Stellen Sie sich vor, Sie könnten die endlose Suche nach wichtigen Dokumenten beenden – und stattdessen alles auf Knopfdruck finden. Verlangsamt die Papierflut Ihre Arbeitsprozesse? Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Lösung.
Mit einem DMS verwalten Sie Ihre Dokumente nicht nur effizient und sicher, sondern Sie greifen auch im Handumdrehen darauf zu – so bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.
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Ihr Weg zum professionellen Dokumentenmanagement
– in 5 einfachen Schritten
Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung
Analysieren Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens.
- Welche Dokumente müssen verwaltet werden?
- Wo liegen Ihre größten Herausforderungen?
Setzen Sie klare Ziele – etwa kürzere Suchzeiten oder die Verbesserung der Dokumentensicherheit. Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen, diese Ziele zu erreichen.
Schritt 2: Auswahl des passenden DMS
Wählen Sie ein DMS, das genau zu Ihren Bedürfnissen passt. Achten Sie auf Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Integration und Kosten.
WEKO steht Ihnen zur Seite – gemeinsam mit unserem Partner DocuWare – und sorgt dafür, dass all Ihre Anforderungen umfassend erfüllt werden. Ein gut gewähltes Dokumentenmanagementsystem bringt Sie auf den richtigen Weg zur Digitalisierung.
Schritt 3: Planung und Vorbereitung
Erstellen Sie einen detaillierten Implementierungsplan. Dazu gehören Zeitplan, Ressourcenbedarf und Schulungsmaßnahmen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten eingebunden sind und wissen, was auf sie zukommt. WEKO unterstützt Sie in dieser wichtigen Phase und begleitet Sie durch den gesamten Prozess – für eine reibungslose Implementierung.
Schritt 4: Implementierung und Testphase
Beginnen Sie mit einer Pilotphase, um Ihr Dokumentenmanagementsystem zu testen und erste Erfahrungen zu sammeln. Migrieren Sie Ihre Daten und prüfen Sie alles gründlich.
Schritt 5: Schulung
WEKO schult Ihre Mitarbeiter umfassend, damit jeder das neue System effizient nutzen kann. Dazu gehören umfassende Dokumentationen, Webinare, Workshops und Schulungen. Starten Sie den vollständigen Rollout nach erfolgreicher Pilotphase und erhalten Sie kontinuierliche Unterstützung.
Die Einführung eines DMS kann anfangs überwältigend wirken, aber mit diesen fünf Schritten wird der Übergang zum Kinderspiel. WEKO steht Ihnen dezent im Hintergrund zur Seite und sorgt dafür, dass alles glatt läuft.
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