Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt in der digitalen Transformation eine zentrale Rolle. Nicht nur große Konzerne, auch KMUs müssen ihre Prozesse anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse entscheidend ist, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Ein Dokumentenmanagementsystem ist hierbei ein zentraler Baustein.
Alles, was Sie wissen müssen: Wie Sie ein DMS erfolgreich einführen, praktische Tipps inkl. Checkliste – finden Sie in unserem Leitfaden. Laden Sie ihn jetzt kostenlos herunter und optimieren Sie Ihre Dokumentenprozesse effizient und erfolgreich!
Inhalt
Die Digitalisierung ist längst in kleinen und mittelständischen Unternehmen angekommen – aber es gibt noch viel Potenzial. Laut der Bitkom-Studie zum Stand der Digitalisierung in deutschen Unternehmen (2023) nutzen 95 % der befragten Unternehmen bereits digitale Lösungen wie ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) und ECM (Enterprise Content Management). Doch bei genauerem Hinsehen zeigt sich: Bei 33 % der Unternehmen sind die Geschäftsprozesse noch zur Hälfte papierbasiert und bei 25 % sogar überwiegend.
Manuelle Dokumentenprozesse in Bereichen wie Rechnungsmanagement und Vertragsabwicklung können Unternehmen viel Geld kosten. Oft sind mangelnde Ressourcen und ein hoher Integrationsaufwand Hindernisse, die die Einführung eines DMS erschweren.
Interessant ist jedoch: Die anfänglichen Hürden bei der Integration sind oft weniger gravierend als erwartet. Das Ergebnis lohnt sich umso mehr: Effizientere Prozesse, Kosteneinsparungen und deutlich verbesserte Beziehungen zu Kunden und Lieferanten, da Rechnungs- und Freigabeprozesse erheblich schneller erfolgen.
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bedeutet einen klaren Wettbewerbsvorteil: Durch die Automatisierung von Prozessen wird Ihr Unternehmen deutlich effizienter. Geschäftsdokumente werden zuverlässig und revisionssicher archiviert, und Ihre Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit, da sie Dokumente mühelos finden und bearbeiten können. Gleichzeitig profitieren Sie von signifikanten Kosteneinsparungen – sowohl in Bezug auf den Zeitaufwand als auch auf Papier- und Lagerkosten. Ein DMS ist also nicht nur ein technisches Upgrade, sondern ein strategischer Schritt hin zu einem effizienteren und zukunftssicheren Unternehmen.
Wo stehen Sie in der digitalen Evolution? Lesen Sie mehr in unserem Blog.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die geschäftsrelevante Dokumente eines Unternehmens, wie Rechnungen, Verträge oder Personaldokumente, zentral organisiert, sicher und rechtskonform archiviert und den Zugriff durch einfache Suchfunktionen erleichtert. Mit Hilfe eines DMS können Sie Dokumente digital erfassen, kategorisieren und systematisiert ablegen.
Das Ziel: Manuelle Prozesse minimieren!
Ein DMS fügt sich über entsprechende Schnittstellen nahtlos in Ihre bestehenden Systeme – z. B. ein vorhandenes ERP-System, Finanzbuchhaltungssystem oder Outlook – ein.
Besonders in administrativen Bereichen wie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen und Vertragsmanagement entfaltet ein DMS seine Stärke.
Die wichtigsten Vorteile:
Ein DMS kann verschiedene geschäftsrelevante Dokumente verwalten.
Dazu zählen unter anderem:
Ein Dokumentenmanagementsystem ist in der Lage, eine breite Palette von Dateitypen zu verarbeiten und zu archivieren. Unten haben wir einige der wichtigsten Formate aufgelistet.
Sollten Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne direkt.
PDF-Dateien
Unverzichtbarer Standard für den Austausch und die Archivierung von Dokumenten. Das PDF-Format sorgt dafür, dass Dokumente in ihrer Originalformatierung erhalten bleiben und plattformübergreifend angezeigt werden.
Elektronische Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD)
E-Rechnungen werden direkt an das DMS weitergeleitet oder in das System importiert. Innerhalb des DMS werden sie automatisch verarbeitet und revisionssicher archiviert. XRechnung ist in Deutschland für öffentliche Aufträge verbindlich, während ZUGFeRD als universelles Format für die elektronische Rechnungsstellung verwendet wird.
