E-Rechnung im Mittelstand: Die 9 wichtigsten Fragen

Die E‑Rechnung ist im B2B bereits Realität: Seit Januar 2025 müssen Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können. Ab 2027 folgen – abhängig vom Vorjahresumsatz – weitere Pflichten für den Versand. Mittelständische Unternehmen sollten deshalb jetzt prüfen, ob ihre Prozesse und Systeme auch für Peppol, ViDA und künftige E‑Reporting‑Vorgaben gerüstet sind.

Wir geben konkrete und praxisnahe Antworten auf die neun häufigsten Fragen aus dem Mittelstand.

Inhaltsverzeichnis

1. Gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich?

2. Ab wann müssen wir E-Rechnungen versenden?

3. Welche Ausnahmen gelten bei der E-Rechnungspflicht?

4. Welche Formate sind Standard: XRechnung oder ZUGFeRD?

5. Können wir unsere bestehenden EDI-Anbindungen weiterhin nutzen?

6. Was genau ist Peppol und warum ist es jetzt wichtig für uns?

7. Welche Änderungen bringt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 mit sich?

8. Rechnet sich eine E-Invoicing-Lösung für uns?

9. Sollten wir ViDA und E-Reporting bereits jetzt berücksichtigen?

• Ihre nächsten Schritte

1. Gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich?

Ja, die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inlandsansässigen Unternehmen im B2B-Bereich. Diese Regel gilt ohne Übergangsfrist und betrifft auch Kleinunternehmer.

Für die steuerliche Anerkennung der E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte Teil der Rechnung relevant – das heißt die XRechnung-XML-Datei oder der XML-Teil einer ZUGFeRD-Datei.

Diese Dateien müssen acht Jahre lang unverändert aufbewahrt werden, wobei die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit jederzeit gewährleistet sein müssen.

Für die Praxis

Wenn Sie eingehende E-Rechnungen nur ausdrucken und die zugehörige XML-Datei löschen, entfernen Sie das ursprüngliche Rechnungsdokument und verstoßen gegen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Nach den GoBD müssen elektronische Dokumente in ihrem Originalformat archiviert werden. Maßgeblich und rechtlich verbindlich bleibt daher stets die unveränderte XML-Datei, nicht ihr Ausdruck.

Kurz erklärt

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln die Anforderungen des Finanzamts an die digitale Buchführung und Archivierung. Eine zentrale Vorgabe für elektronische Rechnungen ist die Revisionssicherheit. Dabei muss die Originaldatei im XML-Format so gespeichert werden, dass nachträgliche Veränderungen oder Löschungen nicht unbemerkt bleiben.

Eine einfache Ablage in einem normalen Ordner auf dem PC oder im E-Mail-Postfach genügt diesen Anforderungen nicht.

2. Ab wann müssen wir E-Rechnungen versenden?

• Die Versandpflicht tritt zum 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro in Kraft.

• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen (§ 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften, Absatz 38).

3. Welche Ausnahmen gelten bei der E-Rechnungspflicht?

Nicht unter die Pflicht zur E-Rechnung fallen Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro brutto, Fahrausweise, Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen (§ 34a Satz 4 UStDV).

Die Empfangspflicht gilt jedoch auch für Kleinunternehmer: Wer eine E-Rechnung von einem Lieferanten erhält, muss diese empfangen und archivieren können.

4. Welche Formate sind Standard: XRechnung oder ZUGFeRD?

In Deutschland dominieren XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind somit offiziell als E-Rechnung anerkannt.

XRechnung ist eine reine XML-Datei, die maschinell leicht verarbeitet werden kann, aber für Menschen schwer lesbar ist. Sie ist der Standard im B2G-Bereich.

ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt die Norm – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Prüfen Sie, welches Profil Ihr System beim Versand erzeugt.

Für mittelständische Unternehmen mit einer gemischten Lieferantenbasis ist ZUGFeRD meist die robustere Wahl, da es auch bei Empfängern funktioniert, die noch keine reine XML-Verarbeitung nutzen.

Kurz erklärt: EN 16931

Die europäische Norm für elektronische Rechnungen definiert verbindlich, welche Datenfelder eine E-Rechnung enthalten muss, zum Beispiel Rechnungsnummer und Steuerbetrag. Sie legt zudem fest, wie diese Informationen strukturiert sein müssen, damit Software sie europaweit automatisch auslesen kann.

