Unsere SAGE-Experten Sascha Kenzler und Alexander Gürtler beantworten die wichtigsten Fragen zur E-Rechnungspflicht und erklären, was sich ab 2025 ändert. Außerdem geben sie hilfreiche Tipps, wie Sie sich optimal vorbereiten können. Hören Sie rein!
Ab dem 1. Januar 2025 haben E-Rechnungen Vorrang vor Papierrechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können. Sie benötigen außerdem die Zustimmung des Empfängers, wenn sie weiterhin Papierrechnungen versenden wollen. Zusätzlich müssen E-Rechnungen revisionssicher im Originalformat archiviert werden.
Da E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 Vorrang haben, müssen sie im Originalformat digital archiviert werden, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Ein Ausdruck der E-Rechnung würde das Format verändern und die Revisionssicherheit beeinträchtigen.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können. Dazu wird ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) empfohlen, das die revisionssichere Archivierung ermöglicht.
Sage 100-Kunden können mit dem nächsten Update E-Rechnungen empfangen. Eine Schnittstelle zu DocuWare wird bereitgestellt, die alle Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt, einschließlich revisionssicherer Archivierung und Workflows.
Eine E-Rechnung, wie z.B. die X-Rechnung oder ZUGFeRD, ist maschinenlesbar und enthält eine eingebettete XML-Datei. Im Gegensatz dazu ist eine PDF-Rechnung visuell darstellbar, aber nicht maschinenlesbar.
Die Umstellung auf E-Rechnungen spart Unternehmen Zeit, Geld und Ressourcen. Es werden Prozesskosten reduziert, die Umwelt geschont und die Digitalisierung vorangetrieben. Unternehmen profitieren von einer effizienteren Verarbeitung der Rechnungen.
Ab dem 01.01.2027 sind alle Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro im Vorjahr verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
Ab dem 01.01.2028 wird die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen auf alle B2B-Unternehmen ausgeweitet.
Unternehmen sollten ihre Prozesse für den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen prüfen, Mitarbeiter schulen und gegebenenfalls ein Dokumentenmanagementsystem implementieren. Bei Bedarf kann auch ein externer Partner wie Weko zur Unterstützung hinzugezogen werden.
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