Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Damit stellt sich für viele Unternehmen nicht nur die Frage, wie sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten, sondern auch, wie sie diese rechtskonform archivieren.
Denn die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung sind hoch:
Rechnungen müssen nicht nur vollständig, sondern auch unveränderbar und über Jahre hinweg lesbar bleiben. Wie funktioniert das in der Praxis? Welche gesetzlichen Vorgaben gelten? Und wie lassen sich typische Fehler vermeiden? Ein Überblick.
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Die Archivierung steuerlich relevanter Dokumente ist in verschiedenen Gesetzen geregelt. Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) geben die Grundregeln vor, die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) konkretisieren sie für elektronische Formate und digitale Prozesse.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das betrifft alle ab dem 1. Januar 2025 erstellten oder noch nicht verjährten Dokumente. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.
Das bedeutet:
Eine Rechnung vom 14. Februar 2025 muss also bis mindestens 31. Dezember 2033 verfügbar bleiben.
Jahresabschlüsse und Inventare müssen weiterhin 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre aufbewahrt werden.
Revisionssicher nach GoBD bedeutet, dass eine Rechnung über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg vollständig, lesbar und unveränderbar bleibt.
Die GoBD definieren dafür mehrere Kriterien:
Nicht jedes Speichermedium erfüllt die Anforderungen einer GoBD-konformen Archivierung.
Spezialisierte Anbieter von DMS-Lösungen und GoBD-zertifizierten Cloud-Lösungen garantieren, dass Dokumente revisionssicher und auditierbar abgelegt sind. Tipp: Achten Sie darauf, dass die Anbieter Server in Deutschland oder der EU betreiben und eine DSGVO-Konformität gewährleistet ist.
✅ GoBD-konform:
Warum sind diese Lösungen GoBD-konform?
Sie gewährleisten:
⚠️ Eingeschränkt zulässig (nur mit zusätzlichen Maßnahmen):
Lokale Laufwerke oder Server im eigenen Netzwerk sind nur dann GoBD-konform, wenn sie durch kombinierte technische und organisatorische Maßnahmen ergänzt werden. In der Praxis ist das oft schwer zu gewährleisten – dedizierte Lösungen, z.B. ein DMS sind sicherer und effizienter.
Kritische Punkte bei lokaler oder Serverspeicherung
❌ Nicht GoBD-konform
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In der Praxis kommt es immer wieder zu Fehlern, die eine gesetzeskonforme Archivierung erschweren:
Die Pflicht zur E-Rechnung verändert nicht nur den Rechnungsempfang und -versand, sondern auch die Archivierungsprozesse in Unternehmen.
Wer sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinandersetzt, kann nicht nur gesetzliche Risiken vermeiden, sondern auch die Effizienz in der Buchhaltung steigern.
Entscheidend ist eine klare Strategie: Wie werden Rechnungen archiviert? Wer hat Zugriff? Und wie lässt sich die Einhaltung der Vorgaben nachweisen? Antworten auf diese Fragen helfen, rechtliche Sicherheit zu schaffen – und erleichtern den Umgang mit digitalen Dokumenten im Geschäftsalltag.
Die GoBD schreiben keine spezifischen Technologien vor, sondern lassen Unternehmen Spielraum bei der Wahl ihrer Archivierungslösung – solange diese die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem bietet hierbei klare Vorteile:
Neben Revisionssicherheit und Auditfähigkeit gewährleisten DMS-Systeme ebenso Datensicherheit durch automatisierte Backups, Verschlüsselung und strikte Zugriffskontrollen und Rollenkonzepte.
Ein DMS ermöglicht nicht nur die sichere Speicherung von Dokumenten, sondern automatisiert auch viele Prozesse, die sonst manuell durchgeführt werden müssten. Es kann Rechnungen automatisiert erfassen, mit Metadaten versehen und revisionssicher speichern. Ein DMS hilft auch dabei, Dokumente schnell wiederzufinden und Audit-Trails zu erstellen, die eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleisten.
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