Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ab Anfang 2027 kommt die Pflicht zum Versand dazu. Parallel wachsen die Anforderungen rund um Peppol, ViDA und das E-Reporting.
Wir beantworten die neun häufigsten Fragen aus dem Mittelstand – konkret und direkt aus der Praxis.
Empfangspflicht: Gilt seit dem 01.01.2025 (ohne Übergangsfrist, auch für Kleinunternehmer)
Gilt der Empfang ab 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich?
Können wir unsere bestehenden EDI-Anbindungen weiter nutzen?
Was kostet eine E-Invoicing-Lösung – und wann rechnet sie sich?
Ja, die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inlandsansässigen Unternehmen im B2B-Bereich.
Es gibt keine Übergangsfrist und keine Ausnahmen basierend auf der Unternehmensgröße.
Was steuerlich bei der E-Rechnung zählt, ist der strukturierte Teil der Rechnung – die XRechnung-XML-Datei oder der XML-Teil einer ZUGFeRD-Datei.
Diese müssen acht Jahre lang unverändert aufbewahrt werden, wobei Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sein müssen.
Für die Praxis:
Wer eingehende E-Rechnungen ausdruckt und die XML-Datei dabei verwirft, vernichtet das Rechnungsoriginal und erfüllt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nicht. Laut GoBD müssen elektronische Dokumente in dem Format archiviert werden, in dem sie eingehen. Entscheidend und rechtlich bindend ist daher immer die unversehrte XML-Datei, nicht ihr optischer Ausdruck.
Kurz erklärt: GoBD
(Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Hinter der Abkürzung GoBD verbergen sich die Vorgaben des Finanzamts zur digitalen Buchführung und Archivierung. Die wichtigste Regel für die E-Rechnung lautet: Revisionssicherheit. Die Originaldatei (XML) muss zwingend digital so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden kann.
Ein normaler Dateiordner auf dem PC oder ein E-Mail-Postfach reicht dafür nicht aus.
Die Versandpflicht greift ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen.
Nicht von der Pflicht erfasst oder dauerhaft ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze.
Wer unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällt, muss dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen.
Die Empfangspflicht gilt jedoch für Kleinunternehmer: Wer von einem Lieferanten eine E-Rechnung erhält, muss diese empfangen und archivieren können.
In Deutschland dominieren XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind damit offiziell als E-Rechnung anerkannt.
XRechnung ist eine reine XML-Datei, die maschinell gut verarbeitbar, aber für Menschen schwer lesbar ist (Standard im B2G-Bereich).
ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF mit einer eingebetteten XML-Datei.
Für Mittelständler mit gemischter Lieferantenbasis ist ZUGFeRD meist die robustere Wahl, da es auch bei Empfängern funktioniert, die noch keine reine XML-Verarbeitung haben.
Kurz erklärt: EN 16931
Das ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie legt einheitlich fest, welche Datenfelder (z. B. Rechnungsnummer, Steuerbetrag) eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie strukturiert ist, damit Software sie europaweit automatisch auslesen kann. In Deutschland bauen die Formate XRechnung und ZUGFeRD genau auf dieser Norm auf.
Ja, unter drei Bedingungen. EDIFACT und andere EDI-Standards bleiben auch nach 2027 ein zulässiger Übermittlungsweg, wenn:
Sender und Empfänger das EDI-Format vereinbart haben,
Für die Praxis:
EDI-Direktverbindungen sind im Setup aufwendiger als Peppol. Für Unternehmen mit wenigen, festen Großkunden lohnt sich EDI weiter. Für Unternehmen mit wachsender Lieferanten- und Kundenzahl rechnet sich Peppol schneller.
Kurz erklärt: EDI / EDIFACT
Electronic Data Interchange ist der Langzeit-Standard für strukturierten Dokumentaustausch zwischen Unternehmen – über direkte Punkt-zu-Punkt-Verbindungen. EDIFACT ist die international meistverbreitete EDI-Syntax.
Kurz erklärt: Was ist Peppol?
