Ob Projektmanager, Kundenberater oder Außendienstmitarbeiter – wer beruflich viel unterwegs ist, kennt die Herausforderungen der Reisekostenabrechnung nur zu gut. Jede Reise bringt eine Vielzahl von Dokumenten mit sich: Tankquittungen, Hotelrechnungen, Taxibelege und vieles mehr. Vor der Reise müssen zunächst Genehmigungen für die Reise eingeholt, die Reisekosten geplant und entsprechende Anträge gestellt werden. Während der Reise werden Belege gesammelt und dokumentiert, um sie später für die Abrechnung einzureichen.
Typische Reisekosten im Reisekostenmanagement – Ein Überblick
Die häufigsten Ausgaben bei Geschäftsreisen umfassen:
- Fahrtkosten: Flugtickets, Bahnfahrten, Mietwagen, Taxis oder Parkgebühren.
- Unterkunft: Hotelkosten oder Mietunterkünfte.
- Verpflegungsmehraufwand: Mahlzeiten während der Reise.
- Reisenebenkosten: Zusatzkosten wie Visa, Gepäckgebühren oder Parktickets.
Die manuelle Bearbeitung dieser Unterlagen – vom Sammeln der Belege bis zur Abrechnung – ist oft zeitaufwändig und fehleranfällig. Dank digitalem Reisekostenmanagement mit WEKO und den DMS-Lösungen DocuWare und JobRouter gehört dieser Aufwand der Vergangenheit an.
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Effizienter Ablauf mit DocuWare und JobRouter
Mit modernen, digitalen Tools wie DocuWare und JobRouter lassen sich viele dieser Probleme lösen. So wird ein optimierter Prozess umgesetzt:
Schritt 1: Belege scannen und Reisekostenformular ausfüllen
Bereits unterwegs können Mitarbeiter Belege wie Hotel- oder Taxiquittungen per Smartphone einscannen. Über das DMS können die Belege direkt in das digitale Reisekostenmanagement-System hochgeladen werden, wo sie sicher und strukturiert abgelegt werden.
Ein personalisiertes Webformular führt die Mitarbeitenden durch alle notwendigen Angaben. Pflichtfelder wie Reisedatum, Zweck der Reise und aufgeschlüsselte Kosten stellen sicher, dass alle Informationen vollständig und korrekt sind.
Nach dem Ausfüllen wird das Reisekostenformular mit den hochgeladenen Belegen automatisch an die zuständige Führungskraft weitergeleitet – als klare Aufgabe im digitalen Workflow.
Schritt 2: Prüfung und Freigabe im Reisekostenmanagement
Die Führungskraft prüft die eingereichten Daten und Belege im DMS, bestätigt die Angaben mit einem Klick oder digitalem Stempel und gibt die Reisekostenabrechnung frei. Automatische Benachrichtigungen stellen sicher, dass keine Anträge übersehen werden.
Schritt 3: Buchung und Auszahlung
Nach der Freigabe wird die Abrechnung an die Buchhaltung weitergeleitet. Dort erfolgt die abschließende Prüfung, die Buchung und die Veranlassung der Zahlung. Eine automatische E-Mail, generiert durch das DMS, informiert die Mitarbeitenden über den erstatteten Betrag und sorgt für Transparenz bei der Reisekostenerstattung.
Herausforderungen im Reisekostenmanagement – und wie sie gelöst werden
- Ungenaue oder fehlerhafte Abrechnungen
Mit digitalen Formularen, die klare Vorgaben für alle notwendigen Felder enthalten, werden Fehler und unvollständige Angaben minimiert.
- Fehlende Belege und Dokumente
Dank der Möglichkeit, Belege direkt unterwegs mit dem DMS zu scannen und hochzuladen, gehören verlorene Quittungen der Vergangenheit an. - Unklare Reiserichtlinien
Individuell konfigurierbare Webformulare machen Vorgaben zu zulässigen Kosten transparent und einfach nachvollziehbar. - Zeitaufwendige Prozesse
Automatisierte Workflows und digitale Freigaben über das DMS verkürzen die Bearbeitungszeit erheblich und reduzieren den Verwaltungsaufwand in der Buchhaltung bei Geschäftsreisen.
Vorteile mit Weko, DocuWare und JobRouter
Mit der Beratung und Unterstützung von Weko sowie den leistungsstarken Lösungen DocuWare und JobRouter wird das Reisekostenmanagement nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und fehlerfrei. Dies spart Zeit, schont Ressourcen und steigert die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Buchhaltungsteams gleichermaßen.
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