In Deutschland basieren die Formate XRechnung und ZUGFeRD genau auf dieser Norm.

5. Können wir unsere bestehenden EDI-Anbindungen weiterhin nutzen?

Ja, EDIFACT und andere EDI-Standards bleiben unter drei Bedingungen auch nach 2027 ein zulässiger Übermittlungsweg:

• Sender und Empfänger müssen sich auf das EDI-Format einigen.

• Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen sich aus der EDI-Datei ohne Informationsverlust extrahieren lassen.

  
  Quelle: § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG, konkretisiert im BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 33 f
  

Für die Praxis

EDI-Direktverbindungen erfordern im Setup mehr Aufwand als Peppol. Für Unternehmen mit wenigen, festen Großkunden lohnt sich der Einsatz von EDI weiterhin. Bei einer wachsenden Zahl von Lieferanten und Kunden ist Peppol wirtschaftlicher.

Kurz erklärt: EDI / EDIFACT

Electronic Data Interchange (EDI) ist der langjährig etablierte Standard für den strukturierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen über direkte Punkt-zu-Punkt-Verbindungen. EDIFACT stellt dabei die international am weitesten verbreitete EDI-Syntax dar.

6. Was genau ist Peppol und warum ist es jetzt wichtig für uns?

Kurz erklärt: Was ist Peppol?

Peppol ist ein standardisiertes Netzwerk für den automatisierten Austausch von E‑Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. Es ermöglicht Unternehmen, Rechnungen systemübergreifend und ohne Medienbrüche zu übermitteln.

Wann besteht für den Mittelstand Handlungsbedarf?

Für rein innerdeutsche B2B-Geschäfte ist Peppol derzeit nicht zwingend vorgeschrieben. Dennoch zeigt sich Peppol als stabilste und zukunftssicherste Infrastruktur für die aktive Versandpflicht ab 2027.

Eine Anbindung wird für Sie besonders relevant, wenn eines dieser drei Szenarien zutrifft:

• Sie haben Lieferanten oder Kunden im EU-Ausland: Viele europäische Länder sind bei der E-Rechnung bereits weiter. Wer grenzüberschreitend Rechnungen empfangen oder versenden muss, benötigt zunehmend Zugang zu Peppol oder vergleichbaren Netzwerken.

• Sie möchten ohne Eigenentwicklung ins Ausland versenden: Einzelne Staaten setzen auf eigene Vorgaben: Italien nutzt das staatliche SDI, Frankreich zertifizierte Plattformen, Polen das geschlossene System KSeF. Andere Länder, wie Belgien ab 2026, machen Peppol zur Pflicht. Um nicht für jedes Land eigene IT-Schnittstellen entwickeln zu müssen, empfiehlt sich ein E-Invoicing-Provider als zentraler Knotenpunkt. Er nutzt Peppol, wo es gefordert ist, und bietet direkte Schnittstellen zu staatlichen Systemen wie KSeF, um Rechnungen automatisch in das erforderliche Landesformat zu übersetzen.

• Sie planen die digitale Anbindung von Beschaffungsprozessen: Das Peppol-Netzwerk beschränkt sich nicht nur auf E-Rechnungen. Seine Spezifikationen ermöglichen auch den standardisierten elektronischen Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen. Unternehmen, die ihren gesamten Purchase-to-Pay-Prozess medienbruchfrei in ihrem ERP-System abbilden möchten, können Peppol als technische Infrastruktur nutzen.

   

7. Welche Änderungen bringt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 mit sich?

Mit seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 schafft das Bundesfinanzministerium eine wichtige Orientierung für die Praxis: Es stellt klar, dass die technische Gültigkeit einer E‑Rechnung und ihre steuerrechtliche Ordnungsmäßigkeit getrennt zu bewerten sind.

Für Finanzverantwortliche beantwortet das Schreiben die zentrale Frage im Rechnungseingang:

Wie sollten wir mit technischen Fehlermeldungen umgehen, und wann ist unser Vorsteuerabzug tatsächlich gefährdet?

Das BMF definiert dazu ab sofort drei verbindliche Fehlerkategorien:

Formatfehler: Die Datei (zum Beispiel im XML-Format) entspricht nicht den technischen Syntaxvorgaben oder lässt sich nicht vollständig auslesen.

Konsequenz: Das Dokument gilt steuerlich nicht als E-Rechnung, sondern lediglich als „sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format“. Damit verletzt der Aussteller seine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.