Peppol ist das wichtigste Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Dokumente. Ursprünglich von der EU für den Behördenverkehr entwickelt, hat es sich mittlerweile als Standard im B2B-Umfeld etabliert.
Wann besteht für den Mittelstand Handlungsbedarf?
Für rein innerdeutsche B2B-Geschäfte ist Peppol aktuell nicht zwingend vorgeschrieben. Dennoch kristallisiert sich Peppol für die aktive Versandpflicht ab 2027 als die stabilste und zukunftssicherste Infrastruktur heraus.
Besonders relevant wird die Anbindung für Sie, wenn eines dieser drei Szenarien zutrifft:
Sie haben Lieferanten oder Kunden im EU-Ausland:
Andere europäische Länder sind bei der E-Rechnung bereits weiter. Wer grenzüberschreitend Rechnungen empfangen oder versenden muss, benötigt zunehmend den Zugang zu Peppol oder vergleichbaren Netzwerken.
Sie wollen ohne Eigenentwicklung ins Ausland versenden:
Einzelne Staaten setzen auf eigene Vorgaben: Italien nutzt das staatliche SDI, Frankreich zertifizierte Plattformen, Polen das geschlossene System KSeF. Andere, wie Belgien ab 2026, machen Peppol zur Pflicht. Um nicht für jedes Land eigene IT-Schnittstellen zu bauen, empfiehlt sich ein E-Invoicing-Provider, der als zentraler Knotenpunkt fungiert: Er nutzt Peppol, wo es gefordert ist, und hat direkte Schnittstellen zu staatlichen Systemen wie KSeF, um Ihre Rechnungen automatisch in das geforderte Landesformat zu übersetzen.
Sie planen die digitale Anbindung von Beschaffungsprozessen:
Das Peppol-Netzwerk ist nicht nur auf E-Rechnungen beschränkt. Die Spezifikationen des Netzwerks ermöglichen auch den standardisierten elektronischen Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen. Unternehmen, die ihren gesamten Purchase-to-Pay-Prozess ohne Medienbrüche in ihrem ERP-System abbilden möchten, können Peppol dafür als technische Infrastruktur nutzen.
Mit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 schafft das Bundesfinanzministerium (BMF) eine wichtige Grundlage für die Praxis: Es trennt die rein technische Struktur einer E-Rechnung von der steuerrechtlichen Ordnungsmäßigkeit.
Für Finanzverantwortliche beantwortet das die entscheidende Frage im Rechnungseingang:
Wie gehen wir mit technischen Fehlermeldungen um und wann ist unser Vorsteuerabzug wirklich in Gefahr?
Das BMF definiert dafür ab sofort drei verbindliche Fehlerkategorien:
Formatfehler: Die Datei (z. B. XML) entspricht nicht den technischen Syntax-Vorgaben oder lässt sich nicht vollständig auslesen.
Die Konsequenz: Das Dokument gilt steuerlich nicht als E-Rechnung, sondern nur als „sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format“. Der Aussteller verletzt damit seine gesetzliche E-Rechnungspflicht.
Geschäftsregelfehler: Das technische Grundformat stimmt zwar, aber die Datei verstößt gegen die logischen Regeln der europäischen Norm. Ein Praxisbeispiel des BMF: Der ausgewiesene Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem im Datensatz angegebenen Steuersatz überein.
Inhaltsfehler: Hier geht es um das Steuerrecht. Es fehlen zwingende umsatzsteuerliche Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG.
Die rechtliche Einordnung für die Praxis
Ein technischer Geschäftsregelfehler gefährdet den Vorsteuerabzug nicht automatisch. Er ist für das Finanzamt unbeachtlich, solange er keine steuerlichen Pflichtangaben betrifft. Fehlt in der E-Rechnung zum Beispiel die „Buyer Reference“, schlägt die Software-Validierung zwar Alarm, der Vorsteuerabzug bleibt aber erhalten.
Aber Vorsicht: Auch eine technisch makellose E-Rechnung kann inhaltlich falsch sein. Berechnet der Lieferant etwa einen falschen Steuersatz, ist das Dokument technisch valide, aber inhaltlich falsch. In diesem Fall hilft die beste Formatprüfung nicht – der Vorsteuerabzug ist in Gefahr.
