Die Digitalisierung ist für viele Unternehmen eine Herausforderung – mit WEKO an der Seite erfolgt der Wandel reibungslos und effizient. In diesem Beitrag berichten wir, wie Unternehmen ihre Prozesse mit WEKO erfolgreich transformiert haben.
André Nauroschat, Geschäftsführer der RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG, schildert die spürbare Effizienzsteigerung, die sein Unternehmen durch die Einführung von DocuWare in Zusammenarbeit mit WEKO erlebt hat. Vor der Partnerschaft bremsten ineffiziente und zeitraubende Prozesse den Arbeitsalltag. Mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden Dokumente nun effizienter verwaltet, rechtssicher gespeichert und schneller abgerufen – der Verwaltungsaufwand konnte erheblich reduziert werden.
"Der größte Erfolg in der Zusammenarbeit mit WEKO war die Einführung von DocuWare, was uns ermöglicht, mit allen Mitarbeitern auf den gleichen Wissensstand zuzugreifen, Papier, Archivräume, Archivfläche zu sparen und Fehlerquellen auszuschließen."
André Nauroschat
Geschäftsführer RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG
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Die Berliner Spedition Haberling arbeitete lange mit papierbasierten Prozessen – von Eingangsdokumenten bis zur Freigabe. Gemeinsam mit WEKO wurde DocuWare eingeführt und nahtlos an Sage 100 angebunden. Die Dokumentenerfassung, -prüfung und -archivierung laufen nun vollständig digital. Prozesse wurden transparenter, Freigaben beschleunigt und Medienbrüche beseitigt – ein großer Schritt in Richtung durchgängiger Digitalisierung.
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Die Adolf Gottfried Tonwerke GmbH hat gemeinsam mit WEKO Sage 100 eingeführt und die bestehende DocuWare-Lösung über die zertifizierte Sage2DocuWare-Schnittstelle integriert. Heute laufen Belegverarbeitung, Dokumentenzugriff und Archivierung vollständig digital – ergänzt durch eine performante Cloud-Infrastruktur und zentrale Systembetreuung durch WEKO. So entstand eine moderne, wartungsarme IT-Landschaft mit klaren Prozessen und hohem Zukunftspotenzial.
„Die Arbeit mit DocuWare ist für uns täglich Brot – das System begleitet uns seit über einem Jahrzehnt und gemeinsam mit WEKO haben wir es immer weiterentwickelt. Trotz einiger Herausforderungen hat am Ende alles gut funktioniert – und man kann sich heute kaum mehr vorstellen, ohne zu arbeiten.“
Achim Gottfried
Leiter Datenverarbeitung
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Der Kranvermietungs- und Logistikanbieter MOBI-HUB nutzte bereits seit Mitte der 90er Jahre eine ERP-Software – jedoch ohne digitale Lösung für das Dokumentenmanagement. Geschäftsrelevante Dokumente wurden in Papierform in riesigen Dokumentenstapeln alphabetisch sortiert. In Zusammenarbeit mit WEKO implementierte MOBI-HUB ein zentrales DMS, das vollständig in die bestehenden Sage-Anwendungen integriert wurde. Verwaltungsnahe Geschäftsprozesse wurden vollständig automatisiert und papierloses Arbeiten wurde eingeführt. Dadurch konnten die Finanzbuchhaltung, das Controlling sowie die Dokumentenablage digitalisiert und erheblich optimiert werden.
"Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten.“
Ute Hallau
Geschäftsführerin MOBI-HUB
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Als Inhaber beider Apotheken kämpfte Dr. Jonas Wedler in der Buchhaltung mit langen Bearbeitungszeiten und einem aufwändigen, manuellen Übermittlungsprozess. Durch die Implementierung von DocuWare in Zusammenarbeit mit WEKO konnten diese Abläufe effizient optimiert und automatisiert werden.
"Seit der Verwendung von DocuWare von WEKO sparen wir uns das händische Verschicken von Rechnungen und Dokumenten an das Steuerbüro. Das passiert mittlerweile komplett digital und ist somit deutlich effizienter geworden."
Dr. Jonas Wedler
Inhaber St. Nikolai und Hubertus Apotheke
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Die Lebenshilfe Aachen digitalisierte ihre papierlastigen Bestell- und Freigabeprozesse in ihren Werkstätten. Gemeinsam mit WEKO wurden DocuWare und JobRouter integriert, wodurch Freigaben, Bestellungen und Rechnungen nun vollständig digital, revisionssicher und transparent bearbeitet werden. Freigabezeiten wurden deutlich verkürzt, Belegverluste eliminiert und die Arbeitsabläufe insgesamt effizienter gestaltet.
„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“
Anni Lürkens
Geschäftsleitung / Prokuristin
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Die WASEL GmbH, Spezialist für Schwerlastlogistik und Turmdrehkrane, digitalisierte gemeinsam mit WEKO ihre gesamte Rechnungsbearbeitung. Mit JobRouter und DocuWare wurden manuelle Abläufe durch automatisierte Prozesse ersetzt – inklusive OCR-Erkennung, strukturierter Freigabeworkflows und Anbindung an Sage. Die Bearbeitung ist heute schneller, transparenter und vollständig nachvollziehbar – bei gleichzeitig stabil laufender Systemlandschaft.
„Die Transparenz der Abläufe hat sich enorm verbessert und das macht es der Geschäftsführung deutlich einfacher, alles im Blick zu behalten“
Wolfgang Hüllenkremer
Qualitäts- und Umweltmanager
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Die Kindeswohl-Berlin gGmbH, ein Träger der freien Jugendhilfe, stand vor der Herausforderung, ihre Softwarelösungen an das Wachstum des Unternehmens anzupassen. Fehlzeiten oder Personalverwaltung konnten mit der bisherigen Lösung nicht abgebildet werden, ebenso Besonderheiten wie Schichtdienst und zuschlagpflichtige Lohnarbeiten. Um diese Anforderungen zu erfüllen, implementierte WEKO die Sage Personalabrechnung. In einem weiteren Schritt wurde die Lösung um das Personalmanagement sowie ein Controllingmodul erweitert.
Durch diese Lösung konnte das Unternehmen seine Verwaltungsarbeiten effizienter gestalten und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
„WEKO hat uns geholfen, unsere Personalverwaltung zu vereinfachen und die Qualität unserer Arbeit zu steigern.“
Jürgen Frenzel
Projekt Management, Kindeswohl-Berlin gGmbH
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WEKO bringt 30 Jahre Erfahrung und ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse ihrer Kunden mit. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, die genau auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern sind, die passende Lösung für Sie steht bereit. Unsere Expertise in der Integration komplexer Systeme, einschließlich ERP- und CRM-Lösungen, stellt sicher, dass Ihr DMS nahtlos in Ihre bestehenden IT-Strukturen eingebunden wird.
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