Die Ausgangsrechnungsverarbeitung ist ein kritischer Prozess, der den Cashflow und die Kundenbeziehungen eines Unternehmens maßgeblich beeinflusst. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet eine effiziente Lösung zur Automatisierung und Digitalisierung dieses Prozesses und bringt erhebliche Vorteile für Unternehmen.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie Sie die Ausgangsrechnungsverarbeitung durch ein DMS optimieren können und welche konkreten Vorteile dies für Ihr Unternehmen mit sich bringt.
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Die manuelle Verarbeitung von Ausgangsrechnungen ist oft mit zahlreichen Herausforderungen verbunden, darunter:
Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Ausgangsrechnungsverarbeitung können diese Herausforderungen effizient gelöst werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare bietet umfassende Automatisierungsfunktionen für die Rechnungsverarbeitung:
Ein DMS archiviert Rechnungen automatisch auf Grundlage vordefinierter Vorlagen sowie Daten aus dem ERP-System. Felder wie Kundeninformationen, Artikeldaten und Preise werden dabei automatisch ausgelesen und können je nach Anforderung z.B. mit einer Projektakte verknüpft werden.
DocuWare lässt sich nahtlos in viele bestehende Systeme wie Ihr Finanzbuchhaltungs- oder ERP-System integrieren, was einen reibungslosen Datenaustausch ermöglicht.
Rechnungen durchlaufen digitale Genehmigungs- und Versandworkflows, die sicherstellen, dass alle internen Freigaberichtlinien eingehalten werden. Diese Workflows können auch mobil erfolgen, was die Flexibilität erhöht.
Jede Änderung an einer Rechnung wird protokolliert und die Nachvollziehbarkeit somit erheblich verbessert.
Rollenbasierte Zugriffsrechte ermöglichen eine granulare Kontrolle darüber, wer Rechnungen einsehen darf.
Rechnungen werden automatisch im Original in verschiedenen Formaten (PDF, XRechnung oder ZUGFeRD) archiviert.
Ausgangsrechnungen können direkt aus dem DMS per E-Mail versendet werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der Wiedervorlage und dem Versand.
Alle Rechnungen werden GoBD-konform archiviert, was einer gesetzlich geforderten Verfahrensdokumentation bedarf. Dies erleichtert Audits und Budgetplanungen erheblich.
Die Implementierung eines DMS zur Optimierung der Ausgangsrechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile:
Die Digitalisierung und Automatisierung der Ausgangsrechnungsverarbeitung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare bringt erhebliche Vorteile mit sich: Zeit- und Kosteneinsparungen, erhöhte Genauigkeit und verbesserte Compliance. Unternehmen, die diesen Schritt vollziehen, sind hervorragend positioniert, um ihre Effizienz zu steigern und sich im Wettbewerb zu behaupten.
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