E-Mails sind heute weit mehr als bloße digitale Nachrichten: Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden täglich per E-Mail verschickt und unterliegen der GoBD-Archivierungspflicht. Mit der GoBD-Neufassung zum 1. April 2024 und der bundesweiten Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 wächst der Handlungsdruck für Unternehmen weiter. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Neuerungen jetzt gelten und wie Sie mit WEKO bereits heute rechtssicher und zukunftsfähig aufgestellt sind.
Im Jahr 2024 hat das Bundesfinanzministerium die GoBD erneut angepasst. Die neue Version trat am 1. April 2024 in Kraft und besonders relevant ist die Erweiterung des Begriffs von „Datenträgerüberlassung“ zu „Datenüberlassung“. Damit können Unternehmen steuerrelevante Daten künftig nicht mehr nur auf physischen Datenträgern wie USB-Sticks oder Festplatten bereitstellen, sondern auch digitale Schnittstellen und von den Finanzbehörden zugelassene Datenaustauschplattformen nutzen.
Darüber hinaus wurden die Vorgaben zum Umfang und zur Ausübung des Datenzugriffs durch die Finanzbehörden konkretisiert. Unternehmen müssen ihre digitalen Unterlagen so organisieren, dass sie im Fall einer Prüfung schnell und unkompliziert Zugriff gewähren können. Die Finanzbehörden haben das Recht, diese Daten ortsunabhängig auf mobilen Datenverarbeitungssystemen aufzubewahren und zu verarbeiten. Dies gilt bis zur Unanfechtbarkeit des daraus folgenden Verwaltungsakts.
Mit der aktuellen GoBD-Fassung vom 1. April 2024 ist endgültig klargestellt, dass E-Mails mit steuerlicher Relevanz genauso streng zu behandeln sind wie klassische Papierbelege.
Als Handels- oder Geschäftsbriefe bzw. als Buchungsbelege eingeordnete Nachrichten müssen elektronisch, unveränderbar und jederzeit vollständig archiviert werden. Neben Rechnungen und Belegen zählen z. B. auch Anfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen oder Stornierungen zu den digitalen Geschäftsunterlagen mit steuerlicher Relevanz.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem Dokumenttyp: sechs Jahre für Geschäftsbriefe, acht Jahre für Rechnungen und zehn Jahre für Unterlagen zum Jahresabschluss.
Zusätzlich fordert die E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025, dass Unternehmen strukturierte Rechnungen empfangen und GoBD-konform sichern können.
Wer diese Vorgaben ignoriert, riskiert, dass die Finanzverwaltung die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwirft – inklusive Steuerschätzungen, Nachforderungen und Bußgeldern. Vor diesem Hintergrund ist es entscheidend zu wissen, welche E-Mail-Typen zwingend ins Langzeitarchiv gehören und welche nicht.
E-Rechnung per Mail – was 2025 gilt
Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format (z. B. XRechnung) empfangen können. Es ist empfehlenswert, dafür ein separates Postfach anzulegen, das jede eingehende Datei automatisiert GoBD-konform ablegt. Die begleitende E-Mail braucht nur dann ins Langzeitarchiv, wenn ihr Text zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält; dient sie lediglich als „Briefumschlag“ für den Rechnungs-Anhang, genügt es, ausschließlich den Anhang zu archivieren.
1. Unstrukturierte Ablage – “Speichern reicht nicht”
Viele Unternehmen legen wichtige E-Mails weiterhin händisch in lokalen Ordnern oder sogar auf externen Festplatten ab. Die aktuelle GoBD-Fassung macht klar, dass diese Praxis nicht ausreicht: Eine „bloße Speicherung" im vorhandenen E-Mail-Postfach oder auf einer externen Festplatte erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung ausdrücklich nicht.
2. Fehlende Nachvollziehbarkeit – Gefahr der Verwerfung der Buchführung
GoBD verlangt, dass jede archivierte E-Mail unveränderbar und jederzeit nachvollziehbar ist. Fehlt dieser Audit-Trail, kann die Finanzverwaltung die ganze Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß verwerfen. Im Extremfall drohen Steuerschätzungen, Nachzahlungen und Bußgelder. Entsteht der Eindruck einer bewussten Manipulation sind strafrechtliche Ermittlungen eine mögliche Konsequenz.
3. Kein regelbasiertes Löschkonzept – Risiko für GoBD und DSGVO
Unternehmen müssen zugleich lange genug (bis zu zehn Jahre) und nicht länger als erlaubt speichern. Ohne festgelegte Löschfristen entsteht ein Spagat zwischen GoBD-Pflicht und DSGVO-Vorgaben. Eine DMS-gestützte, automatische Löschroutine schafft hier Rechtssicherheit.
Unsere Empfehlung: Setzen Sie auf ein Dokumentenmanagement-System wie DocuWare. Damit lassen sich E-Mails bei Eingang automatisch klassifizieren und unter Einhaltung gesetzlicher Archivierungs- und Löschfristen revisionssicher archivieren – komplett GoBD-konform und ohne Mehraufwand für Ihr Team.
Die wichtigsten Vorteile eines DMS-gestützten Ansatzes sind:
Automatische Indexierung
Die GoBD verlangen, dass E-Mails mittels einer Indexstruktur eindeutig einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden. Ein DMS übernimmt die Klassifizierung und Zuordnung eingehender E-Mails zu den entsprechenden Vorgängen.
Revisionssichere, unveränderbare Ablage
Eine bloße Ablage im E-Mail-System erfüllt die Anforderungen der GoBD nicht. Stattdessen ist eine revisionssichere Archivierung notwendig, die sowohl die Nachvollziehbarkeit als auch die Unveränderbarkeit der Dokumente sicherstellt. Ein Dokumentenmanagement-System übernimmt die automatische Klassifizierung und sorgt für die GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten E-Mails und Anhänge.
Gezielte Systemintegration
Da Betriebsprüfer künftig steuerrelevante Daten auch mobil und ortsunabhängig prüfen dürfen, ist eine nahtlose Anbindung von ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen unerlässlich. Über entsprechende Schnittstellen werden archivierte Belege direkt in die Buchführung übernommen und bleiben für Volltextsuchen maschinell auswertbar – so erfüllen Unternehmen die aktuellen GoBD-Anforderungen effizient und revisionssicher.
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