Die Eingangsrechnungsverarbeitung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein zentraler Prozess in jedem Unternehmen, der sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig sein kann. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet eine effiziente Lösung zur Automatisierung und Digitalisierung dieses Prozesses, was erhebliche Vorteile für Unternehmen mit sich bringt. Im Folgenden erfahren Sie, wie die Verarbeitung der Ihrer Eingangsrechnungen durch ein DMS optimiert werden kann und welche Vorteile dies für Ihr Unternehmen bietet.
Warum sollte die Eingangsrechnungsverarbeitung optimiert werden?
Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist oft mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Dazu zählen:
- Lange Durchlaufzeiten, die bis zu 30 Tage betragen können
- Hohe Fehlerquote durch manuelle Dateneingaben
- Zeitaufwändige Prüf- und Freigabeprozesse
- Schwierige Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben
- E-Rechnungspflicht im Eingangsrechnungsprozess ab 2025
- Zeitaufwendige Bereitstellung für Steuerberater und Betriebsprüfer
Wie verbessert ein DMS die Eingangsrechnungsverarbeitung:
Ein DMS wie DocuWare bietet umfassende Funktionen zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung:
1. Automatische Erfassung und Sortierung:
Eingangsrechnungen werden unabhängig vom Format (Papier, E-Mail, PDF, E-Rechnung) automatisch erfasst und sortiert. Der selbst lernende Intelligent Indexing Service extrahiert wichtige Daten wie Lieferant, Rechnungsnummer und Beträge und identifiziert fehlende oder falsche Rechnungsdetails sowie Dubletten.
2. Digitale Workflows:
Die Rechnungen durchlaufen digitale Prüf- und Freigabeworkflows, die sicherstellen, dass alle internen Genehmigungsrichtlinien eingehalten werden. Dies kann auch auf mobilen Geräten erfolgen, was die Flexibilität erhöht. Inklusive Eskalations- & Vertreterfunktionen.
3. Integration in ERP-Systeme:
Die finalen Rechnungsdaten werden nahtlos in ERP-Systeme wie SAGE, SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV integriert. Dadurch wird eine automatische Verbuchung der Rechnungen ermöglicht und doppelte Dateneingaben vermieden.
4. Rechtssichere Archivierung:
Alle Rechnungen werden GoBD-konform archiviert, was eine gesetzlich geforderte Verfahrensdokumentation einschließen kann. Dies erleichtert auch Audits und Budgetplanungen erheblich.
5. Einfache Suche:
Ein DMS bietet erweiterte Suchfunktionen, die es ermöglichen, Rechnungen schnell und effizient zu finden. Durch die automatische Indexierung können Rechnungen nach verschiedenen Kriterien wie Lieferant, Rechnungsdatum oder Rechnungsnummer gesucht werden.
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Vorteile für Ihr Unternehmen
Die Implementierung eines DMS für die Eingangsrechnungsverarbeitung bringt zahlreiche Vorteile:
- Zeit- und Kosteneinsparungen:
Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen erheblich Zeit und Kosten sparen. Beispielsweise wird der Prüf- und Freigabeprozess von Wochen auf wenige Tage verkürzt.
- Verbesserte Genauigkeit und Compliance:
Automatisierte Systeme reduzieren die Fehlerquote und sorgen dafür, dass Compliance-Vorgaben zuverlässig eingehalten werden. Dies ist besonders wichtig in Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen.
- Erhöhte Transparenz und Kontrolle:
Unternehmen gewinnen durch die Digitalisierung einen besseren Überblick über ihre Finanzprozesse. Dies verbessert das Cash-Flow-Management und die Lieferantenbeziehungen erheblich.
- Flexibilität und Mobilität:
Digitale Workflows ermöglichen es Mitarbeitern, Rechnungen von überall aus zu prüfen und freizugeben. Dies erhöht die Flexibilität und trägt zur Effizienz bei.
Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten und Vorteile der Eingangsrechnungsverarbeitung mit einem DMS erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Beratung oder eine kostenlose Demo.