Geschäftsregelfehler: Das technische Grundformat ist zwar korrekt, doch die Datei verstößt gegen die logischen Regeln der europäischen Norm. Ein Praxisbeispiel des BMF: Der ausgewiesene Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem im Datensatz angegebenen Steuersatz überein.

Inhaltsfehler: Hier geht es um fehlende umsatzsteuerliche Pflichtangaben gemäß §§ 14 und 14a UStG.

Auswirkungen auf den Rechnungseingang

Aus diesen Vorgaben folgt eine klare Empfehlung: Die Rechnungsprüfung sollte methodisch in zwei getrennte Schritte aufgeteilt werden.

1. Systemseitige Validierung (Die Technik)

Die Überprüfung auf Format- und Geschäftsregelfehler in strukturierten XML-Datensätzen ist manuell nicht zuverlässig durchführbar. Das Bundesministerium der Finanzen schafft hier Klarheit und betont im Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung (Rn. 35a), dass Unternehmen sich auf eine systemseitige Validierung verlassen dürfen:

 "Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen."

Praxistipp: Bewahren Sie den vom System erzeugten Validierungsbericht auf. Er dient im Fall einer Betriebsprüfung als Nachweis für Ihre sorgfältige Verfahrensweise.

2. Inhaltliche Rechnungsprüfung (Der Mensch)

Eine Softwarevalidierung bestätigt nur die strukturelle Korrektheit. Sie ersetzt laut BMF nicht die inhaltliche Prüfung. Ob etwa die berechneten Mengen stimmen, die Leistung zur Bestellung passt oder der angewandte Steuersatz sachlich korrekt ist, kann das System nicht abschließend bewerten. Diese inhaltliche Kontrolle bleibt daher eine zentrale Aufgabe Ihrer Finanzbuchhaltung.

Strategische Empfehlung für Ihre IT-Architektur

Wie können Unternehmen diese Zweiteilung technisch sinnvoll umsetzen?

Viele Firmen setzen dazu eine professionelle E-Invoicing-Lösung als technischen Filter vor dem Freigabeprozess ein. Diese Software validiert eingehende Rechnungen vollautomatisch, weist unzulässige Formate ab und erstellt einen nützlichen Prüfbericht.

Ihre Fachabteilung wird so von IT-Aufgaben entlastet und kann sich voll auf die kaufmännische Freigabe konzentrieren.

8. Rechnet sich eine E-Invoicing-Lösung für uns?

Der Return on Investment (ROI) ergibt sich vor allem aus deutlichen Verbesserungen Ihrer Prozesse.

Erfahrungen aus zahlreichen Projekten zeigen, dass sich die manuelle Bearbeitungszeit von Rechnungen durch den Einsatz digitaler Lösungen um 40 bis 60 Prozent verringert. Die so gewonnenen Kapazitäten können Sie für wichtige Aufgaben nutzen, die bisher oft vernachlässigt wurden, wie etwa Stammdatenpflege, Lieferantenmanagement oder kaufmännische Auswertungen.

Versteckte Kosten durch fehlerhafte Archivierung

Fehler bei der Archivierung und Aufbewahrung verursachen nicht nur Mehraufwand, sondern können auch steuerliche Risiken mit sich bringen. Die GoBD verlangen eine unveränderbare und nachvollziehbare Archivierung im maßgeblichen Originalformat. Das Ausdrucken oder Speichern auf einem gewöhnlichen Laufwerk erfüllt diese Anforderungen nicht.

Im Prüfungsfall drohen folgende Risiken:

• Verlust des Vorsteuerabzugs

• Probleme bei der Anerkennung der Unterlagen

• Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen bei wesentlichen Mängeln

9. Sollten wir ViDA und E-Reporting bereits jetzt berücksichtigen?

Die E‑Rechnungspflicht ist mehr als eine regulatorische Vorgabe. Sie schafft die Grundlage, um Rechnungsprozesse durchgängig zu digitalisieren und die IT‑Landschaft darauf auszurichten.

Grundlage ist ein europäisches Reformpaket: Mit „VAT in the Digital Age“ (ViDA) schafft die EU ein einheitliches digitales Mehrwertsteuersystem. Der Rat der Europäischen Union verabschiedete dieses Paket am 11. März 2025. Ziel ist es, Umsatzsteuerbetrug zu reduzieren und die Meldung von Transaktionsdaten innerhalb der EU zu standardisieren.