Auswirkungen auf den Rechnungseingang
Aus diesen Vorgaben leitet sich eine klare Konsequenz ab: Es empfiehlt sich, die Rechnungsprüfung methodisch in zwei getrennte Schritte aufzuteilen.
1. Systemseitige Validierung (Die Technik)
Die Überprüfung auf Format- und Geschäftsregelfehler in strukturierten XML-Datensätzen lässt sich manuell nicht belastbar durchführen. Das BMF schafft hier Abhilfe und stellt im BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung (Rn. 35a) ausdrücklich klar, dass Unternehmen sich auf eine systemseitige Validierung verlassen dürfen:
„Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen.“
Praxistipp: Bewahren Sie den vom System generierten Validierungsbericht auf. Er dient im Fall einer Betriebsprüfung als Nachweis für Ihre prozessuale Sorgfalt.
2. Inhaltliche Rechnungsprüfung (Der Mensch)
Eine Software-Validierung bestätigt ausschließlich die strukturelle Korrektheit. Sie ersetzt laut BMF nicht die inhaltliche Überprüfung. Ob die berechneten Mengen stimmen, die Leistung zur Bestellung passt oder der angewandte Steuersatz sachlich korrekt ist, kann das System nicht abschließend beurteilen. Diese inhaltliche Kontrolle bleibt daher ein Kernprozess Ihrer Finanzbuchhaltung.
Strategische Empfehlung für Ihre IT-Architektur
Wie lässt sich diese Zweiteilung technisch am besten abbilden?
Viele Unternehmen etablieren dazu eine professionelle E-Invoicing-Lösung als technischen Filter direkt vor dem eigentlichen Freigabeprozess. Die Software validiert eingehende Rechnungen vollautomatisch, weist unzulässige Formate ab und erstellt den nützlichen Prüfbericht.
Ihre Fachabteilung wird von IT-Aufgaben entlastet und kann sich vollständig auf die kaufmännische Freigabe konzentrieren.
Wer bei E-Invoicing-Projekten nur die reinen Lizenzkosten vergleicht, denkt zu kurz. Die Software selbst ist nur das Werkzeug – der Return on Investment (ROI) entsteht durch messbare Prozessverbesserungen.
Eine saubere Kalkulation erfordert den Blick auf die drei größten Kostentreiber in der Buchhaltung:
Cashflow durch Skonto-Erträge
Verpasste Fristen kosten bares Geld. In einem aktuellen Projekt mit rund 150 Eingangsrechnungen pro Monat verpasste ein Kunde bisher 30 Prozent seiner skontofähigen Rechnungen. Nach der Umstellung auf einen automatisierten Freigabe-Workflow sank diese Quote auf unter 5 Prozent. Allein durch diesen Skonto-Effekt wurden die laufenden Softwarekosten mehrfach refinanziert.
Zeitersparnis in der Buchhaltung
Durch einen digitalen Workflow sinkt die Durchlaufzeit einer Rechnung typischerweise von 7 bis 14 Tagen auf 2 bis 3 Tage. Die manuelle Bearbeitungszeit reduziert sich um 40 bis 60 Prozent. Diese Kapazität fällt nicht weg, sondern wird endlich frei für Aufgaben, die heute oft liegenbleiben: Stammdatenpflege, Lieferantenmanagement oder kaufmännische Auswertungen.
Versteckte Kosten durch falsche Archivierung
Fehler bei Archivierung und Aufbewahrung kosten nicht nur Zeit, sondern können auch steuerliche Folgen haben. Die GoBD verlangen eine unveränderbare und nachvollziehbare Archivierung im maßgeblichen Originalformat; das bloße Ausdrucken oder Speichern auf einem normalen Laufwerk genügt dafür nicht.
Im Prüfungsfall kann das zu folgenden Risiken führen:
Verlust des Vorsteuerabzugs.
Probleme bei der Anerkennung im Prüfungsfall.
Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen bei wesentlichen Mängeln.
