Die Zeit drängt: Was fordert die E-Rechnungspflicht in 2026?
Unternehmen sollten ihre Systeme jetzt so ausstatten, dass sie elektronische Rechnungen verarbeiten und revisionssicher archivieren können.
Die E-Rechnungspflicht ist seit Januar 2025 für Unternehmen Realität. Die Regelung zielt darauf ab, den digitalen Rechnungsaustausch zu vereinheitlichen und die Transparenz sowie Effizienz in der Rechnungslegung zu steigern. Papierrechungen sollen reduziert und die elektronische Rechnungsverarbeitung gefördert werden.
>>Lassen Sie sich nicht von der E-Rechnungspflicht überraschen! Nutzen Sie unsere übersichtlichen Informationen und unsere Hilfe für eine deutlich erleichterte Planung und Umsetzung mit unserem Whitepaper<<<
Die Norm EN 16931
Für den E-Rechnungsaustausch in der Europäischen Union regelt die Norm EN 16931, welche Inhalte eine E-Rechnung umfassen muss und welches Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung zulässig ist.
Die EU‑Norm EN 16931 legt fest, welche Informationen eine E‑Rechnung enthalten muss und dass sie als strukturierte, maschinenlesbare Daten übermittelt wird. Dafür sind Formate wie UBL oder UN/CEFACT CII zugelassen. Ein einfaches PDF genügt nicht; nur wenn eine EN‑konforme XML‑Datei enthalten ist, gilt das Dokument als E‑Rechnung.
XML (Extensible Markup Language) ist eine textbasierte Metasprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten, die 1998 vom W3C veröffentlicht wurde und sich als Standard für den plattformübergreifenden Datenaustausch etabliert hat.
Die Dokumentenmanagementsysteme DocuWare und JobRouter unterstützen gängige, EN‑16931‑konforme E‑Rechnungsformate auf XML‑Basis.
Import, Verarbeitung und revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie DocuWare und JobRouter bieten Funktionen, mit denen elektronische Rechnungen automatisiert importiert, Daten extrahiert und revisionssicher abgelegt werden können. Ein geeigneter DMS-Import stellt sicher, dass XML-Daten schnell und korrekt verarbeitet werden, ohne dass Benutzer manuell eingreifen müssen. Diese automatisierte Speicherung und Indexierung bietet klare Vorteile in Bezug auf Zeitersparnis und Prüfsicherheit.
Durch die revisionssichere Archivierung erfüllt das DMS die gesetzlichen Anforderungen, wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in Deutschland.
Worauf kommt es bei der Archivierung von E-Rechnungen an?
Die gesetzeskonforme Aufbewahrung ist zentral für E‑Rechnungen. Umsatzsteuerlich sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren.
Entscheidend ist, dass E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden müssen, in welchem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung in ein anderes Inhouse-Format ist nur dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden (Randziffer 131 der GoBD). Sollte es hier zu Datenverlusten kommen, geht dies zu Lasten des Steuerpflichtigen. Eine Archivierung in ausgedruckter Form ist nicht zulässig. Die Rechnungen müssen maschinell auswertbar bleiben, was bedeutet, dass die elektronische Struktur der Daten einschließlich aller notwendigen Strukturinformationen (z.B. Dateiherkunft) erhalten bleiben muss (Randziffer 128, 129 der GoBD). Dies ermöglicht es den Finanzbehörden, bei Bedarf direkt auf die Daten zuzugreifen und sie auszuwerten.
Die nationalen Standards: XRechnung und ZUGFeRD
Um die E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten bearbeiten zu können, müssen Unternehmen ihre Dokumentenabläufe entsprechend konfigurieren. Die folgenden E-Rechnungsformate stehen in Deutschland im Fokus:
- XRechnung: Die XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) entwickelt. Sie erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931. Die XML-Datenstruktur gewährleistet eine vollständige und maschinell lesbare Verarbeitung. Im Unterschied zu ZUGFeRD enthält dieses elektronische Rechnungsformat keine PDF-Komponente.
Die Verwendung der XRechnung ist seit dem 27. November 2020 für Rechnungen über 1.000 Euro an öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtend. - ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland):
Dieses hybride Format ist eine flexible Lösung, da die XML-Datei in ein PDF eingebettet ist.
So kann die Rechnung in einem Viewer dargestellt werden, ohne dass der XML-Code sichtbar wird – eine gute Wahl für Unternehmen, die ein Format benötigen, das sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.
ZUGFeRD basiert ebenfalls auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN16931. Durch die Kombination aus visuell prüfbarem PDF und automatisierbaren XML-Daten ermöglicht ZUGFeRD eine effiziente Rechnungsverarbeitung.
Bereit für die E-Rechnung?
Für viele Unternehmen ist die E-Rechnungspflicht ab 2025 der Startschuss für die systematische Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse. Zukunftsfähige DMS wie DocuWare oder JobRouter, die E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD sicher verarbeiten und archivieren, schaffen eine effiziente und rechtssichere Basis für die digitale Rechnungsverwaltung.
DocuWare und JobRouter lassen sich nahtlos in Ihr ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem integrieren und ermöglicht so eine reibungslose Weiterverarbeitung und Verbuchung Ihrer Rechnungen. Zudem erleichtern automatisierte Workflows im DMS Ihren Arbeitsalltag von der Bestellung bis zur Buchung erheblich. Ein DMS automatisiert das Auslesen von Rechnungsdaten, den Bestellabgleich und Freigabeprozesse, lesen Sie mehr in unserm Blog.
Kontaktieren Sie uns gerne bei weiteren Fragen und vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch:
WEKO: Ihr verlässlicher Partner
WEKO unterstützt Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung. Gemeinsam mit unseren Partnern DocuWare und JobRouter bieten wir maßgeschneiderte Lösungen, die Ihre Geschäftsprozesse optimieren und sicherstellen, dass Sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.
>>Lassen Sie sich nicht von der E-Rechnungspflicht überraschen! Nutzen Sie unsere übersichtlichen Informationen und unsere Hilfe für eine deutlich erleichterte Planung und Umsetzung mit unserem Whitepaper<<<
Hinterlassen Sie ein Kommentar: