Buchhaltung & Einkauf automatisieren: Schluss mit zeitaufwändigen Routineaufgaben

Die Buchhaltung automatisieren – für viele kleine und mittelständische Unternehmen klingt das nach einer großen Herausforderung. Doch die Realität zeigt: Automatisierung ist nicht nur ein technisches Upgrade, sondern eine wichtige Entlastung und echte Superpower im Arbeitsalltag. 

Ihre Buchhaltung mit einem DMS automatisieren: Automatischer Bestellabgleich und KI

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Kennen Sie das? Der Stapel an Rechnungen wächst, die Zeit für detaillierte Prüfungen wird knapp und jedes Mal muss man sich durch unzählige Bestellungen, Lieferscheine und Belege wühlen. Dabei ist es nicht nur die schiere Masse an eingehenden Rechnungen, die belastet, sondern auch das Risiko von Fehlern im manuellen Prüfungsprozess: Doppelte Zahlungen, verpasste Skontofristen oder fehlerhafte Rechnungen können nervenaufreibende Folgen haben. 

Buchhaltung automatisieren: Rechnungen im Handumdrehen erledigt – Automatisierte Workflows vom Eingang bis zur Freigabe

Mit der Automatisierung von Buchhaltungsprozessen wird dieser stressige Alltag deutlich erleichtert. Abgleiche von Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen erfolgen automatisiert – manuelle Eingriffe sind nicht mehr nötig. Unsere Dokumentenmanagementsysteme (DMS) DocuWare und JobRouter unterstützen Sie effektiv bei wichtigen Schritten im Purchase-to-Pay-Prozess – über die Automatisierung des Rechnungseingangs, die revisionssichere Dokumentenablage bis hin zum automatischen Bestellabgleich. Ihre Prozesse werden transparenter, die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams verbessert sich und der Rechnungsdurchlauf wird deutlich erhöht.

Aber wie funktioniert die Automatisierung Ihrer Buchhaltung im Detail?

1. Digitaler Rechnungseingang: Rechnungen, egal ob per E-Mail, als PDF oder als E-Rechnung (z.B. XRechnung, ZUGFeRD), werden automatisch vom System erfasst. Intelligente OCR-Technologie (Optical Character Recognition) liest wichtige Indexdaten zur Weiterverarbeitung aus.
2. Automatische Prüfung und Freigabe: Mit dem 3-Way-Match wird jede Rechnung automatisch mit der entsprechenden Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen. Passt alles, wird die Rechnung direkt zur Buchung freigegeben und an Ihr ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem übermittelt – ohne Ihr Zutun.
   
   Und wenn es doch einmal Abweichungen gibt? Kein Grund zur Panik – das DMS meldet sie sofort an Ihr Team, sodass Sie gezielt eingreifen können.

Dunkelbuchung: Eine Dunkelbuchung bedeutet, dass der gesamte Prozess inklusive Buchungsfreigabe ohne manuelles Eingreifen erfolgt. Gerade bei wiederkehrenden Rechnungen und festen Beträgen kann so eine erhebliche Zeitersparnis erzielt werden. Wiederkehrende Rechnungen werden automatisch geprüft, abgeglichen und zur Buchung freigegeben.

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Automatischer Bestellabgleich: Mühsame Abgleiche erledigt die KI

Ein wichtiger Schritt hin zur Automatisierung Ihrer Buchhaltung ist der automatische Bestellabgleich – das Abgleichen von Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen. Mit dem 3-Way-Match-Verfahren prüft das DMS automatisch, ob alle Positionen, Mengen und Preise korrekt sind. Hierzu wird auf Stammdaten in Ihrem ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem zurückgegriffen. Stimmen Rechnungs-, Bestell- und Lieferdaten überein, wird die Rechnung direkt zur Buchung freigegeben. Gerade bei hohem Rechnungsaufkommen eine wichtige Entlastung. Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, etwas übersehen oder falsch verbucht zu haben.

KI in der Buchhaltung: Unschlagbare Unterstützung

Auch in der Buchhaltung unterstützt künstliche Intelligenz zunehmend bei der Bewältigung von Routineaufgaben wie

• das automatisierte Erfassen von Daten,
• das intelligente Erkennen und die strukturierte Ablage von Dokumenten,
• das automatische Abgleichen Ihrer Belege,
• Datenanalysen und Echtzeitreportings.
  
  DMS wie DocuWare und JobRouter mit integrierter KI sind ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Zukunft, um Ihre Prozesse in der Buchhaltung zu beschleunigen und Ihre Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten.  

Vorteile einer automatisierten Buchhaltung

Automatisierte Prozesse in Ihrer Buchhaltung sind mehr als nur eine technische Verbesserung – sie bringen viele Vorteile, die sich unmittelbar im Arbeitsalltag bemerkbar machen:

• Mehr Zeit für Wesentliches: Schluss mit endlosen Abgleichen und Kontrollen. Eine automatisierte Buchhaltung nimmt Ihnen die Routinearbeit ab.
• Weniger Fehler: Durch den automatisierten Abgleich von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen werden Fehler sofort erkannt und Sie werden unmittelbar benachrichtigt. Das bedeutet auch: keine doppelten Zahlungen mehr.
• Kosteneffizienz: Mit einem DMS und automatisierten Workflows sinken die Bearbeitungskosten pro Rechnung und durch Ihr digitales Archiv verschwinden Papierberge. Sie sparen die Kosten für Papier und Lagerung.
• Sicherheit und Compliance: Einhaltung von DSGVO und GoBD? Mit automatisierten Buchhaltungssystemen sind Sie immer auf der sicheren Seite. Alle Dokumente werden rechtskonform archiviert und sind jederzeit zugänglich – ohne lange Suchzeiten und immer dort, wo Sie sie brauchen.

Ihre Buchhaltung mit einem DMS und KI automatisieren

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Schnittstellen-Kompetenz

Unsere DMS-Lösungen DocuWare und JobRouter lassen sich einfach in Ihr ERP- und Finanzbuchhaltungssystem integrieren. Über die Schnittstelle werden Ihre Daten sicher übertragen und auf Dokumente kann systemübergreifend zugegriffen werden.

Mit unserer eigens entwickelten Sage2DocuWare-Schnittstelle bieten wir eine nahtlose Integration von DocuWare in Sage100. Diese Lösung ermöglicht eine automatisierte Belegverarbeitung und eine revisionssichere Archivierung, die nicht nur Ihre Prozesse beschleunigt, sondern auch die Rechtssicherheit Ihrer Abläufe gewährleistet.

Warum WEKO der richtige Partner ist, um Ihre Buchhaltung zu automatisieren

Die Buchhaltung zu automatisieren, bedeutet nicht, über Nacht alles zu ändern. Vielmehr gestalten Sie Schritt-für-Schritt Ihre neue digitale Zukunft. Unternehmen, die den Schritt hin zur Automatisierung wagen, profitieren von deutlichen effizienteren Prozessen und der Entlastung Ihrer Teams von zeitaufwändigen Routineaufgaben. 

WEKO ist seit über 30 Jahren Partner des Mittelstands in der Digitalisierung und setzt neue Maßstäbe bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Als erfahrenes IT-Beratungsunternehmen steht WEKO für Zukunftsfähigkeit und Innovation. Unser Leistungsportfolio reicht von zukunftsfähigen Dokumentenmanagementsystemen über KI-gestützte Lösungen bis hin zu ERP-, CRM- und ECM-Integrationen – mit besonderem Fokus auf die Finanzbuchhaltung, den automatischen Bestellabgleich und das Rechnungs- und Vertragswesen. 

Mit unseren DMS-Lösungen DocuWare und JobRouter sind sie bestens aufgestellt für die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Buchhaltung.

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