Die Einführung des digitalen Meldesystems erfolgt in drei Stufen:

Status quo in Deutschland: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E‑Rechnungen empfangen können. Diese müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD.

Ab 2027/2028: Die Übergangsfristen für den Versand laufen schrittweise aus. Ab 2027 sind größere Unternehmen verpflichtet, E‑Rechnungen zu versenden. Ab 2028 gilt die Versandpflicht grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze, sofern keine gesetzlichen Ausnahmen greifen.

Ab 1. Juli 2030 in der EU: Für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU gilt das Digital Reporting Requirement (DRR). Rechnungen müssen dann elektronisch ausgestellt und fristgerecht an die Steuerbehörden gemeldet werden. Die EU verknüpft die E‑Rechnung damit direkt mit einem digitalen Meldesystem für Umsatzsteuerdaten.

Warum diese Entwicklungen auch für rein national agierende Unternehmen relevant sind

Auch Unternehmen, die ausschließlich innerhalb Deutschlands fakturieren, sollten diese Neuerungen beachten. Die E‑Rechnungspflicht ist kein isoliertes Digitalisierungsprojekt, sondern ein wichtiger Schritt hin zu einem nationalen Meldesystem für B2B-Umsätze.

Deutschland plant, die bestehende Infrastruktur der E‑Rechnung perspektivisch auch für die Übermittlung strukturierter Transaktionsdaten zu nutzen.

Strategische Umsetzung statt kurzfristiger Anpassung

Die Umstellung auf die E‑Rechnung sollte für Unternehmen nicht bei der Erfüllung gesetzlicher Mindestanforderungen enden. Entscheidend ist, ob ERP‑, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme strukturierte Rechnungsdaten durchgängig erzeugen, empfangen, verarbeiten, prüfen und revisionssicher archivieren können – und ob sie sich künftig auch für steuerliche Meldungen nutzen lassen.

Besonders zukunftsfähig sind Systeme, die an standardisierte Netzwerke angebunden werden können. Über Peppol lassen sich E‑Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente sicher und strukturiert mit vielen Partnern austauschen. Das Prinzip: einmal anbinden, viele Partner erreichen – statt für jeden Empfänger eine eigene EDI‑Verbindung einzurichten.

Wer Rechnungsprozesse frühzeitig auf strukturierte Formate und interoperable Netzwerke ausrichtet, schafft die Grundlage für automatisierte Abläufe, verlässliche Daten und künftige Meldeanforderungen. Das reduziert späteren Anpassungsaufwand und erhöht zugleich die Flexibilität der IT‑ und Prozesslandschaft.

Ihre nächsten Schritte

Gehen Sie diese vier Schritte strukturiert an, um Fristen einzuhalten und Prozesse zu sichern:

1. Empfangsfähigkeit sichern: Stellen Sie sicher, dass Sie XRechnung und ZUGFeRD empfangen und revisionssicher verarbeiten können.
2. Stichtag bestimmen:Prüfen Sie Ihren Vorjahresumsatz (über oder unter 800.000 Euro), um Ihre Versand-Deadline (2027 oder 2028) festzulegen.
3. Stammdaten bereinigen bei Lieferanten und Kunden
4. Zukunftssichere Lösung für die E-Invoicing-Umsetzung wählen: Achten Sie auf Peppol-Fähigkeit, Validierung nach dem aktuellen BMF-Schreiben und E-Reporting-Vorbereitung (ViDA 2030).
   
   

Sie kennen die Fristen, die Fakten und die Hebel. 

Nun geht es darum, Ihre konkrete Situation zu klären – Ihre Branche, das Volumen, Ihr bestehendes ERP-System und Ihre Lieferantenbasis. 

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Quellen und weiterführende Informationen

Gesetze 

§ 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen

§ 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen

§ 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer

§ 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Absatz 38)

Verordnungen

§ 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern

Verwaltungsanweisungen des Bundesministeriums der Finanzen

BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 – Fehlerkategorien, Validierung, Aufbewahrung

BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung

EU-Recht

Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates vom 11. März 2025 – ViDA

Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870 – Fundstelle der Norm EN 16931

Richtlinie 2014/55/EU – elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen

Europäische Kommission – VAT in the Digital Age

Standards

KoSIT – Standard XRechnung und Einordnung der EN 16931

Peppol

Beschaffungsamt des BMI – Übertragungskanal Peppol