XML (eXtensible Markup Language)
Ein vielseitiges Format für strukturierte Daten und Dokumente. Elektronische Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD basieren auf XML, um Rechnungsdaten standardisiert in einem maschinenlesbaren Format zu übermitteln.
Office-Dateien
E-Mails
E-Mails können via Outlook-Schnittstelle direkt in das DMS archiviert werden. Zudem kann aus dem DMS heraus direkt auf E-Mails geantwortet bzw. können diese weitergeleitet werden. Dies erleichtert das Archivieren und Verwalten von Korrespondenz.
Bild-Dateien
Video- und Audio-Dateien
Ein DMS vereinfacht die Erfassung und Archivierung von Inhalten aus verschiedensten Quellen – seien es E-Mails, PDFs, gescannte Dokumente oder mobil erfasste Inhalte – und stellt sie zentral zur Verfügung. Rechnungsdaten werden mithilfe von Intelligent Indexing automatisiert eingelesen; die Dokumente werden anschließend strukturiert und revisionssicher abgelegt.
Mit einem DMS können Sie Ihre internen Arbeitsprozesse gezielt optimieren.
Die automatisierte Prüfung einer Rechnung umfasst mehrere Schritte:
(1) Gleichzeitig mit der Ablage und Archivierung der Rechnung startet eine automatisierte sachliche Prüfung – es wird überprüft, ob der Lieferant bekannt ist, alle notwendigen Angaben vorhanden sind oder ob es sich um eine doppelte Rechnung handelt. Fehlen Angaben, werden diese Informationen automatisiert an die Buchhaltung weitergegeben.
(2) Anschließend erfolgt die fachliche Prüfung und die Zuweisung der Rechnung zur Freigabe an die verantwortlichen Besteller oder Kostenstellen. Auch eine Kontierung kann vorgenommen werden. Durch die Integration von Vertretungsregelungen, Freigabelimits und Erinnerungen werden Workflows zusätzlich optimiert.
(3) Die Freigabe kann nun auf verschiedenen Geräten – PC, Tablet oder Smartphone – erfolgen.
(4) Im Anschluss können Rechnungen einzeln oder als Buchungsstapel direkt ins Finanzsystem übertragen werden. Eine manuelle Eingabe ist somit überflüssig!
Dokumente werden rechtskonform archiviert und dank Such- und Teilfunktionen können sie schnell wiedergefunden und nahtlos in die Zusammenarbeit eingebunden werden.
Kein langes Suchen mehr: Sie benötigen ein Dokument für Ihre Entscheidungsfindung? Hier ist es – schnell gefunden und medienbruchfrei weitergeleitet.
Quelle: DocuWare
So gelingt die Umstellung von Papierrechnungen auf digitale Rechnungen. Jetzt mehr erfahren.
Ein Dokumentenmanagementsystem muss sich reibungslos in Ihre bestehenden ERP-, Finanz- oder Buchhaltungssysteme integrieren lassen. Diese Schnittstellenkompatibilität ermöglicht es, das Dokumentenmanagement nahtlos in Ihre bereits etablierten Geschäftsprozesse zu integrieren – ohne zusätzliche Komplikationen oder Betriebsunterbrechungen.
Weko, Ihr erfahrener Partner im Bereich ERP-Lösungen und Spezialist für Sage-Integrationen wie Sage ERP und Sage Rechnungswesen, bietet Ihnen eine eigens entwickelte Schnittstelle. Diese garantiert eine nahtlose Zusammenarbeit beider Systeme.
Möchten Sie mehr erfahren? Sehen Sie sich unser Video zur Sage2DocuWare-Schnittstelle an und entdecken Sie hier, wie einfach die Verknüpfung von DocuWare mit Ihren bestehenden Systemen ist.
Welche Schnittstelle benötigt Ihr System? Fragen Sie uns gerne direkt.
Kennen Sie das?
Täglich treffen Rechnungen per E-Mail oder Post ein. Diese manuell zu erfassen, weiterzuleiten und zu archivieren, kostet viel Zeit. Dokumente gehen verloren oder sind nicht sofort verfügbar.
Der Steuerberater fragt nach Belegen – die Nerven liegen blank.