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist keine isolierte Pflichtaufgabe für 2026. Sie ist die wichtigste Weichenstellung für Ihre IT-Architektur der kommenden Jahre.
Der Grund dafür liegt in Europa. Am 11. März 2025 hat der Rat der Europäischen Union das Reformpaket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) verabschiedet. Das Ziel: Ein EU-weit standardisiertes Meldesystem (E-Reporting), um Steuerbetrug zu verhindern.
Die drei Stufen zum digitalen Meldesystem:
Status quo (Deutschland): Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Umfeld verpflichtend. Das geforderte Datenformat muss bereits heute der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (etwa XRechnung oder ZUGFeRD).
Ab 2027/2028: Die Übergangsfristen enden. Die aktive Versandpflicht für E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft greift vollumfänglich.
Ab 1. Juli 2030 (Europa): Das sogenannte „Digital Reporting Requirement“ (DRR) tritt in Kraft. Für grenzüberschreitende EU-Transaktionen (B2B) ist die E-Rechnung mit verbindlicher technischer Validierung zwingend vorgeschrieben. Zusätzlich gilt eine Echtzeit-Meldepflicht der Transaktionsdaten an die Steuerbehörden innerhalb von wenigen Tagen.
Der Inlands-Case: Warum das auch rein national handelnde Unternehmen betrifft
Selbst wenn Sie ausschließlich in Deutschland fakturieren, sind Sie von dieser EU-Richtlinie betroffen. Das deutsche Bundesfinanzministerium nutzt die nationale E-Rechnungspflicht ausdrücklich als Vorstufe. Auf Basis der europäischen ViDA-Infrastruktur plant Deutschland ein eigenes Meldesystem für Inlandsgeschäfte. Sobald dieses etabliert ist, müssen Sie jede inländische B2B-Rechnung zeitnah und strukturiert an das Finanzamt melden.
Unsere strategische Empfehlung
Wer heute in seine Prozesse eingreift, sollte diese kommenden Meldepflichten zwingend mitdenken, um teure Systemanpassungen in wenigen Jahren zu vermeiden.
Ein Blick auf zukunftssichere, netzwerkbasierte Infrastrukturen lohnt sich hier besonders. Ein europäischer Standard wie das Peppol-Netzwerk löst beispielsweise starre 1:1-EDI-Verbindungen durch ein effizienteres Konzept ab: Einmal verbinden, alle erreichen.
Wer seine Rechnungsflüsse rechtzeitig auf solche Netzwerke ausrichtet, schafft schon heute die technische Basis für nahtlose Datenflüsse und sichert die langfristige prozessuale Handlungsfähigkeit seines Unternehmens.
Gehen Sie diese fünf Schritte strukturiert an, um Fristen einzuhalten und Prozesse zu sichern:
Sie haben die Fristen, die Fakten und die Hebel.
Was jetzt fehlt, sind Antworten auf Ihre konkrete Situation – Branche, Volumen, bestehendes ERP, Lieferantenbasis.
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Über die Autoren
Dieser Beitrag wurde vom WEKO E-Invoicing-Team redaktionell zusammengestellt. Wir betreuen mittelständische Unternehmen in der DACH-Region bei der Einführung und dem Betrieb von DocuWare sowie JobRouter und begleiten laufend Projekte zwischen 30 und 5.000 Eingangsrechnungen pro Monat.
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Quellen und weiterführende Informationen
Aktuelle Neufassungen und ergänzende amtliche Hinweise zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung und zur E-Rechnung:
Abrufbar über das Bundesfinanzministerium
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: Zweites Schreiben zur E-Rechnung (Aktualisierung und Erweiterung des BMF-Schreibens vom 15.10.2024, u. a. zur Fehlerklassifizierung bei der Validierung)
Umsatzsteuergesetz (UStG): §§ 14, 14b (Ausstellung und Aufbewahrung von Rechnungen) sowie § 19 (Kleinunternehmer)
§ 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)
§ 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen)
§ 19 UStG (Kleinunternehmer)
Richtlinie (EU) 2025/516 – VAT in the Digital Age (ViDA): Verabschiedet am 11. März 2025 durch den Rat der Europäischen Union