Mit Version 7.13 stellt DocuWare erweiterte Möglichkeiten für Gestaltung, Steuerung und Automatisierung von Workflows bereit. Schwerpunkte sind eine präzisere Zuweisung, schnelleres Design, sichere Bearbeitung sowie eine breitere Unterstützung von E-Rechnungsformaten und vorausgefüllten Formularen.
Der neue Funktionsumfang von DocuWare 7.13 ist bereits in der Cloud-Version verfügbar – sofort einsatzbereit für alle Anwender.
Die On-Premises-Variante wird Ende September nachgezogen und steht dann mit denselben Verbesserungen bereit.
Gestaltung direkt in der Konfiguration. Änderungen werden automatisch gespeichert.
Korrekturen bei Bedarf über Rückgängig/Wiederherstellen.
Entscheidungsträger pro Aufgabe: Zuweisung unmittelbar am Arbeitsschritt; höhere Transparenz und Flexibilität.
Mehrfachauswahl: Aktionen gesammelt kopieren, einfügen, duplizieren, löschen; deutliche Zeitersparnis.
Konnektoren umschalten: Fehler-/Timeout-Verbindungen ausblendbar; fokussierte Darstellung.
Selektiver Export: Zielgerichteter Export einzelner Workflows.
Neue Tastaturkürzel: Beschleunigte Modellierung.
Benutzerdefinierte Fehlerbehandlung: Reaktionen auf Unterbrechungen definieren.
Migrationsunterstützung: Übernahme bestehender Workflows mit wenigen Klicks.
Ergebnis: Schnellere Erstellung, direkter Zugriff über die DocuWare-Konfiguration, klarere Terminologie und Oberfläche.
Ein Postfach für viele Formate: Automatische Identifikation auch jenseits von UBL/CII.
UBL/CII (z. B. XRechnung): eine gemeinsame Konfiguration.
Weitere Länderformate (z. B. FacturaE, FatturaPA, KSeF): jeweils eigene Konfiguration.
Eingang über ein universelles E-Rechnungs-Mailpostfach.
Übertragbar auf weitere UTF-8-basierte XML-Dokumente (z. B. Lieferscheine).
Anwendung: Bei Eingängen aus Deutschland, Spanien, Italien und Polen werden UBL-basierte Formate gemeinsam konfiguriert; für die übrigen Formate wird je eine spezifische Konfiguration hinterlegt. Alle Eingänge werden automatisch identifiziert und verarbeitet.
Formulare starten nicht bei Null. Vorhandene Daten werden genutzt.
Teilweise ausfüllen und speichern – spätere Fertigstellung möglich.
Zur Vervollständigung weiterleiten – kollaboratives Ausfüllen.
Vorbefüllen per URL-Parameter (Feld-IDs, Werte) durch Administratoren.
Vorausfüllen aus Workflows – Übernahme von Indexdaten.
Vorteile: Verbesserte Zusammenarbeit, Nutzung vorhandener Informationen, höhere Eingabesicherheit.
Zweistufige Authentifizierung (2SV).
Aktivierbar für DocuWare-Konten; Anmeldung mit sechsstelligem Einmalpasswort via Authenticator-App (z. B. Microsoft Authenticator, Duo Mobile).
Vorteil: Erhöhte Sicherheit bei der Benutzeranmeldung.
Zusätzlicher Hash-Algorithmus: SHA-512.
Ergänzend zu SHA-256 verfügbar – für neue Dokumente und geänderte Archivdokumente.
Vorteile: Verbesserte Informationssicherheit; Konformität mit NF Z42-020 (Frankreich) für digitale Sicherheitskomponenten.
Einzelne Elemente wurden neu zugeordnet, um zentrale Zuständigkeiten zu bündeln.
Benutzer aus vertrauenswürdiger Anwendung:
Verwaltung jetzt in der DocuWare-Konfiguration (nicht mehr in der Administration).
Hintergrund: Spezieller Benutzer für Zugriffe externer Anwendungen ohne aktive Anmeldung.
Lizenzkonvertierung (On-Premises):
Neue Registerkarte in den Organisationseinstellungen.
Regeln unverändert: 4 Named Clients ↔ 1 Concurrent-Lizenz. Bei älteren Concurrent-Lizenzen: 1 Concurrent ↔ 2 Named Clients.
Zentrale Gateway-Einstellungen (Cloud):
Nun Teil der Komponente Sicherheit.
Unter Externe Verbindungen: Portalintegrationen und IP-basierte Zugriffskontrolle (Verwaltung zulässiger Domains/IP-Adressen).
DocuWare Cloud und DocuWare On-Premises
Connect to Mail (für die E-Rechnungsverarbeitung)
DocuWare 7.13 bringt schnellere Workflow-Gestaltung, automatische Erkennung vielfältiger E-Rechnungsformate, vorausfüllbare Formulare sowie zusätzliche Sicherheits- und Admin-Optionen – klar, praxistauglich, alltagsnah.
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