DocuWare 7.13 – Das Wichtigste auf einen Blick

Mit Version 7.13 stellt DocuWare erweiterte Möglichkeiten für Gestaltung, Steuerung und Automatisierung von Workflows bereit. Schwerpunkte sind eine präzisere Zuweisung, schnelleres Design, sichere Bearbeitung sowie eine breitere Unterstützung von E-Rechnungsformaten und vorausgefüllten Formularen.

Der neue Funktionsumfang von DocuWare 7.13 ist bereits in der Cloud-Version verfügbar – sofort einsatzbereit für alle Anwender.
Die On-Premises-Variante wird Ende September nachgezogen und steht dann mit denselben Verbesserungen bereit.

Workflows: bauen, ändern, überblicken

Gestaltung direkt in der Konfiguration. Änderungen werden automatisch gespeichert.
Korrekturen bei Bedarf über Rückgängig/Wiederherstellen.

• Entscheidungsträger pro Aufgabe: Zuweisung unmittelbar am Arbeitsschritt; höhere Transparenz und Flexibilität.

• Mehrfachauswahl: Aktionen gesammelt kopieren, einfügen, duplizieren, löschen; deutliche Zeitersparnis.

• Konnektoren umschalten: Fehler-/Timeout-Verbindungen ausblendbar; fokussierte Darstellung.

• Selektiver Export: Zielgerichteter Export einzelner Workflows.

• Neue Tastaturkürzel: Beschleunigte Modellierung.

• Benutzerdefinierte Fehlerbehandlung: Reaktionen auf Unterbrechungen definieren.

• Migrationsunterstützung: Übernahme bestehender Workflows mit wenigen Klicks.

Ergebnis: Schnellere Erstellung, direkter Zugriff über die DocuWare-Konfiguration, klarere Terminologie und Oberfläche.

E-Rechnungen: erkennen, verarbeiten, entlasten

Ein Postfach für viele Formate: Automatische Identifikation auch jenseits von UBL/CII.

• UBL/CII (z. B. XRechnung): eine gemeinsame Konfiguration.

• Weitere Länderformate (z. B. FacturaE, FatturaPA, KSeF): jeweils eigene Konfiguration.

• Eingang über ein universelles E-Rechnungs-Mailpostfach.

• Übertragbar auf weitere UTF-8-basierte XML-Dokumente (z. B. Lieferscheine).

Anwendung: Bei Eingängen aus Deutschland, Spanien, Italien und Polen werden UBL-basierte Formate gemeinsam konfiguriert; für die übrigen Formate wird je eine spezifische Konfiguration hinterlegt. Alle Eingänge werden automatisch identifiziert und verarbeitet.

Formulare: vorausfüllen und zusammenarbeiten

Formulare starten nicht bei Null. Vorhandene Daten werden genutzt.

• Teilweise ausfüllen und speichern – spätere Fertigstellung möglich.

• Zur Vervollständigung weiterleiten – kollaboratives Ausfüllen.

• Vorbefüllen per URL-Parameter (Feld-IDs, Werte) durch Administratoren.

• Vorausfüllen aus Workflows – Übernahme von Indexdaten.

Vorteile: Verbesserte Zusammenarbeit, Nutzung vorhandener Informationen, höhere Eingabesicherheit.

Sicherheit & Integrität: anmelden und nachweisen

Zweistufige Authentifizierung (2SV).
Aktivierbar für DocuWare-Konten; Anmeldung mit sechsstelligem Einmalpasswort via Authenticator-App (z. B. Microsoft Authenticator, Duo Mobile).
Vorteil: Erhöhte Sicherheit bei der Benutzeranmeldung.

Zusätzlicher Hash-Algorithmus: SHA-512.
Ergänzend zu SHA-256 verfügbar – für neue Dokumente und geänderte Archivdokumente.
Vorteile: Verbesserte Informationssicherheit; Konformität mit NF Z42-020 (Frankreich) für digitale Sicherheitskomponenten.

Administration & Konfiguration: klarer strukturiert

Einzelne Elemente wurden neu zugeordnet, um zentrale Zuständigkeiten zu bündeln.

• Benutzer aus vertrauenswürdiger Anwendung:
  Verwaltung jetzt in der DocuWare-Konfiguration (nicht mehr in der Administration).
  Hintergrund: Spezieller Benutzer für Zugriffe externer Anwendungen ohne aktive Anmeldung.

• Lizenzkonvertierung (On-Premises):
  Neue Registerkarte in den Organisationseinstellungen.
  Regeln unverändert: 4 Named Clients ↔ 1 Concurrent-Lizenz. Bei älteren Concurrent-Lizenzen: 1 Concurrent ↔ 2 Named Clients.

• Zentrale Gateway-Einstellungen (Cloud):
  Nun Teil der Komponente Sicherheit.
  Unter Externe Verbindungen: Portalintegrationen und IP-basierte Zugriffskontrolle (Verwaltung zulässiger Domains/IP-Adressen).

Komponenten

• DocuWare Cloud und DocuWare On-Premises

• Connect to Mail (für die E-Rechnungsverarbeitung)

DocuWare 7.13 bringt schnellere Workflow-Gestaltung, automatische Erkennung vielfältiger E-Rechnungsformate, vorausfüllbare Formulare sowie zusätzliche Sicherheits- und Admin-Optionen – klar, praxistauglich, alltagsnah.

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