Im Zuge der Digitalisierung und der Einführung von DMS-Systemen tauchen oft ähnliche Fragen auf. Hier sind einige der am häufigsten gestellten Fragen, zusammen mit den entsprechenden Antworten:
1. Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)?
- Effizienzsteigerung und Zeitersparnis:
Ein DMS automatisiert viele manuelle Prozesse, wie die Suche und Archivierung von Dokumenten. Dadurch können Mitarbeiter schneller auf Informationen zugreifen, was die Produktivität erheblich steigert. Beispielsweise kann die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen von mehreren Wochen auf wenige Tage verkürzt werden.
- Sicherer Zugriff: Dokumente können mit einem Berechtigungskonzept geschützt werden, sodass nur autorisierte Personen Zugang haben und jeder nur das sieht, was er auch sehen soll.
- Revisionssicherheit: In Deutschland müssen steuerrelevante Dokumente wie Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Grade die E-Rechnung macht, das Thema komplett, da der Ausdruck nicht mehr möglich ist. Ein DMS wie DocuWare Cloud unterstützt diese Anforderung durch einfache Wiederherstellung und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten.
- Versionierung: Dokumente werden entsprechend aktuell gehalten und nur die neuste Version wird angezeigt, die Änderungshistorie kann nachvollzogen werden und Änderungen sind protokolliert.
- Kostenreduktion: Durch die Automatisierung von Dokumentenprozessen und den Wegfall papierbasierter Abläufe können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen. Dies gilt sowohl für die Reduktion von Druck- und Lagerkosten als auch für die Minimierung von Fehlern und Doppelarbeit.
- Verbesserte Zusammenarbeit und Transparenz: Ein DMS erleichtert die Zusammenarbeit, da alle relevanten Dokumente zentral gespeichert und für berechtigte Mitarbeiter zugänglich sind. Dies fördert die Transparenz und verbessert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
- Datensicherheit: Moderne DMS-Lösungen bieten hohe Sicherheitsstandards, einschließlich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und redundanter Datenspeicherung, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust zu schützen. Dies ist besonders in Zeiten steigender Cyberbedrohungen entscheidend.
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2. Wie lange dauert die Implementierung eines DMS?
Die Dauer der Implementierung variiert je nach Umfang und Komplexität des Projekts. Im Allgemeinen kann der Prozess zwischen drei und sechs Monaten dauern. Faktoren, die die Dauer beeinflussen, sind:
- Größe des Unternehmens: Größere Unternehmen mit komplexeren Strukturen benötigen mehr Zeit.
- Anzahl der Benutzer: Je mehr Benutzer geschult werden müssen, desto länger dauert die Implementierung.
- Spezifische Anforderungen: Individuelle Anpassungen und Integrationen können zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen.
3. Welche Kosten sind mit der Einführung eines DMS-Systems verbunden?
Die Kosten können stark variieren und hängen von mehreren Faktoren ab:
- Lizenzkosten: Diese variieren je nach Anzahl der Benutzer.
- Implementierungskosten: Diese beinhalten die Planung, Installation, Konfiguration und Anpassung des Systems. Dabei gehen wir nach einem Standard vor, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten. Dies sind einmalige Dienstleistungskosten.
- Schulungskosten: Mitarbeiter müssen im Umgang mit dem neuen System geschult werden. WEKO bietet umfassenden Support, Schulungen, Workshops für Mitarbeiter und Administratoren, um Ihnen das nötige Wissen zu vermitteln. Dabei ist die Schulung der Mitarbeiter und Key-User einer der wichtigsten Faktoren in der Einführung.
- Wartung und Support: Laufende Kosten für die Wartung und den technischen Support, hängen ganz von der Lösung ab. WEKO bietet eine Flatrate für Unterstützung und Support an, die alle Ihre Bedürfnisse abdeckt und sicherstellt, dass Ihr System stets optimal funktioniert und sich mit der Zeit entwickelt.
4. Wie sicher sind unsere Daten in einem DMS-System?
Sicherheit ist ein zentrales Merkmal moderner DMS-Systeme. Sicherheitsmaßnahmen umfassen:
- Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Benutzer haben Zugang zu bestimmten Dokumenten oder Daten.
- Backups: Regelmäßige Backups sorgen dafür, dass Daten im Falle eines Systemausfalls wiederhergestellt werden können.
- Workflow-Automatisierung: Wiederholbare Geschäftsprozesse, wie das Genehmigen von Dokumenten oder das Versenden von Benachrichtigungen, können automatisch ablaufen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
5. Können wir das DMS-System an unsere bestehenden Systeme anpassen?
Ja, die meisten modernen DMS-Systeme, wie DocuWare, bieten umfassende Integrationsmöglichkeiten. Sie können mit verschiedenen anderen Softwarelösungen integriert werden, um einen nahtlosen Informationsfluss zu gewährleisten. Beispiele sind:
- ERP-Systeme: Integration mit bestehenden ERP-Lösungen zur automatischen Datenübertragung.
- CRM-Systeme: Verknüpfung mit Customer Relationship Management Systemen, um Kundeninformationen zentral zu verwalten.
- Finanzsoftware: Anbindung an Buchhaltungs- und Finanzsysteme zur nahtlosen Übertragung von Finanzdaten. Dabei verwenden wir grade SAGE Rechnungswesen sowie DATEV Unternehmen Online und DATEV Rechnungswesen als Standard Schnittstelle in unseren Projekten.
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6. Was sind die größten Herausforderungen bei der Implementierung eines DMS-Systems?
Die Implementierung eines DMS-Systems kann einige Herausforderungen mit sich bringen:
- Mitarbeiterakzeptanz: Es kann Widerstand gegen Veränderungen geben. Eine klare Kommunikation und Schulung helfen, die Akzeptanz zu erhöhen. Wir als WEKO bieten hier ein erfahrenes Vorgehen in unserem Projekten, um alle Mitarbeiter abzuholen.
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Anpassungen und Integrationen: Die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens erfordern oft individuelle Anpassungen und Integrationen, die zusätzlichen Aufwand bedeuten können.
7. Welche spezifischen Dokumenttypen und -prozesse profitieren am meisten von einem DMS?
Ein DMS kann besonders vorteilhaft für Dokumenttypen wie Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, allgemein das Finanzwesen, Verträge sowie Vertragsmanagement und HR-Dokumente sein. Prozesse, die von einem DMS profitieren, umfassen die Rechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung, Personalaktenverwaltung und Projektmanagement. Diese Bereiche profitieren durch verbesserte Zugänglichkeit, bessere Nachverfolgbarkeit und höhere Sicherheit.
8. Wie beeinflusst die Cloud-Technologie die Nutzung eines DMS?
Die Cloud-Technologie bietet zahlreiche Vorteile für die Nutzung eines DMS, einschließlich:
- Skalierbarkeit: Einfache Anpassung an wachsende Datenmengen und Benutzerzahlen.
- Zugänglichkeit: Zugriff auf Dokumente von überall und zu jeder Zeit.
- Kostenersparnis: Reduzierung der Notwendigkeit für lokale Hardware und Wartung.
- Wenn Sie keine Cloud wünschen, können wir auch eine lokal Installierte Version als On-Premises anbieten.
Mit WEKO als Ihrem Partner für die Einführung eines DMS-Systems stellen wir sicher, dass Ihre Digitalisierung reibungslos und effizient abläuft. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.
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