10 Fragen und Antworten zum Thema E-Rechnungspflicht (inkl. SAGE-Experteninterview)

E-Rechnung ab 2025 – Experteninterview:
Was ändert sich ab 2025?

Unsere SAGE-Experten Sascha Kenzler und Alexander Gürtler beantworten die wichtigsten Fragen zur E-Rechnungspflicht und erklären, was sich ab 2025 ändert. Außerdem geben sie hilfreiche Tipps, wie Sie sich optimal vorbereiten können. Hören Sie rein!

1. Was ändert sich zum 01.01.2025 in Bezug auf E-Rechnungen?

Ab dem 1. Januar 2025 haben E-Rechnungen Vorrang vor Papierrechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können. Sie benötigen außerdem die Zustimmung des Empfängers, wenn sie weiterhin Papierrechnungen versenden wollen. Zusätzlich müssen E-Rechnungen revisionssicher im Originalformat archiviert werden.

2. Warum ist die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen wichtig?

Da E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 Vorrang haben, müssen sie im Originalformat digital archiviert werden, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Ein Ausdruck der E-Rechnung würde das Format verändern und die Revisionssicherheit beeinträchtigen.

3. Welche technischen Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen, um E-Rechnungen rechtskonform zu empfangen und zu speichern?

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können. Dazu wird ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) empfohlen, das die revisionssichere Archivierung ermöglicht.

4. Welche Herausforderungen ergeben sich für Sage 100-Kunden im Zusammenhang mit E-Rechnungen?

Sage 100-Kunden können mit dem nächsten Update E-Rechnungen empfangen. Eine Schnittstelle zu DocuWare wird bereitgestellt, die alle Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt, einschließlich revisionssicherer Archivierung und Workflows.

5. Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer herkömmlichen PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung, wie z.B. die X-Rechnung oder ZUGFeRD, ist maschinenlesbar und enthält eine eingebettete XML-Datei. Im Gegensatz dazu ist eine PDF-Rechnung visuell darstellbar, aber nicht maschinenlesbar.

6. Welche Vorteile bietet die Umstellung auf E-Rechnungen?

Die Umstellung auf E-Rechnungen spart Unternehmen Zeit, Geld und Ressourcen. Es werden Prozesskosten reduziert, die Umwelt geschont und die Digitalisierung vorangetrieben. Unternehmen profitieren von einer effizienteren Verarbeitung der Rechnungen.

7. Gibt es Sicherheitsbedenken im Umgang mit E-Rechnungen?

E-Rechnungen sollten verschlüsselt per E-Mail versendet werden, um Sicherheit zu gewährleisten. Zukünftig könnten zentralisierte Systeme zur Kontrolle und Zustellung von E-Rechnungen eingesetzt werden.

8. Was passiert ab dem 01.01.2027?

Ab dem 01.01.2027 sind alle Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro im Vorjahr verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.

9. Was ändert sich ab dem 01.01.2028?

Ab dem 01.01.2028 wird die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen auf alle B2B-Unternehmen ausgeweitet.

10. Welche Schritte sollten Unternehmen jetzt ergreifen, um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten?

Unternehmen sollten ihre Prozesse für den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen prüfen, Mitarbeiter schulen und gegebenenfalls ein Dokumentenmanagementsystem implementieren. Bei Bedarf kann auch ein externer Partner wie Weko zur Unterstützung hinzugezogen werden.

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