Dubletten oder falsch ausgestellte Rechnungen schleichen sich in den Bearbeitungsprozess ein, was aufwendige Nacharbeiten erfordert. Standortübergreifende Freigabeprozesse dauern Tage, weil Rechnungen in Papierform zur Prüfung weitergegeben werden müssen.
Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ändert sich Ihr Arbeitsalltag deutlich:
Rechnungen werden sofort und automatisiert ins System importiert – egal, ob per E-Mail oder als gescanntes Dokument. Intelligent Indexing liest relevante Daten wie Rechnungsnummer und Betrag aus und ordnet sie dem richtigen Vorgang zu. Über regelbasierte Workflows wird die Rechnung automatisiert sachlich geprüft – fehlerhafte Rechnungen und Dubletten werden so herausgefiltert. Im Anschluss erfolgt die Weiterleitung zur fachlichen Prüfung, und die Rechnung wird direkt an die zuständigen Mitarbeiter zur Freigabe weitergeleitet. Nach der Freigabe werden die Buchungsinformationen nahtlos an Ihr Buchhaltungssystem übergeben. Alle Rechnungen sind digital verfügbar, revisionssicher archiviert und dank umfangreicher Suchfunktionen leicht auffindbar.
Vorteile eines DMS im Finanz- und Rechnungswesen:
Welche Schnittstelle benötigt Ihr System? Wir beantworten gern Ihre Fragen.
Was ist Intelligent Indexing?
Kennen Sie das?
Sie müssen Rechnungen von langjährigen Lieferanten manuell ablegen und Indexdaten manuell in Ihr System übertragen?
Hier kommt Intelligent Indexing ins Spiel: Durch ein kurzes Training kann das System automatisch den Lieferanten und die Rechnungsstruktur erkennen. Es liest wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag direkt aus den Dokumenten aus und ordnet diese den entsprechenden Vorgängen zu. Die weiteren Verarbeitungsschritte erfolgen vollständig digital – ohne manuelle Eingaben oder Fehlerrisiken.
Lesen Sie hier mehr darüber, wie ein DMS Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung optimiert.
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Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind Sie für die E-Rechnung bestens aufgestellt.
E-Rechnungen können problemlos empfangen, bearbeitet und archiviert werden.
Kurz und knapp erklärt – Die E-Rechnungspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Deutschland in Kraft. Hier die wichtigsten Punkte:
Unser Sage-Experten-Interview: 10 häufige Fragen zum Thema E-Rechnungspflicht. Jetzt reinhören!
Je nach Anforderung stehen Unternehmen verschiedene DMS-Varianten zur Verfügung:
On-Premises DMS werden direkt auf den Servern des Unternehmens installiert (dies können eigene oder gemietete Server sein). Diese Lösung bietet hohe Kontrolle über Daten und Systeme. In der Regel sind die Investitionskosten für ein On-Premises-System hoch und auch die Implementierungsphase ist aufwändiger und dauert länger.
Ein Cloud-basiertes DMS speichert und verarbeitet alle Daten in der Cloud. Die Implementierungsphase ist in der Regel kürzer, da keine eigene Serverinfrastruktur benötigt wird. Im Fall von DocuWare handelt es sich um einen Managed Service: DocuWare übernimmt den Betrieb und die Wartung der technischen Infrastruktur und stellt regelmäßige Backups sowie den Betrieb nach höchsten europäischen Anforderungen in Bezug auf Sicherheit und Compliance sicher.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist mehr als nur eine Archivlösung. Es transformiert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung. Unternehmen, die den Sprung zur Digitalisierung nicht wagen, riskieren, Kosten und Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren. Mit einem DMS können Sie diesen Herausforderungen gezielt begegnen – mehr Effizienz, geringere Kosten und höhere Datensicherheit sind nur einige der Vorteile, die Sie erwarten.
WEKO bringt 30 Jahre Erfahrung und ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse ihrer Kunden mit. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, die genau auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern sind, die passende Lösung für Sie steht bereit. Unsere Expertise in der Integration komplexer Systeme, einschließlich ERP- und CRM-Lösungen, stellt sicher, dass Ihr DMS nahtlos in Ihre bestehenden IT-Strukturen eingebunden wird.
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