Mitarbeitenden von manuellen, repetitiven Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentensortierung oder Abgleichvorgängen. Diese Tätigkeiten kosten nicht nur Zeit, sondern sind auch fehleranfällig und demotivierend. IDP automatisiert diese Prozesse und schafft so Raum für wertschöpfende Aufgaben – ein klarer Vorteil angesichts knapper personeller Ressourcen.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit von mittelständischen Unternehmen. Durch die Integration von IDP in bestehende Systeme (ERP, CRM, HR) entsteht eine digitale Prozesskette, die mit dem Unternehmen wächst. IDP wird damit zur strategischen Grundlage für weitere Automatisierungsschritte.
Nicht zuletzt stärkt IDP die digitale Wettbewerbsfähigkeit des Mittelstands. Während größere Unternehmen bereits auf automatisierte Lösungen setzen, ermöglicht IDP auch kleinen und mittleren Betrieben den Zugang zu professioneller, KI-gestützter Dokumentenverarbeitung.
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✅ Weniger manuelle Arbeit |
Entlastung der Fachkräfte, Konzentration auf Kernaufgaben |
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✅ Schnellere Prozesse |
Kürzere Durchlaufzeiten, höhere Kundenzufriedenheit |
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✅ Geringere Fehlerquote |
Höhere Datenqualität, weniger Rückfragen und Korrekturen |
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✅ Bessere Skalierbarkeit |
Verarbeitung großer Dokumentenmengen ohne Personalaufbau |
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✅ Zukunftssicherheit & Compliance |
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, digitale Archivierung |
Die Richtung ist klar. IDP wird sich zunehmend zur Basistechnologie für Dokumentenprozesse entwickeln. Unternehmen, die heute investieren, schaffen sich einen Wettbewerbsvorteil durch mehr Geschwindigkeit, weniger Fehler und höhere Transparenz.
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